面倒なマニュアル作成を簡単に行うには?誰でも簡単にマニュアル作成ができるようになるコツやポイントをご紹介します!

マニュアル作成時、見やすいマニュアルを作るにはどうしたらいいのかわからず面倒に感じてしまうことがあると思います。そんなときに知りたい、失敗せず簡単にできるマニュアルの作り方をご紹介します!

マニュアル作成における注意したい落とし穴

マニュアルを作成することで業務内容を整理して、その情報を社内全体に共有できます。マニュアルは会社にとって必要不可欠で大切な資料ということです。

作成するにあたってどのような落とし穴があるのか、以下の内容を参考にしてください。

マニュアルが完成したが活用されない

どのような業務においてもマニュアルは必要であるため、マニュアル自体は作成されることが多いです。しかし、マニュアルを作ったにもかかわらず活用されないことはよくあります。

理由として考えられるのは、内容のわかりづらさです。

マニュアルを作る際、業務の知識がない人向けに理解しやすく書くのが大前提です。しかし、作成する側は業務の知識が豊富な人のため、どうしても同じ目線に立つことは難しいかと思います。

できるだけ専門用語やりわかりづらい表現は避けて、誰が読んでもわかるような言葉づかいを心がけましょう。また、完成前に作成者以外の人の意見を聞き、理解しやすいか確認しましょう。

最後まで書くことができない

マニュアル作成は、通常業務とは別の時間に作業しなければならないことが多いです。手が空いた時に作業を進めようと思うとなかなか進みません。

実際マニュアル作成は、作業手順を洗い出したり内容をまとめたりと、作成に至るまでやらなければいけないことが多くあります。

通常業務しないわけにはいかないので、マニュアル作成は後回しになり完成までに時間がかかってしまうのです。時間がかかっても最終的な完成すればよい方ですが、いつまでも完成せずに時間だけが過ぎてしまう人も少なくないでしょう。

マニュアル作成のよくある失敗とは

自分で0からマニュアルを作るとなると、わからない点が多く出てくるでしょう。

マニュアル作成において失敗はつきものです。どのような失敗例が多いのか確認していきましょう。

構成や説明がまとまっていない

前述したマニュアル作成の落とし穴にもありますが、構成や説明は常に具体的でわかりやすくする必要があります。内容の解釈は一択になるようにしましょう。

たとえば「大きい」という言葉を使うとします。ただ「大きく作りましょう」と書かれていても具体的な大きさがわからず、結果的に先輩社員に聞きにいかなくてはいけなくなります。文字サイズやフォントなどは明確に記述する必要があります。

マニュアルを見ただけで作業を進められるようにしなければ、マニュアルとしての役目を果たしていません。個人のオリジナリティが出てしまうようなわかりづらい説明や構成は避けましょう。

見づらくて読みづらい

説明する際に伝えたいポイントがはっきりしていないと、読みづらいうえに読み飽きてしまい最後まで読んでもらえなくなってしまいます。

せっかく作っても最後まで読んでもらえなければ意味がありません。

また、文章だけのマニュアルは頭に入りづらいです。図やイラスト、写真など添付することで視覚からも理解しやすいように工夫してみましょう。

最新情報に更新されていない

こちらに関してはマニュアルが完成したあとの話になりますが、マニュアルは一度作って終わりというわけではありません。何か変更点があった場合は、常に最新情報に更新する必要があります。

社内で使用するマニュアルだとよりよい作業手順が見つかった、クレームが入り変更点がでた、新製品を導入した、などマニュアルを変える必要があるタイミングは多いです。大変な作業ではありますが、マニュアルを読む側のことも考え、常に最新情報を書くようにしましょう。

書かれている場所が探しづらい

マニュアル作成において、まず必要なのは必要項目の洗い出しです。大まかに書く内容を整理しますが、その際の書く順序はとても大切です。

同じ流れの内容なのにバラバラに書かれている、逆にひとつの見出しに複数の話題が書かれていると全体的なまとまりがなくなるなど大変読みづらいです。

まずは伝えたい内容を見出しにわかりやすく書き、何がどこに書かれているのか一目見てわかるようにしましょう。

マニュアル作成を失敗しないためのコツやポイントとは?

時間をかけて作ったマニュアルが、友好的に使えず失敗に終わることは避けたいですよね。ここからは、マニュアル作成を失敗しないためのコツやポイントを紹介していくので、ぜひ参考にしてください。

マニュアルの適用範囲を決める

社内において、どの業務内容を適用範囲として含めるかを決めることが大切です。

部署や部門が多い会社は、あまりに適用範囲を広げすぎると具体性が無くなりわかりづらいマニュアルになってしまいます。全く業務内容が該当しない社員にまでマニュアルを渡しても、混乱を生むだけです。

業務内容がある程度同じ範囲内でマニュアルを作成しましょう。具体例を出しつつ説明することでより理解が深まります。

マニュアルの構成をしっかり設定する

マニュアル作成を始める前に、まずは構成をはっきり決めておきましょう。

構成はマニュアルの大事な骨組みとなり、全体像が把握できるため、はじめに決めることが大切です。

いきなり文章を書き進めるのではなく、構成にもとづいて作成をすることでとても質の高いマニュアルが作成できます。

5W1Hを意識する

5W1Hとは、多くのビジネスシーンで重要とされているフレームワークのことです。

When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)で校正されており、この要素を意識してマニュアルの文章を作成するとよいとされています。

5W1Hを意識することとあわせて、専門用語や意味のわかりづらい表現は避けるよう心がけましょう。どんな人が読んでも読みやすい文章を作ることは、マニュアル作成以外の場面でも役立ちます。

フローチャートを活用して全体像をイメージ

フローチャートというのは、作業の流れを簡潔に図に表したものです。工場での作業に関する業務でよく使用されています。

フローチャートは業務内容を整理し、全体を把握するために使用されます。同じ内容を説明する場合でも、文章とフローチャートではフローチャートの方が端的な印象となります。また、視覚として進行がわかりやすくなります。

フローチャートを元に構成を組めば、全体の流れを確実に項目にいれられます。また、改めて全体の流れを確認することで、改善点や変更点が出てくる場合もあります。

ツールを導入する

マニュアル作成の際にはツール導入がおすすめです。

ツールにはプロが作ったデザインのテンプレートがいくつもあるため、作業の手間が省けるうえにクオリティの高いマニュアルを作れます。現在は文章だけではなく動画で説明するテンプレートも増えているので、より視覚的で内容理解が深まるマニュアルを作れます。

ツールのなかには、マニュアル作成した後にマニュアルに対しての情報共有ができるものもあります。社内でマニュアルを共有するならこのようなツールがとても使いやすいです。

マニュアル作成にはツールの導入がお勧め!

0からマニュアルを作成すると、時間も労力もかかります。今はとても優れたツールが数多く存在するので使用してみるのもよいでしょう。

代表的なおすすめの2つのツールを紹介します。

GROWI.cloud

GROWI.cloudは、多くの会社で利用されているwikiツールです。wikiツールというのは、複数人で情報共有し、各自が編集や運用できるツールのことです。主に社内wikiとして使用されることが多く、さまざまな部署の情報やノウハウを一つの場所に集約できるので業務効率化につなげられます。

GROWI.cloudの特徴は、編集機能の能力が高いことです。図や画像の挿入はもちろん、スプレッドシートの埋め込みや画面上での図表の作成も可能です。テンプレートをいろいろと編集して、自由にカスタマイズしたい人にぴったりのツールです。

また、GROWI.cloudは複数人がオンラインで別の場所から編集する機能や、自動保存機能もついています。マニュアル作成の担当者が複数いる場合はとても便利なツールです。

注意点として、GROWI.cloudは無料トライアルをすることは可能ですが、実際に利用するには月額料金を支払う必要があることです。一番料金の低いベーシックプランで月額5,500円で、具体的なサービスや使用頻度を確認したうえで、費用対効果が高い場合は活用してみてください。

NotePM

NotePMは初心者でも簡単に使用できるwikiツールです。他のツールに比べて検索機能に強みがあります。

Word、Excel、PDFはもちろん、動画マニュアルにおいてもサイト内検索ができて、必要な情報のピックアップが可能です。また、ページの更新や、新規ページ作成の際には特定のユーザーへの通知もできます。

マニュアルを読む側にとってとても使いやすいツールですね。

また、よく見られているページが自動的にデータにまとめられるため、マニュアルを作成する際に上手く活用すれば効率的に作業が進められます。作成する側にとっても使いやすいツールです。

NotePMを利用する際の注意点としては、GROWI.cloudと同様に月額料金がかかる点です。一番料金の低いプランだと月額4.800円ですが、使用できるユーザー数が8人までのため社内では使用しづらいです。ユーザー数を増やせば増やすほど金額は上がっていくため、使用する前に機能なども含めて検討しましょう。

外部委託

規模が大きい会社だと、社内にマニュアル作成専門のチームを作り、一貫して社内でマニュアルを作成しているところもあります。しかし、多くの会社は常に別の業務を進めている社員が、マニュアル作成の時間を作って作業しています。環境によっては業務のひっ迫が起きている場合もあるでしょう。

そこでおすすめしたいのが外部委託です。外部委託することで追加のコストはかかりますが、代わりにメリットが多くあります。

まず一つ目は、基本的にマニュアルのクオリティが高いことです。

外部委託先の担当者はマニュアル作成のプロです。読みやすさや見やすさに関して何も心配する必要がありません。また、クオリティが高いにもかかわらず短期間で仕上げてくれるので、内製で作るときのどんどん後回しになりがちなことを考えるとかなり効率的です。

二つ目は、社外の人間の意見を取り入れられることです。

マニュアル作成のプロであっても、実際の作業内容に関しては素人です。外部委託先の人にも内容を見てもらうことで、社内の人間だけでは気が付かなかった意見を出してくれることもあります。第三者の意見を取り入れることで、よりわかりやすいマニュアルを作成することに繋がります。

まとめ

0から始めるとやらなければいけない作業が多すぎるため、マニュアル作成に対して面倒だと感じる人は少なくありません。

また、さまざまな業務を抱えるなか、時間をわざわざ作って作業するとなるとなかなか進まないこともあるでしょう。

今回はマニュアル作成においてよくある失敗例を紹介してきました。ご自身で最後まで作成するのも問題ありませんが、便利なツールや外部委託を利用することで効率的に作成する方法もあるのを覚えておいてください。