社内情報共有失敗例|社内情報共有ツールだけでは解決しない

テレワークにより、テキスト化の重要性が発生

2020年2月から発生した、新型コロナウイルスにより、テレワークの浸透が行われ、

  1. メール
  2. チャット
  3. オンラインMTGツール

などが急速に浸透していきました。
特に、非同期でのコミュニケーションも活発化していきましたので、社内でもテキストでコミュニケーションを行う事が増加し、情報共有をする際に、テキストで共有する重要性が日増しに増加しています。

そんな中、テキストで社内情報共有が失敗してまう原因を以下から記載していきます。

社内情報共有が失敗する原因

社内情報共有が失敗する原因は以下です。

  1. 一部の人間へ情報を集約しようとする人がいる
  2. 個別のやりとりをしたがる人がいる
  3. 情報共有するメリットを強調しない
  4. ルールが決まっていない
  5. 適切な社内情報共有ツールを導入していない

一部の人間へ情報を集約しようとする人がいる

自分の部署だけ、自分のチームだけに情報を共有しようとする方がいる場合は、
各社員へリアルタイムで、適切な情報共有がされないので、社内の情報共有が失敗します。

こう言った方は、職務内容で他部署からの指摘や経営者層からの指摘が入る事を嫌う傾向があり
自分の評価に敏感な方が多いです。

特に中間管理職はこう言った傾向になりやすいので、まずは経営者層が情報をオープンにしようと
明確に社員へ伝えるべきです。

個別のやりとりをしたがる人がいる

昔からこういった事をする社員はいます。過去だとタバコ部屋の会話などで、個別でやりとりし、それを公式の見解として対応するような社員です。

こう言った方はチャットツールを利用していてもDMで連絡を受けたり、オープンチャネルで連絡をしても、DMで返信するなど、オープンコミュニケーションの敵にさえなります。

個別でやりとりしたがる社員が発生する際は、会社として対応する必要があり、DMで連絡しているのを確認した場合は、注意を行い、改善されない場合は、何らかのペナルティを課す必要があります。

情報共有するメリットを強調しない

会社として、社内で情報共有をするメリットを強調しない場合も失敗する可能性があります。
実際やれと言われても、メリットがないと情報共有しませんので、必要に応じて給与や昇進に影響させる
前段で解説したとおり、個別でやりとりしている社員はペナルティを課すなど、信賞必罰を明確にするのも良いでしょう。

ルールが決まっていない

情報共有する際の、文章フォーマットや利用ツールなど、ルールが決まっていない場合も失敗する可能性があるので注意が必要です。

また、現場に即したルールを決定していない場合も、同じく社内情報共有が失敗する可能性がありますので、
営業・技術・経理・総務 など関係者が集まり適切なルールを設定する事が重要です。

適切な社内情報共有ツールを導入しない

マイクロソフトのワードやパワーポイント、その他フリーツールを利用して、社内情報を共有する場合でも、
各用途によって得意不得意があります。
費用をかけないために、社員に手間が発生していると、全体的の生産性に悪影響が発生しますので、必要であれば
専用の社内情報共有ツールを導入しましょう。

以下から弊社が提供している 社内wiki GROWI.cloudを紹介します。

社内情報共有ツール GROWI.cloudを紹介

社内情報共有ツールのGROWI.cloudは社内wikiとして利用できる、情報共有ツールです。

社内wikiは、システム設計書の共有や、対応マニュアルや議事録などの共有に利用できるツールでGROWI.cloudは以下の特徴があります。

GROWI.cloudの特徴

GROWI.cloudは情報共有をもっと身近に、もっと手軽にをコンセプトに

  1. テキストも図表もどんどん書ける、強力な編集機能
  2. チーム拡大に迅速に対応できる管理者向け機能を提供
  3. 充実した機能・サポートでエンタープライズにも対応

という3つの特徴を兼ね備えています
詳細な機能解説

GROWI.cloudの導入企業

開示可能な導入事例は以下になります。

  • 株式会社オプティム様
  • インターネットマルチフィード株式会社様
  • 株式会社エイチーム様
  • 株式会社HIKKY様

などその他多数の企業が導入しています。

まとめ

上記の通り、会社の文化や会社としての対応をしないために、社内情報共有が失敗する事例もありますので、まずは会社としてどうしたいか、会社としてどうするかを決めた上で、しっかり対策していきましょう