社内情報共有ツールのメリット・デメリット

2021-08-17

社内情報共有ツールとは

社内情報共有ツールは、文字通り社内情報を共有するツールですが、求める用途によって利用するツールが微妙に変わってきます。

例えば、

1:社内コミュニケーションを活発にする目的なら、社内チャットツール

2:スケジュールやタスク共有を行う目的なら、タスク管理・共有ツール

3:ファイルや動画を社内で共有する目的なら、社内ファイル共有ツール

4:テキストやファイル情報を社内で共有するなら、社内wiki となります。

様々サイトで社内情報共有ツールについての、メリットやデメリットが解説されておりますが、

ご自身が何を目的とするか、で対応するツールも変わってきますし、それによりメリット・デメリットも変わってきます。

今回の記事では社内情報共有ツールを、社内wikiや、社内ファイル共有ツールとして考えた場合のメリットデメリットを記載していきます。

社内情報共有ツールを導入する事によるメリット

社内情報共有ツールを導入する事によるメリットは以下になります。

1. 情報の引継ぎが楽になる
2. 情報を資産として貯めれる
3. 結論に至った経緯を確認できる

1:情報の引継ぎが楽になる

情報共有ツールを利用すれば、情報の引き継ぎがかなり楽になります。

部署変更や異動・部署間の情報共有などで、情報共有ツールを利用することにより
文章をまとめる事が可能で、一目で確認できます。

2:情報を資産として貯めれる

メールやチャットだと、過去の経緯を確認するのは非常に手間になりますが、
情報共有ツールを利用すれば、過去の情報を網羅的に分かりやすく管理し共有・検索する事が可能です。

その為、利用すれば利用するほど、自社へ情報を資産として蓄積する事が可能になります。

3:結論に至った経緯を確認できる

MTGでよくありますが、過去なぜこういう結論に至ったかを遡る事は容易ではありません。

例えばMTG後に議事録を書いていても、関係者しか共有されておらず、過去の情報を確認しづらい状況が発生したりします。

社内情報共有ツールを利用すれば、過去の情報を誰でも確認できますので、過去の経緯を容易に確認する事ができます。

以上がメリットデメリットになりますが、社内情報共有の必要性などは以下記事をご覧ください

4:情報共有の必要性が

社内情報共有ツールを導入する事によるデメリット

社内情報共有ツールを導入する事によるデメリットは以下の通り

  1. 最低限の社内ルールを決めないと、情報が散らばる
  2. ルールを浸透させないと、利用されない
  3. 特定のメンバーのみの閲覧グループなどを作ると、各社員のID・PW管理が面倒

になります、
順に解説します。

最低限の社内ルールを決めないと、情報が散らばる

どのような社内情報共有ツールでも、最低限のルールを決めなければ、情報が散らかり、検索しにくく見辛くなってしまいます。

例えば、以下のような最低限のルールを設定する事が必要になります

  1. 文章のフォーマットを決める
  2. 書き方のルールを決める
  3. 議事録は、エクセルやワードで作成せず、社内情報共有ツールで作成する
  4. 個人のメモ書きは、タイトルにメモ書きと記載する
  5. 資料をアップする際は上限容量を指定する

などになります。

ルールを浸透させないと、利用されない

社内情報共有ツールは導入して終わりではなく、前段のルールを作成し、社内の方が利用してくれるように促さないと、中途半端な運用になります。

普段からテキストの情報共有が多いシステムエンジニアなどは、スムーズに導入が可能ですが、
それ以外の職種の方はドキュメント共有となると、チャットとメールになるので、ルール浸透は必須になります。

また、偉い役職の方が社内情報共有ツールの利用を忘れたり、拒否すると導入が浸透し辛くなるので、
関係者への事前の根回しも必要になります。

特定のメンバーのみの閲覧グループなどを作ると、各社員のID・PW管理が面倒

営業部だけのグループ、法務部だけのグループ、正社員と非正社員のグループなど
情報を表示させる区分を設定する場合、ID PWなどでの認証が必要になります。

この時、社内情報共有ツールとは別のツール 例えば、グループウェアやERPなどの導入している場合は
複数のツールでID PWが発生することになります。

社内で、既存のシステムのPWを定期的に変更する事を促している場合などは、
社員が各ツールのID PWを管理する必要が出てきるので、社員の負担になります。

社内でLDAPなどを用意している場合は、検討している社内情報共有ツールがLDAPと連携できるかも確認する必要があります。

社内情報共有ツールGROWI.cloudの紹介

GROWI.cloudWESEEKが開発した

社内wikiツールです。

開発元のWESEEKは創業以来PHP製のWikiであるPukiWikiを愛用していましたが、時流に乗る形で2017年にMarkdown形式で記述可能な社内情報共有システムへの移行を決めました。

その際様々なソフトウェアやSaaSを試用しましたが、使い勝手とコストの両面で満足いくプロダクトは見当たりませんでした。

そこで自社でOSSのWIKIのGROWIの開発を開始し、度重なるリリースを経てブラッシュアップを続けてきた中で、GROWIユーザーの中にはやはり「もっと簡単に」「もっと安価に」情報共有ツールを手に入れたいというニーズが多いことを実感し、WESEEKと同じ悩みを抱えていた個人・団体・企業様の力になりたいという思いで、社内wikiのGROWI.cloudを開発し提供しました。

社内情報共有ツールGROWI.cloudの導入事例

開示可能な導入事例は以下になります。

社内情報共有ツールGROWI.cloudの3つのポイント

社内情報共有ツールGROWI.cloudの3つのポイントを以下から解説していきます。

月額固定制

社内情報共有ツールのGROWI.cloudは1ユーザー毎の課金ではなく、
人数レンジによる価格帯です(後日ここ価格決まれば、修正)

多人数編集が可能

MTGなどで、複数人が同じページを閲覧する際は、1つのページを複数人で編集することになります。

社内情報共有ツールGROWI.cloudは多人数のリアルタイム編集が可能です。

さらに、過去の編集履歴も追えますので、誰がどう編集してこのページに記載している内容にたどり着いたかも
確認可能です。

よく、口頭だとどういう経緯でこうなったかの確認ができず、なぜそうなったか?という話を何回もMTGで話す事などが発生しますが、社内情報共有ツールGROWI.cloudは編集履歴を追えますので、そういった二度手間をなくすことが可能です。

図をGUIで作成可能

社内情報共有ツールGROWI.cloudはテキストやファイル情報の共有だけでなく、
図表の作成も、グラフィカルに可能です。

その為、1つのツールで、システム設計書や業務フローなどの作成・共有も行えますので、
ドキュメント作成・共有についてかなり強力な補助が可能です。

まとめ

前段で解説した通り、そもそも情報共有ツールは社内チャットやタスク管理、社内wikiなど複数のツールが該当します。

その為、自社が何を求めているのかと、利用することによりメリット・デメリットをよく整理して検討してみて下さい。