マニュアル作成のコツとは？手順や項目など作り方のポイントをご紹介！
「〇日までにマニュアルを作ってくれといわれたが、どうやって作ればいいのかわからない」と、お悩みではないでしょうか。マニュアル作成には、外してはならないポイントがあります。というと構えてしまうかもしれませんが、ポイントを押さえておくことでスムーズにわかりやすいマニュアルを作成できます。そこで今回は、マニュアル作成のコツや手順、必要な項目をご紹介します。マニュアルを作成する際には、参考としてみてくださいね。
マニュアルの役割やメリットとは？
マニュアルの役割は、仕事の全体像やコンセプト、実際の作業工程などをわかりやすく伝えることです。メリットは、大きく分けて2つです。
教育コストを下げられる
マニュアルを作成しておくと、人がいなくてもマニュアルを参照すれば業務を進められる状態にできます。読む人にとっては業務の進め方がわかるほか、判断に迷ったときの基準にもできるため、指示待ちの手持無沙汰な状態を防ぐことができます。また、教える側が何度も時間をとられることが少なくなるため、業務の教育コストを削減できます。専門でない人にとって、教育は時間や手間がかかるだけでなく、心理的にも負担がかかるものです。しかし、マニュアルに目をとおしてからレクチャーを実施すれば「わかりやすく教えなければ」といった心理的負担を繰り返す必要がなくなります。マニュアルは時間・手間・心理的負担を削減できるため、大きな業務効率化につながるでしょう。
属人化を防げる
人が持っているスキルや知識をマニュアル化することで、業務の属人化を防ぎ、効率化を図れるでしょう。「〇〇さんしかやり方を知らない」といった業務が多くなれば、その人が対応できない場合や、突然いなくなってしまった場合にはパニックが訪れる恐れもあります。そのため、どのような業務を担当していても、事前にマニュアルを作成しておくことは重要な業務といえるでしょう。マニュアルは組織全体で情報を共有しやすくなり、従業員の作業スピードを高めてくれます。また、マニュアルを開けば正解が載っている状態にしておけば、作業のクオリティを一定に保つことにもつながり、業務効率化を促進できます。
マニュアルを作成するための３つのポイント
マニュアルを作成しても「読みづらく、誰も読まない」「必要な情報が書かれていない」といった場合には、意味のないものとなってしまいます。そこで、マニュアルを作成する際には次の3つのポイントを意識して作成することをおすすめします。
わかりやすさを最重視して作成する
マニュアルはテーマを明確にし、誰にでもわかりやすく作成しましょう。読む人全員が理解しやすい表現、シンプルな構成で作成することをおすすめします。また、読み手の知識レベルに沿って「わかりやすい」と感じる範囲が違うことも理解しておきましょう。たとえば、社内ワークフローの扱いについて、何年も在籍している管理者と新人では、知識レベルがまったく異なります。前提知識が必要な場合、知識レベルによって最適な表現が異なる場合には、別々にマニュアルを作成した方がスムーズです。
どこに何が書かれているかを明確にする
マニュアルには目次と目次に対応する見出しを用意し、どこに何が書かれているかを明確にしましょう。関連する項目は近くに置き、目次を一目見たときに知りたい項目がどこに書かれているかがわかりやすくします。わかりやすい流れとするには、業務フローを書き出したあと、段階や属性別に分けることが大切です。
図やイラストを使用する
マニュアルには図やイラストを使用して、視覚的にもアプローチしましょう。文字だけで書かれたマニュアルには苦手意識を持つ人もいます。また、作成者にとっては当然理解できることでも、扱う業務に触れたことのない人にとってはまったくイメージできない場合もあります。上でお話ししたとおり、マニュアルはわかりやすさが最重要です。わかりやすさを少しでも上げるため、図やイメージを多く取り入れて作成すれば、多くの人にとって使いやすいマニュアルとなるはずです。
マニュアルの作成手順と必要項目
ここからは、実際のマニュアル作成の手順と、必要になる項目について解説します。まずはタスク内容について、しっかりと吟味しながら情報収集しまとめてください。必要な情報を整理して作業フローを明確にし、全体のコンセプトとの関係性を盛り込んだ内容に仕上げていきます。
作成スケジュールを決定
実際にいつごろからマニュアルを用意する必要があるのかによって、作成スタートの時期も変わってきます。たとえば、新卒採用時期に狙いを定めるのなら、4月に標準を合わせる必要があります。逆算して考えてプランニングしていきましょう。また業務フローに焦点を当てるのなら、納品時期やプロダクトの販売スタートに合わせるよりも、新しいプロダクトの製造開始シーズンやプロダクト開発が開始されるシーズンに合わせた方がスムーズです。現場の業務フローに合わせてマニュアルの中身も精査できれば、実践的で役立つマニュアルが完成するでしょう。
情報収集と整理
マニュアル作成において重要なのが情報収集です。わかりやすいマニュアルを作成するには、作成者が業務内容を確実に把握できていることが大前提となってきます。状況にもよりますが、作成者自身の業務内容だけでなく、その業務フローに関わるすべての人からも情報収集しておきましょう。とくに、業務において間違えやすいポイントや、誤解しやすい部分は人から意見を集めることで見えてくる場合があります。会社は一つの組織です。多方面からの視点があれば、会社全体の動きの把握にもつながります。
マニュアルの主題や構成を決定
マニュアルによって、業務全体の意味やコンセプトを伝えつつ、マニュアル使用者に合わせて、ポジション特有のゴールやコンセプトを盛り込みます。これがマニュアルの主題であり、業務全体の意味やコンセプトから俯瞰する意識が含まれていれば、個人の主題も設定しやすくなるでしょう。また、作成者自身の作業工程をありのまま内容に取り入れることで、読者にも肌感覚で作業の意味や読者のポジションが分かりやすくなります。
マニュアル内の必要項目
マニュアルの主題を掲載して業務全体の意味やコンセプトを伝えるのはもちろんですが、マニュアルを読みやすくする工夫として、次の３つの項目を取り入れると良いでしょう。
チェックリスト
マニュアルを分かりやすくする手段として「チェックリスト」は効果的です。従来の作業漏れ防止の意味もありますが、初めから終わりまで読み通さなくても全体感を把握しやすくする効果も期待できるでしょう。業務内容や作業フローだけでなく、各パート・カテゴリーにマニュアルに記載した内容のチェックポイントをピックアップしてリスト化するのもいいでしょう。シンプルにするのと同時に、読み手の理解レベルチェックにも打ってつけです。
達成目標を明確に提示
業務全体だけでなく、一つ一つのタスクについて目的が何であるのか明記してください。タスクの作業フローや手順だけでなく、目的意識や最終ゴールが目に見えていれば、そこに到達するプロセスやタスクの意味や必要性もクリアになってくるでしょう。
業務フロー
業務マニュアルを作る際、業務フローはメインコンテンツとなります。プラスアルファとして、現場作業にあたった人からの実際のノウハウもあれば、なお理解しやすくなるでしょう。現場でなければ感じることのできない「気づき」というのは必ずあるものです。マニュアル読者が実際に作業に直面すれば、そのノウハウが役に立ち、業務理解度も深まります。また、これらの必要項目を記載する際に、必要であれば図式を入れて解説すると、読む側が視覚的にイメージしやすいので、より伝わりやすくなるでしょう。
マニュアル完成
マニュアル作成は「誰にでもわかりやすいことが大切」と、繰り返しお伝えしていますが、こだわりすぎてしまうと終わりが見えないものです。とくに締め切りが決まっていない場合でも自分のなかで締め切りを設けて作成に取り組みましょう。新卒社員の入社時期を意識する、次回会議までに完了させるなど、マニュアルが必需となる時が分かっている場合は、そこを目指して完成させなければなりません。また実際の事業フローに則ってマニュアルを作成している時は、納品締切日など作業フロー終了のタイミングを目標にするといいでしょう。
マニュアル作成を効率化させるためのツール
一般的に、マニュアルを作成する際にWordやPowerPointを使用する企業は多いでしょう。しかし、漠然とした使いづらさを抱えているなら、マニュアル作成にマッチしたツールを使用することをおすすめします。ここで、マニュアル作成を効率化させるツールを3つご紹介します。
データ情報管理に定評のある「Stock」
Stockは、ファイルやメッセージを簡単に一元管理しやすいという点で、非常に有用なツールです。その名が示すとおり、情報をストックするという面で強みを発揮します。一般的チャットツールでは大切な共有情報が流れてしまい、見返せないという場面は多くあるかと思います。あなたが丹精込めて作成したマニュアルも、全従業員に行き渡らなければ意味がありません。Stockを使えば簡単に情報共有できるので、情報が行き渡っていないというストレスを感じることなく、作成したマニュアルを共有することが可能となります。Stockを導入した企業の事例を挙げると、導入以前は従業員それぞれがWordやExcel、メールなどさまざまな方法で共有情報をまとめてからシェアをしていたが、導入後は情報源がStockのみとなり、非常にスムーズにスタッフそれぞれが情報を見つけられるようになったとのことです。他のツールと比べてファイル管理も簡単なので、作成後のマニュアルもストックしておき、日を置いた後、ブラッシュアップの段階になったらそのマニュアルデータを引っ張り出して更新するという流れを容易につくり出せます。また、そのデータを確認する際にも、時間をかけることなく見たいデータにたどり着けます。Stock はExcelやwordのように開くのに時間がかかるということがなく、たとえばあなたが「マニュアルを早くスムーズにチーム内に浸透させたい」という場面において訴求力をもつでしょう。
情報到達スピードならNotePM
NotePMの特徴は、情報にすぐたどり着ける俊敏性です。マニュアルを作成した後すぐに、同ツールのWEB掲示板にそのマニュアルを固定して表示できます。マニュアルを確認する際には、その掲示板にアクセスすれば、すぐに確認できます。その際のマニュアルのファイル形式についても、NotePMは多くの形式に対応しています。また、強力な検索機能によって、たとえ簡単なキーワードでもマニュアル内の「キーワード」に到達するような、手軽にキーワード検索できるのも特徴です。いわゆる社内Wikipediaのような存在と
言ってもいいでしょう。NotePMはたとえば「新入社員がベテラン社員のナレッジを共有したい」という時にもすぐに見つけられるので、ベテラン社員のノウハウをすぐに自身の業務へ生かせます。まさにナレッジマネージメントとしては、最高のツールといえましょう。当然ながら、そのナレッジは保存されるので多くの従業員と共有できます。また、このNotePMでは、マニュアル作成にとって重要な高エディタ機能とテンプレートを用意してくれているので、簡単にマニュアル作成を進められます。画像編集では、矢印や吹き出しなどマニュアル作成にとって必須となる図形も簡単に使いこなせるため、より視覚的なマニュアルを作成するのに非常に便利です。また最後の特徴としては、「マルチデバイス機能」があげられるでしょう。NotePM導入事例でもお気に入り機能として紹介されていましたが、スマホやタブレットでも使いやすいというのは大きなメリットです。従業員の中には、パソコンを使用したIT業務が苦手という方もいるかもしれないからです。
情報セキュリティで選ぶならGrowl.cloud
最後にご紹介するのが、Growl.cloudです。このGrowl.cloudの特徴は、情報セキュリティの高さです。Growl.cloudが力を入れているのが、社内・社外ナレッジ情報の共有。たとえばマニュアルを作成したあと、社内で使っていたものを社外に公開する可能性もあります。複数他社企業とプロジェクトを進行させ、社内外用のマニュアルを作成しなければならないときもやってくるかもしれません。社外とさまざまな情報を共有する際に、情報セキュリティの問題は避けては通れません。そうしたときGrowl.cloudが提供するプライベートクラウドを社外用として使えば、データの安全性を確保できます。これは、情報セキュリティの精度を懸念する社内外のさまざまな企業にとって大きなメリットです。しかも運用管理については、主にGrowl.cloud側が行ってくれるので業務管理タスクが増えてしまうのではないかという心配をせずに済みます。導入企業がGrowl.cloudを選んだ理由は、情報管理の安全・安定性はもちろん、全体的なツール機能が充実しており、シンプルで使いやすかったからだそうです。
以上、３つツールをご紹介しました。マニュアル作成ツールを選ぶ際には、作成するマニュアルがどういうものなのかを基準に選ぶことがポイントです。「業務フローマニュアルを作成したい」「操作画面の説明書を作成したい」など活用シーンをイメージして選んでください。そして、マニュアル作成ツールには、マニュアル作成のひと手間を省くオート機能や、従業員のマニュアル活用促進機能、社員育成のための教育管理機能など、多種多様な機能も備わっています。あなたがマニュアル作成において、何を求めていて、どの機能が適合しているのか吟味しながらマニュアル作成を進めましょう。
まとめ
今回は、マニュアル作成のコツや手順など、マニュアルの作り方のポイントをご紹介してきました。マニュアルに手間をかけて作成することの意義を感じてもらえたのではないでしょうか。マニュアル作成は、その後の企業存続に影響すると言っても過言ではないでしょう。また、マニュアル作成ツールを利用することで、「手順書の効率的な作成」が進み、優秀な人材のノウハウや効率的な作業法を簡単に組織全体で共有できるようになります。ぜひこの記事で紹介したマニュアル作成ツールについても検討してみてください。
