仕事の効率を上げる情報整理手法と簡単なコツとは？
仕事の効率化を図るうえで、情報整理は欠かせません。情報が適切に整理されていないと、必要な時に素早く取り出せず、業務効率が下がってしまいます。本記事では、仕事の効率を高めるための情報整理方法や取り組むメリット、コツなどを解説します。情報整理の大切さに気づき、仕事の効率化を実現しましょう。
Contents
情報整理とは
企業における情報整理とは「業務に関連するさまざまな情報を整理すること」を指します。整理の対象となる情報は幅広く、自社や個人が保有する知識やノウハウ、経験なども全て含まれます。
企業によっては、これらの情報を自分の好きな場所で管理しているケースも多く見受けられます。部門ごとに管理しているケースもありますが、それでは必要なとき素早く抽出できません。情報を適切に整理、管理することにより、社内で共有しやすくなり、業務にも活かせます。
情報整理のメリット
情報整理で得られるメリットは多々あります。特に顕著なものとして、仕事の質や効率を高められることがあげられますが、他にはどのようなメリットが得られるのでしょうか。この項目で詳しくご紹介いたします。
理解が深まり仕事の質が上がる
最も大きなメリットは、仕事への理解が深まり仕事の質が上がる点です。
情報を整理しておけば、どこに何の情報があるのか迅速に把握できます。整理した情報から必要なものを抽出でき、知識やノウハウの習得にもつながります。
また、情報を整理する過程で、知識やノウハウの習得ができるのもメリットといえるでしょう。「このような情報があったのか」と再確認もでき、業務に対する理解も深まります。それによって、仕事の質が向上する効果が期待できます。
仕事の効率が上がる
情報整理では、必要なものとそうでないものをきちんと分ける必要があります。情報が取捨選択されるため、本当に必要な情報だけを管理できるのです。
企業が扱う情報は多岐にわたり、量も膨大です。これらがまったく整理されていないとなれば、必要なときに求める情報を抽出できません。結果的に、仕事の効率を落としてしまうのです。
整理されていない中から必要な情報を探すとなれば、時間もかかります。いたずらに時間を消費することで、新たなビジネスの機会を損失する可能性もあります。欲しい情報がきちんと整理されていれば、このような事態を招くこともないでしょう。
情報整理のやり方・4つのステップ
情報整理をやみくもに進めるのは非効率です。実行するにあたっては、情報の分類→取捨選択→優先順位づけ→アウトプットと進めます。以下の項目で、情報整理における基本の4ステップについて、それぞれ解説をしていきます。
1.情報を分類する
まずは、どのような情報があるのかを確認しましょう。顧客情報や営業活動に関するノウハウ、取引におけるデータなど、企業が扱う情報は多々あります。これらを、きちんと目的別に分類するステップです。
目的の異なる情報が混在してしまうと、必要なとき素早く取り出せません。まずは分類の目的を決め、それに準じたフォルダを作り、格納していくイメージで分類を行いましょう。この作業により、目的別にどのような情報が手元にあるのか可視化されていきます。
フォルダ管理をする際のルールについて詳しく知りたい方はフォルダ管理時のルールのコツやポイントを紹介している記事をご覧ください。
2.引き算をする
可視化した情報を取捨選択するステップです。目的別に分類した情報の中には、不要なものもあります。不要な情報が紛れ込んでしまうと、スピーディーな情報の抽出を妨げてしまいます。
ここで、あれもこれも残そうとしてしまうと、運用の妨げとなってしまうため、本当に必要かどうかを考え判断することが必要です。
この手法を「引き算式仕事法」と呼びます。
不要な情報を排除すれば、より情報の検索性が高まります。同じ分類に属する情報が少なくなり、選べる選択肢も限られるため、素早い意思決定を実現できるでしょう。
3.優先度をつける
必要と判断した情報に、優先度をつけるステップです。優先度をつけることで、同一カテゴリの中から重要度の高い情報を効率よく抽出できます。
情報がいくつもあると「どれから目を通せばいいのかわからない」といった状況に陥りかねません。優先度をつけておけば、いくつもの情報があっても、どれから目を通すべきかがわかりやすくなります。
また、優先度の高い情報は重要度も高いため、適度に深掘りすることで業務に関する知識や理解を深められます。業務の効率化にも直結するでしょう。
4.アウトプットする
整理した情報をノートやパソコンのツールを使って書きだす（アウトプットする）ことで、情報の全体像が見えやすくなります。思考や情報が素早く整理されれば、仕事への理解度が深まり、結果的にスキルアップにつながります。情報を身につけるには、アウトプットが必須です。
語学習得においても、アウトプットが重要と耳にしたことがないでしょうか。インプットも重要ですが、同じくらいアウトプットが大切です。
ノートやパソコンで書き出す以外にも、覚えた情報を同僚や部下に説明してみる手法を使うと自分の理解度がわかります。もしうまく説明できなければ、まだ自身の中できちんと情報を整理できていないのかもしれません。繰り返しアウトプットを実践する中で修正が行い、より情報を整理して身につけましょう。
また、アウトプットは、フィードバックをもらえるメリットもあります。改善点を把握できるため、さらなる情報整理に役立つでしょう。
情報整理をするときの注意点
ここまでお読みになられた方は、ある程度の情報整理力が身についていると考えられます。すぐにでも取り組みたい方もいるでしょうが、いくつか注意点があるので、覚えておきましょう。
情報収集しすぎに気をつける
蓄積している情報が少ないのなら、まずは情報収集から入るのが一般的です。ただし、情報は多ければ多いほどよいわけではありません。収集しすぎてしまうと、不要な情報までたくさん紛れ込んでしまうおそれがあり、整理の作業が煩雑になってしまいます。
情報社会である現代では、さまざまな情報を手軽に入手できるようになりました。インターネットが普及し、スマートフォンのようなデバイスもあるため、いつでもどこでも情報収集が可能です。
その分、誰もが情報過多に陥りやすくなっています。大切なのは「使える情報」の入手です。あらかじめ、目的や用途を明確にしたうえで収集を始めましょう。
分類しすぎに気をつける
情報の分類は、整理を進めるうえで大切なプロセスすが、細かく分類しすぎてしまうと、把握しづらくなってしまうため注意が必要です。
あまりにも分類しすぎてしまうと、かえってどこに何があるのかわからなくなってしまいます。全体像も把握しにくくなり、情報を見つけるのに時間もかかってしまうでしょう。
情報整理力を鍛えるための5つのテクニック
情報整理のスキルを身につければ、業務効率化にも役立ちます。以下のテクニックも覚えておくと、さらに情報整理力を高められるでしょう。ここでは、情報整理力を高める3つのテクニックを紹介します。
フィードバック・改善を習慣にする
情報整理に限らず、フィードバックをもらうのは自身の成長に役立ちます。フィードバックをもらうことで、足りないものや誤っている部分を把握でき、改善を進められるのです。
積極的にアウトプットを行い、フィードバックをもらいやすい状態を作りましょう。自ら周りに働きかけ、フィードバックをもらいやすい環境を整えるのもおすすめです。
すべてのフィードバックが有益とは限りませんが、伝えられたことを素直に受け止めることも大切です。受け止めたうえで、有益な情報は改善に活かしましょう。この繰り返しによって、情報整理のスキルも高められます。
ファイル名を統一する
情報をファイルで管理する場合には、ファイル名を統一しましょう。ファイル名が統一されていないと、どこに何の情報があるのか把握できません。必要な情報を抽出するのに時間がかかってしまい、業務効率を低下させてしまいます。
できれば、企業全体でファイル名に関するルールを策定し、統一することをおすすめします。すべての部門で同じルールを適用すれば、他部門から応援に来てもらったときや、配置転換があったときもすぐ対応できるでしょう。
たとえば、日付→大カテゴリ→小カテゴリのように、統一化してみましょう。これなら、いくつものファイルが並んでいても、ひと目で把握できます。
また、ファイル名があまりにも長すぎると検索スピードが落ちてしまうため、短く簡潔にするといったルールを定めるのもよいでしょう。ルールの統一後は、きちんと社内に周知させることも大切です。
表を活用する
表を活用するのもひとつの手です。テキスト情報だけよりも、表を活用したほうが全体像を把握しやすくなります。特に、数値が絡む情報に関しては、テキストよりも表のほうがひと目で把握できます。
表は、Excelがあれば簡単に作成できます。整理する情報の種類によっては、テキストだけでなく、表も積極的に活用しつつ管理するとよいでしょう。
時と場所を選ばず、情報の追加や整理をしたい方は、手書きノートの活用がおすすめです。ノートなら、ペンがあればその場ですぐ表も描けます。Excelで表を作成するのが煩わしい、そもそもパソコンの操作に不慣れ、といった方こそ、ノートを活用してみましょう。
ロジックツリーを活用する
ロジックツリーとは、樹木が枝分かれしているように物事を要素ごとに分解していくいくフレームワークのことです。問題の全体像が把握しやすくなり、解決策の発見がよりスムーズになります。複雑な考え事をする際の情報整理に活用するとよいでしょう。
情報整理ツールを活用する
世の中には様々な情報整理ツールがありますが、今回は3つのツールを挙げてみました。
情報整理ノートアプリ
ノートアプリとは、その名の通りノートをアプリ化したもので、普段手書きで書いているノートと同様に情報を書き込んだり、アイデアをメモしたりすることができるツールです。タブレットやスマホに対応していれば、手書き入力が可能なものもあります。また、PDFや写真などもアップロードすることができます。
ファイル管理ツール
作成したドキュメントの整理だけが目的ならば、ファイル管理ツールが適しているでしょう。特に契約書など重要書類の整理/管理には大きな効果を発揮してくれます。ツールを選ぶ際は保管容量だけでなく、検索性も重視して選ぶと良いです。
社内wikiツール
社内wikiツールとは、社内の情報をWikipediaのような形で管理できるツールです。文字を入力してドキュメントを作成することはもちろん、PDFや画像ファイルなどのアップロードも可能です。中には、ドキュメントの管理方法が階層構造になっているものやタグ付けが可能なものもあり、見つけたい情報をすぐに見つけることができます。
社内wikiツールに興味がある方はぜひおすすめの社内Wikiツールを紹介している記事をご覧ください。
情報の一元管理ならGROWI.cloud
より効率的に情報整理を行いたいのなら、ツールの活用がおすすめです。現在では、情報整理に役立つさまざまなツールが販売されていますが、GROWI.cloudは、あらゆる情報を一元的に管理でき、社内で共有できます。GROWI.cloudについて、以下で詳しく紹介します。
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社内で扱うさまざまな情報を集約できるため、情報の検索に時間がかかりません。営業活動における注意点やサポート情報なども共有でき、業務効率化に役立ちます。
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