社内wikiツールのメリットと運用上の注意点

社内wikiとは

日々様々な情報をGoogleやYahoo!で検索している方々は一度は見たことあるWeb百科事典サイト「Wikipedia(ウィキペディア)」。社内wikiとは、社内用のWikipediaです。

社内の業務に携わる全員が知っておくべき情報や、プロジェクト毎の業務に必要な知識を管理・蓄積するためのツールです。

社内wikiを活用すれば「これ誰に聞けばいいんだっけ」「○○さんがいないとこの仕事の進め方が分からない」などの解消につながり、業務の継承や新入社員の研修にも役立てることができます。

社内wikiのメリット

それでは、社内wikiを導入することのメリットを詳しく解説させていただきます。

社内wikiを導入することのメリットは以下の4つになります。

  1. 情報の共有がスムーズに行える
  2. 社内に必要な知識や情報の管理が容易になる
  3. 業務に必要な情報を入手しやすくしてくれる
  4. 蓄積された情報・知識が社内の財産となる

情報の共有がスムーズに行える

社内wikiを活用すれば、情報の共有をスムーズに行うことができるようになります。

会議の議事録や社内マニュアルとしての活用が社内wikiの得意としているところであり、ドキュメント類の管理を社内wikiに置き換えることで、社内での共有事項がスムーズに行き渡るでしょう。

社内に必要な知識や情報の管理が容易になる

皆さんは業務に必要な知識や情報をどのように管理されていらっしゃるでしょうか?

社内wikiツールにはファイル共有やプロジェクトや部署毎などのカテゴリ分けを簡単に行えるツールが多く、社内で発生するあらゆる分野の情報も容易に管理することができます。

業務に必要な情報を入手しやすくしてくれる

社内wikiを活用し情報の管理がしやすくなるることで、今度は業務に必要な情報を入手しやすくなります。

これは社内wiki活用において、一番のメリットともいえるでしょう。

このメリットを享受できるようになることで、「これ誰に聞けばいいんだっけ」「○○さんがいないとこの仕事の進め方が分からない」などの誰かに聞かないと分からない状態(情報が属人化している状態)から解放され、無駄な時間を省くことができます。

蓄積された情報・知識が社内の財産となる

社内wikiは、社内全体で継続的に活用し情報や知識が蓄積されることで価値が高まるツールです。

価値の高い社内wikiは、業務の効率化や無駄な時間を省くために役立てることができます。
その社内wikiにはこれまでベテラン社員や先輩社員の方が業務に必要な情報や、経験で得てきた知識というのが詰まったものになります。

それらの知識や情報を貯蓄している社内wikiは社内の財産ともいえるでしょう。

社内wikiの運用上の注意点

社内wikiを効果的に活用していくために運用上の注意点をおさえておきましょう。

注意点は以下の通りです。

  1. 社内wikiを導入する目的を明確にしないと浸透しにくい
  2. 社内wiki運用上のルールがないと、情報が散乱してしまう
  3. 社内wikiの活用を習慣化する必要がある

社内wikiを導入する目的を明確にしないと浸透しにくい

これはどんなツールを導入することでも同じことでしょう。

社内wikiも同様に、何故使うのか、何のツールとして使うのかを具体的に社内に共有しておかなければ、中々社内に浸透せずに無用の長物となってしまいます。

社内wiki運用上のルールがないと、情報が散乱してしまう

社内wikiは特に制限を持たせなければ誰もが自由にページの作成・編集が可能です。

そのため、社内wiki運用上のルールは必須と言えます。
例えば、最低限以下のようなルールを設定する必要があります。

  1. 部署やプロジェクト毎にページ作成・編集が可能な社員の範囲を決める
  2. 議事録や報告書は社内wikiを活用して作成する
  3. 個人使用で情報を残したい場合は、特定の文言をタイトルに付ける

社内wikiの活用を習慣化する必要がある

改めて、社内wikiは継続的に活用されて情報や知識が蓄積されることで価値が高まるツールです。

そのため、活用されなくなると十分な情報を持てず、「社内wikiで検索して情報を得よう」というモチベーションにつながりにくくなってしまいます。

そうならないように、「議事録や日報は社内wikiに書いて共有する」「社内wiki活用のOJTをする」などの社内で習慣的に活用していく工夫が必要となります。

まとめ

社内wikiを導入すると情報の共有が楽になるのみならず、検索ができることによって情報の属人化を防ぐこともできます。

社内で必要な情報を管理、共有をすることで業務効率化を図りたいかたは、社内wiki運用時の注意点も踏まえて導入の検討をしてみてはいかがでしょうか?