ナレッジベースの意味は?メリットは?

2021-08-02

1.ナレッジベースとは?

ナレッジベースとは、IT用語辞典やWeblio辞書を見てみると、「ナレッジベース(Knowledge base、略称:KB/知識ベース)」とあり、「組織内で有用な情報、知見を一定の形式でデータ化、文書化して蓄積、共有できるようにしたもの」とあります。要は「業務に関する知見」を一箇所にまとめたデータベースのことを指します。

企業などの組織で各個人が日々の業務や活動の中で得る経験や知見等、様々なノウハウをオンプレミス上に記録し、他のメンバーが検索したり参照できるようにデータベース化したものです。

ナレッジベースに蓄積されているナレッジは会社全体に共有されるものとして活用されます。インターネット上では公開されていない会社内のみの情報として蓄積され、新しい情報やナレッジが加われば、会社の資産としてストックが増えることになり、ひいては会社の企業価値の見える化にも繋がってきます。

2.ナレッジマネジメントとは?

IT技術が発達していない時代においては暗黙知は暗黙知のまま属人的にそれぞれ個人が個人の能力という名のもと個別に対応することが一般的でした。

しかしながら、暗黙知が見えないことが当然の時代においては、新入社員や転職者などは、先輩社員やプロパー社員などからの指導や周りの雰囲気により察するなどするしか手段がありませんでした。

これでは新入社員や転職者が戦力となるのに時間もかかりますし、実際指導する側の社員も時間を取られることになりお互い疲弊してしまうことになりかねません。そのような非合理的なものもIT技術の発達により見える化が可能になってきました。

従来は暗黙知として個人の中に溜め込まれていたような情報を見える化して共有することで、業務の効率化や均質化、技能や知識の属人性の排除、組織全体として能力の底上げ、引き継ぎや新メンバーへの知識移転の効率化などが期待できるようになりました。このようにナレッジベースなどを用いて組織内の知識を管理を行うことを「ナレッジマネジメント」(knowledge management)といいます。

ナレッジマネジメントの仕組みについて詳しく知りたい方は是非こちらも読んでみて下さい。
ナレッジマネジメントのSECIモデルとは

3.ナレッジベースが生まれた背景

先にも触れたとおり、ナレッジベースの考え方そのものは暗黙知として会社内に存在していました。ただ、それはあくまでも属人性が高いものであり、効率性を妨げている要因でもありました。

労働環境がワークライフバランスを求めるようになったり、終身雇用制度の崩壊による人材の流動化を背景に効率性や機能性を求める時代に変化しつつあります。

効率性や機能性を求める時代において、これまでの属人性に寄与したノウハウや技術の伝承ではあまりにも時間がかかってしまい、ともすれば会社内に残されないまま立ち消えてしまうリスクさえあります。そのような背景があり、発達したIT技術を活用し、知見やノウハウ、技術をデータベースという形で残し、会社内で共有していこうという流れがナレッジベースが生まれた背景のひとつです。

4.ナレッジベース活用のメリット

ナレッジベースを活用すると企業にとってさまざまなメリットがあります。ここではナレッジベースを活用するメリットについてご紹介します。

1: 迅速的な情報の共有

これまで属人的に個人に任せていた社内情報の共有化もナレッジベースを活用することにより、社内の情報共有を素早く行うことが可能になります。

情報の偏りを防ぐことができ、全社員同じスタートラインで業務に取り掛かることができるようになります。さらに、ナレッジベースがあれば、他部門との情報共有も簡単にできます。他部門との情報共有は新たな視点の発見にも繋がり、会社の総合力の向上、ひいては競争力の強化にもつながっていくでしょう。

2:業務効率化の促進

データベースに会社独自のナレッジが蓄積されているため、過去繰り返し行われていた作業の手間を省くことができます。

顧客の嗜好や性格等に応じてカスタマイズされた顧客情報や社内会議を幾度と経て漸くできた業務効率化のプロセスなどをスムーズに伝えることが可能となり、業務推進に役立てることが可能となります。

3: 顧客対応力の向上

顧客はいくつかのパターンに分けることまでは出来ても、一人(一社)たりとも全く同じ顧客はいません。それぞれの顧客のタイプに合わせたデータベースを作成することにより、一人一人(一社一社)丁寧に対応できるようになり、その蓄積されたデータの分析が顧客理解に繋がり、顧客対応スキルや顧客満足度の向上に繋がります。会社の信頼性の向上や競合との差別化にも最終的には繋がっていきます。

5.ナレッジマネジメントのツール

ナレッジマネジメントのツールはさまざまです。企業の目的や課題に応じて使い分けるのが良いでしょう。ここでは様々なナレッジマネジメントのツールをご紹介します。

1:データベース型

データベース型は、蓄積したデータを必要に応じて検索して取り出すシステムです。必要に応じて他社との情報共有にも利用できます。応用性が高く、膨大なデータを取り扱える点が特徴です。

2:グループウェア型

グループウェア型は、メッセージやチャットを使ったコミュニケーション、ファイル共有、スケジュール管理などができるツールです。

4:ヘルプデスク型

ヘルプデスク型は、社内のQAツールの位置付けです。過去に蓄積された顧客からのクレームや問い合わせ事項等を自動的にデータ化し、より早く社員が知りたい情報にたどり着けるようになります。

5:データマイニングツール型

データマイニングツール型は、蓄積された膨大なデータをもとに関係性や傾向を発見するツールです。経営支援や営業支援に役立つツールとして活用されています。

これらのツールの選び方について以下の記事で詳しくご紹介しています。
ナレッジベースの選び方

6.GROWI.cloudをおススメする理由

ここまでナレッジベースの意味やメリットについて説明してきました。ここからは、ナレッジベースを活用する上で役立つGROWI.cloudについて説明します。

  • Markdownでのナレッジベース作成が可能

ナレッジベースを作成するにあたって、文書管理システムが複数にばらけてしまうのは避けたいところです。GROWI.cloudであれば、エンジニアが普段使いなれているMarkdownがベースとなるため、スムーズに業務に取り掛かることが期待できます。

また、多人数リアルタイムで同時編集可能であり、変更履歴は自動で記録できます。過去の編集履歴も確認可能です。議事録や社内マニュアルなどのドキュメント類の管理にピッタリ合う編集機能も満載です。

  • コスト削減効果

大企業、ベンチャー問わず昨今は企業における人(社員)の流入が激しくなってきています。利用者数に応じた課金体系だとどうしても人の増減による管理コストが企業側にとって負担となってしまいます。その点、GROWI.cloudであれば、一定のアカウントに応じた課金体系となっていますので、費用面のみならず、管理コストといった企業側の負担の削減効果も期待できます。

気になった方はぜひGROWI.cloudのサイトも訪問頂けると幸いです。