もし、社内wikiツールの導入担当になったら？
Contents
はじめに
もし、社内wikiの導入担当になってしまったらどうしますか？
社内wikiは導入する前に知っておくべき特徴があり、選定の際には押さえておくべきポイントもあります。
それらを把握し、適切な状態で社内wikiを導入することで社内での情報・ナレッジの管理と共有の課題は解消することができるでしょう。
そこでこの記事では、社内wikiの特徴と選定の際に押さえておくべきポイントについて解説します。
社内wikiの特徴を知ろう
社内wikiの特徴について解説します。
主な特徴は以下の５つです。
- 情報やナレッジを一元管理してくれる
- 情報やナレッジへのアクセスがしやすい
- チャットツールと連携すれば共有が楽にできる
- 情報ごとに公開する範囲を決めることができる
- 社内wikiが社内の知的な財産になる
情報やナレッジを一元管理してくれる
社内では部署やプロジェクトごとに様々な情報やナレッジを抱えています。部署内だけでも議事録や契約書、顧客情報など様々に情報があります。
社内wikiを活用すれば1つのツールで上記の様々な情報を管理することができます。
社内wikiはページ情報やナレッジをまとめ階層構造で管理しているツールが多いです。
そのため以下のように情報を管理することができます。
- ○○部
- 「会議議事録」
- 「YY年」
- 「◬◬月」
- 「○○月」
- 「□□月」
- 「YY年」
- 「◬◬月」
- 「○○月」
- 「□□月」
- 「会議資料」
・
・
・
- 「ドキュメントフォーマット」
・
・
・情報やナレッジへのアクセスがしやすい
社内wikiでは作成したページを検索にかけることで入手することができます。
また、ページのタイトルに日付を入れたり、ページ内部に「検索用キーワード」という見出しを用意してそのページの検索に使われるであろう関連キーワードを記載したりすることでより簡単に欲しい情報にアクセスしやすくすることもできます。
チャットツールと連携すれば共有が楽にできる
社内wikiにはチャットツールと連携できるツールもあります。
ページの作成や更新が行われたタイミングでチャットツールの特定のチャンネルに通知が飛ぶように設定すれば、社内への周知も楽に行うことができます。
情報ごとに公開する範囲を決めることができる
社内で共有する情報にも特定の人のみが閲覧できるべきものもあります。
社内wikiでは情報やナレッジをまとめたページごとに公開する範囲を決めることができます。
また、ページの作成や更新、削除する人も制限することができるので社内でも安全に情報共有を行うことができます。
社内wikiが社内の知的な財産になる
継続的に情報やナレッジが蓄積され管理された社内wikiは、新入社員にはキャリアアップのための教材となります。
新入社員に限らず、様々な情報やナレッジを蓄積した社内wikiを効果的に活用すれば業績の向上や新しい事業のアイデアにもつながるかもしれません。
社内wiki選定の際に押さえておくべきポイント
ここからは、以下3つの社内wiki選定の際に押さえておくべきポイントについて解説します。
- 使いやすいかどうか
- 社内の規模にあった料金体系かどうか
- セキュリティ要件を満たせるかどうか
使いやすいかどうか
社内wikiは継続的に活用されることで、様々なコンテンツを保持し利用価値が高まるツールです。
そのため、ITツールの活用になれてない人でも簡単にページの作成や更新が行えるかどうか、欲しい情報を検索にかけて入手することができるかどうか無料トライアルなどで確認しておくとよいでしょう。
社内の規模にあった料金体系かどうか
料金体系については主に2つのパターンに分かれることが多いです。
- 1ユーザー毎への課金
- 月額固定のプランへの課金
例えば、人員の流動が激しいプロジェクトや部署で社内wikiを導入する際には、月額費用の管理のしやすさという点で2の料金体系を選ぶとよいでしょう。
セキュリティ要件を満たせるかどうか
社内wikiには社内の重要な情報を載せるため、そのツールでセキュリティ要件が満たせるかどうかを確認しておくことは必須でしょう。
例えば、IPアドレスフィルタリングの設定ができるかどうかやその他認証サービスとの連携をしているかなど実際にお問い合わせしてみて確認しておくとよいでしょう。
まとめ
いかがでしたか？
社内wikiには様々な特徴と選定の際には押さえておくべきポイントありました。
もし、社内wikiツールの導入担当になってしまったぜひこの記事を参考に社内wikiの導入を進めてみてください。
