社内Wikiのススメ-社内Wiki導入のメリットと選定ポイント

企業には大小さまざまな企業がありますが、大小関係なく社内共有の情報やナレッジがあると思います。会社が所有する社内共有の情報やナレッジは会社のカルチャーにそのままつながる非常に大切なものです。ここでは、大事な社内カルチャーを共有財産として蓄積、社内外に展開するツールとしての「社内wiki」と呼ばれるツールについてご紹介していきます。

昨今は海外からも多くのツールが入ってきておりますが、国内外問わず、使いやすさや機能面はそれぞれ異なります。

ここでは社内wikiツール導入のメリットやツールを選定するポイントをご紹介させて頂きたいと思います。

社内wikiとは

ここでは社内wikiについて説明します。社内wikiとは聞きなれない方もいるかと思いますが、「社内」+「wiki」で何となくイメージは付くのではないでしょうか。「wiki」はご認識の通り「Wikipedia(ウィキペディア)」のことを指します。その「wiki」に「社内」が付け足されると、社内版wikiということで「社内版のWikipedia」を意味します。Wikipediaはご認識の通り、誰でも編集できる百科事典ですので「社内版のWikipedia」は社内用の百科事典で、社内の情報やナレッジを蓄積しまとめ上げ、社内外での情報共有を円滑にする仕組みのことを指します。

これまで属人的にしか把握されず社内で共有されていなかった情報やナレッジを「社内wiki」ツールに集約することで、新入社員や転職者、他部署、など他の社員がその情報を参考にすることで、スムーズに業務に取り掛かることができるようになります。また、クレーム処理などの顧客対応にも役立てることができます。

社内wiki導入のメリット

では、社内wiki導入のメリットはどのようなものがあるのでしょうか?ここでは、社内wiki導入のメリットをいくつか挙げてみたいと思います。

情報共有の迅速化

これまで属人的に個人に任せていた社内情報の共有化を社内wikiを活用することにより、社内の情報共有を素早く行うことが可能になります。入社のタイミングや在籍数に関係なく、情報の偏りを防ぐことができ、全社員同じスタートラインで業務に取り掛かることができるようになります。さらに、社内wikiを活用することにより、他部門との情報共有も簡単にできます。他部門との情報共有は新たな視点の発見にも繋がり、会社の総合力の向上、ひいては競争力の強化にもつながっていくでしょう。

業務の効率化が図れる

社内wikiツールにに会社独自の情報、ナレッジが蓄積されているため、過去繰り返し行われていた作業の手間を省くことができます。顧客の嗜好や性格等に応じてカスタマイズされた顧客情報や社内会議を幾度と経て漸くできた業務効率化のプロセスなどをスムーズに伝えることが可能となり、業務推進に役立てることが可能となります。

社内情報やノウハウ、ナレッジの集約化

ここ数年でさまざまなクラウドサービスが浸透してきており、企業によっては複数のツールを利用しており、かえって業務の効率化を妨げる要因になっているケースもあるのではないでしょうか。社内wikiツールは汎用性があり幅広い用途で使用できるため、社内wikiツールを導入することで、社内の情報を一箇所に集約化することが可能になります。

社内wikiツールの選定ポイント

冒頭でも触れましたが、社内wikiツールは国内外から多くのツールが紹介されています。ここでは、いくつかの社内wikiツールの選定ポイントをご紹介します。

カルチャーフィット

カルチャーフィットの大切さは採用面のみならず、ツールの選定の際にも重要なポイントとなってきます。ツールを選定する際は自社のカルチャーに合っているのか、それとも自社のカルチャーにはそぐわないのか、自社カルチャーの観点で検討してみるとよいでしょう。

操作性

社内wikiツールは全社員が活用することを想定しています。会社にはさまざまな年齢層、ITスキルの保有度合い、など階層がさまざまです。全社員が活用することを想定した上で、自社で活用するための操作性の優先度(使用方法のわかりやすさやシンプルな機能など)を考えてみましょう。

機能の多寡

多数の社内wikiツールがありますが、機能面は各社のツールごとで大きく異なります。議事録の整理や報告書、マニュアルの作成など、社内wikiツールとして活用したい目的は何なのか、形式はどのような形式が使いやすいのかなど、を考えてみることが重要です。初めから多くのことを求めすぎるとかえって機能過多になってしまい、思い描いていた効率化を妨げる要因にもなります。基本ツールを抑えた上で、最低限の目的に適っているかを検討した上で、必要があれば追加で機能追加をしていく方がよいでしょう。

料金体系

社内wikiツールには無料のものから有料のものまであり、ツールの機能や容量などにより料金体系も異なります。企業によっては複数のプランを用意しており、無料もしくは安い価格帯でのお試しプランを提供している会社も多数あります。自社の規模に合わせて、はじめは無料や安い価格帯での試用プランで試した後、本格導入を検討するのが良いでしょう。また、従量課金制、定額課金制などの違いもあります。自社の仕様やフェーズにあった料金体系を検討してみると良いでしょう。

安全性

昨今は個人情報の保護に関する要請が非常に高まっています。社内wikiツールの中には顧客情報、社員の情報など社外秘の情報が多数詰まっています。セキュリティ面で問題が生じると自社へ多大な損害を与えることになりかねません。セキュリティ対策は最優先で、セキュリティに不安があるツールは避けるようにしましょう。

GROWI.cloudをおススメする理由

ここまで社内wikiついて説明してきました。ここからは、社内wikiを活用する上で役立つ「GROWI.cloud」について説明します。

Markdownで社内wikiの作成が可能

社内wikiを作成するにあたり、文書管理システムが複数にばらけてしまうのは避けたいところです。GROWI.cloudであれば、エンジニアが普段使いなれているMarkdownがベースとなるため、スムーズに業務に取り掛かることが期待できます。

また、多人数リアルタイムで同時編集可能であり、変更履歴は自動で記録できます。過去の編集履歴も確認可能です。議事録や社内マニュアルなどのドキュメント類の管理にピッタリ合う編集機能も満載です。

コスト削減効果

大企業、ベンチャー問わず昨今は企業における人(社員)の流入が激しくなってきています。利用者数に応じた課金体系だとどうしても人の増減による管理コストが企業側にとって負担となってしまいます。その点、GROWI.cloudであれば、一定のアカウントに応じた課金体系となっていますので、費用面のみならず、管理コストといった企業側の負担の削減効果も期待できます。

気になった方はぜひGROWI.cloudのサイトも訪問頂けると幸いです。

ここまでお読みいただきありがとうございました。引き続き宜しくお願いします。