使いやすいナレッジベースを作るには？注意点やポイントを詳しく解説します！
「ナレッジベースを作成してみたいけれど、どのように作成すればいいのかわからない」という方は多いことと思われます。
また、「そもそもナレッジベースとは何だろう」と、その意味がわからない方もいらっしゃることでしょう。
本記事では、そのような方のために、ナレッジベースの意味やその作成方法、作成する際に失敗しやすいポイントなどについて解説していきます。
Contents
ナレッジベースとは？
まず、ナレッジベースの意味がわからない方のために、その意味について簡単に説明しておきます。
ナレッジベースとは、組織内にある様々な情報や知見を蓄積し、共有できるようにデータ化・文書化して一か所にまとめたデータベースのことを指します。
ナレッジベースを活用することで、情報の属人化を防げたり、業務を効率化できたりと様々なメリットがあります。
ナレッジベースについて詳しく知りたい方は、ナレッジベースについて解説している記事をご覧ください。
ナレッジベースを作る手順
それでは、ナレッジベースの作成手順について解説していきます。
ナレッジベースが作成できるツールを導入する
ナレッジベースを作成するには何らかのツールを利用する必要があります。
そのため、ナレッジベースを作成するにあたってまずすべきことは、既に導入済みのツールでナレッジベースを作成できるものがあるかどうかを確認することです。
よくある例としては、
- SharePoint
- OneNote
- WordPress
- Googleサイト
といったツールが挙げられます。
それぞれのツールの詳しいナレッジベースの作り方は、
からご覧下さい。
導入済みのツールで、ナレッジベースを作成できるものが無い場合、新たにツールを導入する必要があります。
おすすめのツールとしては、後ほど紹介する GROWI.cloud というツールになります。
組織内に散らばっているナレッジをかき集める
次に、組織内に散らばっているナレッジをかき集める必要があります。
おそらくこの記事をお読みの方々は、現時点でナレッジが複数の紙媒体・電子媒体に分散しており、一つの場所に集まっていないことでしょう。
この作業は時間がかかるかもしれませんが、後の工程のためになるべく多くのナレッジを集めておくと、質の高いナレッジベースを作成することができます。
大まかなカテゴリやタグを作成する
続いて、かき集めたナレッジ全体を見て大まかに分類していきます。
集めたナレッジはある程度グループ化できるので、それをカテゴリやタグとして分類し、カテゴリやタグの中でもさらにグループ化できるので、より細かく分類していきます。
このとき、階層構造を利用してナレッジを分類するツール、タグによってナレッジを分類するツール、またはその両方を利用するツールなど、ツールによって管理方法が異なるので、事前に確認しておくとよいでしょう。
なお、先ほど簡単にご紹介した GROWI.cloud は、階層構造とタグの両方を利用してナレッジを分類することができるツールです。
GROWI.cloud を導入している組織では、階層構造をメインとしてナレッジを分類するケースが多く、階層構造だけでは詳細に分類できないようなナレッジを、タグを併用することでより詳細に分類する事例が多く見られます。
ナレッジをカテゴリやタグで分類しながらアップロードしていく
さらに、分類したカテゴリやタグをもとに、ナレッジベースにナレッジをアップロードしていきます。
この際、上記で決めたカテゴリやタグだけではうまくナレッジを分類できないことも多いです。
その場合は、適宜カテゴリやタグを追加したり削除したりして、再度整理していきましょう。
該当するナレッジが見つかるかどうか確かめる
最後に、ナレッジをナレッジベースにアップロードしたら見つけたい情報が簡単に見つけられるかどうかを事前に確認しておくと良いでしょう。
そうすることで次回以降、そのナレッジを探す際に時間をかけずに見つけることができます。
ナレッジベースを作る上で失敗しやすいポイント
続いて、ナレッジベースを作成する際に、失敗しやすいポイントについて解説していきます。
そもそものツール選びを間違えてしまう
失敗しやすいポイントの一つ目として、ナレッジベースを作成するためのツールを間違って選んでしまっているケースです。
例えば、ツールを実際に利用してみると、必要のない機能が多く含まれており、組織のメンバーが使いづらいと感じてしまうケースが挙げられます。
このように、ツールが組織にとって適していない場合、ナレッジベースがうまく浸透せず、失敗に陥りやすいです。
このような事態を回避するためには、ツールを本格的に導入する前に、トライアルで様々なツールを実際に利用してみて使い勝手を比較することが非常に重要です。
ルールをまったく設定しない
失敗しやすいポイントの二つ目として、ナレッジベースを運用する際にルールを全く設定しないケースです。
ルールを全く設定しないと、例えば不要な情報が蓄積される可能性があります。
このようなケースを回避するためには、ツールを導入する前に、「カテゴリやタグは誰が作成するのか」、「閲覧者や作成者の権限をあらかじめ設定しておく」など、いくつかのルールを事前に設定しておくと良いでしょう。
ただし、あまりにもルールを増やしすぎると、かえってナレッジベースが組織内に定着するのを阻む原因となってしまうので、注意する必要があります。
ナレッジベース選びを失敗しないようにするには？
それでは、ナレッジベース選びを失敗しないために気を付けることを3つ紹介します。
検索機能が優れているツールを選ぶ
ナレッジベースの目的は、情報を効率的に蓄積・共有することです。
そのため、ユーザーが必要な情報を簡単に見つけられるように、検索機能が優れているツールを選ぶことも重要です。
例えば、検索の精度に関しては、そのツールに関するレビューや口コミを掲載しているサイトを見て、検索精度に関する不満はないかどうかを確認すると良いでしょう。
他にも、ぺージ全文検索機能・タグ検索機能等の様々な検索オプションが備わっているツールだと、検索する際に絞り込みができて、素早く情報を見つけることができます。
ページの公開範囲を柔軟に設定できるツールを選ぶ
作成したページの公開範囲を自由に設定できるツールを選ぶと良いでしょう。
なぜなら、特定のメンバーだけが閲覧できるようにすることで、機密情報を保護することができるからです。
加えて、組織の変化やプロジェクトの進行に応じて迅速に対応できるという利点もあります。
例えば、新しいプロジェクトが始まった際に、プロジェクトチームだけがアクセスできる専用のナレッジベースを作成することで、効率的に情報を共有することが可能です。
トライアルで使用感を確認しておく
上記で述べた「検索機能」や「ページの公開範囲」などの機能が優れたツールであっても、実際にツールを利用するメンバーが使いづらいと感じる場合は、組織に浸透せずに使われなくなるケースをよく耳にします。
そのため、先ほど「そもそものツール選びを間違えてしまう」セクションで簡単に説明しましたが、ツールを正式に導入する前にトライアルを実施し、ツールの機能や使い勝手が組織にマッチしているかを事前に確認しておくことが重要です。
また、機能が豊富であることはメリットですが、その反面、見た目や使用方法が複雑になってしまうデメリットにもなり得ます。
ツールの導入前に、組織が必要な機能や要件を明確にしておくことで、機能的にも費用的にも必要最低限で導入ができるので、検討段階での事前の準備を怠らないように心がけましょう。
ナレッジベースを運用する際のおすすめのルール
さらに、ナレッジベースを運用する際に設定するとよいルールを3つ紹介します。
定期的に問題が発生していないかどうかを監視する
ナレッジベースの利用が進んでいくと、古い情報が残ったままになったり、あまり重要でない情報が蓄積されたりする可能性が出てきます。
そのため、管理者や責任者を定めて、運用ルールが守られているか、また情報が最新であるかを確認する体制を整え、定期的に問題が発生していないかどうかを確認する必要があります。
タグやカテゴリの作成者を決めておく
カテゴリやタグは情報をグループ化し分類できるという点で便利ですが、あまりにも多くのタグやカテゴリが作成されると、必要な情報を探す際に時間がかかってしまう可能性があります。
そのため、タグやカテゴリの作成者をあらかじめ決めておくと、余分なタグやカテゴリを作成せずに済みます。
ナレッジベースの利用を促す評価を用意しておく
ナレッジベースの積極的な利用を促進するには、組織のメンバーが情報を共有しやすい環境を整えることが重要です。
具体的には、情報の投稿や更新に対してポジティブな評価やフィードバックを行う体制を整えることが挙げられます。
また、活発に情報を投稿したり、有益なコンテンツを提供した人に対しては、インセンティブや報奨制度を設けることで、モチベーションを高めることができます。
これにより、ナレッジベースに情報を投稿することにハードルを感じている人も、ナレッジを投稿しやすくなることでしょう。
今すぐ始めるナレッジベース、GROWI.cloud
ここまでナレッジベースの意味やその作成方法、作成する際に失敗しやすいポイントなどについて解説してきました。
「ナレッジベース選びを失敗しないようにするには？」でも説明したように、ツールが組織にとって使い勝手が良いかどうかを判断するのは非常に重要です。
そんな使い勝手が良く、誰でも簡単にナレッジベースを作成できるツールがあります。
それが、先述した GROWI.cloud というツールです。
GROWI.cloudは弊社WESEEKが開発したナレッジベースを作成できるツールです。
多人数でリアルタイム同時編集ができて動作も軽く、編集履歴の自動保存や過去の作成履歴の閲覧も可能です。
またアップロードしたファイルは、ページ全文検索やタグ検索によって見つけやすく、さらに管理者向け機能も搭載しています。
さらにユーザーグループ機能で情報の公開範囲を自由に指定することや、閲覧権限の設定などもできるため、チーム拡大の際にも迅速に対応できます。
料金は月額固定制で、月額6,050円（税込）〜で利用できます。
興味を持たれた方は、ぜひ GROWI.cloud をチェックしてみてください。
