業務の手順書は社内wikiで管理しよう！

2021-05-112024-03-18

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はじめに

皆さん社内wikiをご存知でしょうか？

社内wikiとは、社内にあふれる情報やノウハウを1つのツールで管理し欲しいときにいつでも参照できるようにするためのツールです。
テレワークが主流になった現代の働き方において情報共有に課題を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか？

特に業務の手順書のようなドキュメント類は、適宜中の情報を更新し最新の状態にで管理しておく必要があります。

この記事では、手順書を社内wikiで管理しておくメリットと自社にあう社内wikiの選び方について解説します。

ここからは、手順書を社内wikiで管理するメリットについて解説します。

主なメリットは以下の3つです。

社内wikiではページごとに情報を管理しており、そのページは検索にかけて入手することができます。

メールやチャットツールで手順書を共有してしまうと次々と積まれていく情報に埋もれてしまい共有漏れが発生してしまったり、後になって過去の情報を探すのに無駄な手間を要してしまうことになります。

そうならないためにも、手順書は社内wikiでページ管理しておくとよいでしょう。

社内wikiで手順書を管理しておくことで更新がしやすくなります。

上記でも解説しましたが社内wikiに手順書の残しておけば検索で簡単に入手することができます。

そのため、更新が必要になった情報も素早く入手することができ必要な項目を迅速に更新することができます。

また、過去の更新履歴も残すことができる社内wikiもあるので誤った手順書ができてしまった場合でも、どのタイミングで間違ってしまったのかを特定しやすくなります。

社内wikiでは、外部のチャットツールと連携できるものもあります。

社内wikiで新規に手順書を作成したり、既存の手順書に更新が行われたりするとチャットツールの特定のチャンネルへ通知が飛ぶように設定できるものあります。

たとえその通知が届かなくても社内wikiに残っているということを共有できていれば、社内wikiで検索して入手すればよいので共有漏れが発生しにくくなります。

社内wikiで手順書を管理するメリットを解説してきました。
さてここからは、以下2つの自自社にあう社内wikiの選ぶ際に確認しておくべきポイントについて解説します。

社内wikiは継続的に活用され情報やドキュメント類などが蓄積されることで利用価値が高くなるツールです。

継続的に活用されるためにも、社内への浸透のハードルにならないようにトライアルで実際の使用感を確認しITツールの活用になれてない人でも簡単にページの作成や編集ができるかどうか確認しおく必要があります。

社内wikiには主に以下の2つの料金体系が存在します。

どちらも社内の規模や人員の流動性によってメリットデメリットがあります。

例えば、人員の流動が激しいプロジェクトにおいては、月額が安定するプラン課金がおすすめです。

社内の部署やプロジェクトにあった料金体系を提供している社内wikiを選ぶのも1つの重要な選び方でしょう。

いかがでしたか？

社内wikiを活用すれば手順書を簡単に管理できるほか、新規の手順書が作成された時や更新があった際にも社内への通知をスムーズに行うことができます。

ぜひ社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか？