スケジュールに関するマニュアル作成の方法とは？作成のコツやポイントを紹介！
社内にスケジュールに関するマニュアルはありますか？スケジュールに関するマニュアルを作成することのメリットは大きいです。
この記事では、そのメリットや具体的な作成方法について紹介します。
Contents
スケジュールに関するマニュアル作成のメリットとは？
仕事においてしっかりとしたスケジュール管理は大切なことです。ミーティングや人と会う約束など人と関わる仕事においては、しっかりとしたスケジュール管理が求められます。
スケジュール管理の作業手順やルールに関するマニュアルを作成しておくことで、どのようなメリットがあるのか紹介します。
社内でスケジュール管理の方法を統一できる
スケジュールに関するマニュアルがないと、個人がそれぞれ独自の方法でスケジュール管理することになります。手帳やカレンダーツール、ホワイトボードへの書き出しなど、社員それぞれの管理方法や共有方法がある場合は管理が煩雑化してしまいます。
スケジュールについてのマニュアルを作成しておけば、会社内でスケジュール管理や共有の方法を統一できます。
業務の効率化ができる
マニュアルがあれば、新入社員や異動してきたばかりの社員などにスケジュールの管理方法を教える必要がありません。さまざまな業務をこなす中で、スケジュール管理について教える手間や時間を省けることは、業務の効率化に役立ちます。
業務をスムーズに進めるために、スケジュールを管理・共有することは大切ですが、スケジュール管理のためのマニュアルを作っておけばさらなる業務の円滑化が期待できるのです。
スケジュールに関するマニュアルを作成する際の5つのポイント
スケジュールに関するマニュアル作成時に気を付けたいポイントを5つ紹介します。
マニュアルの目的を明確にする
まずはマニュアル作成する目的を明確にしましょう。目的があやふやなままだと、全体を通して見たときに内容がブレてしまい、誰のためのマニュアルなのかが分からなくなってしまいがちです。目的を明確にしたうえで、全体の構成や含める内容を決めることをおすすめします。
読み手に分かりやすく記載する
マニュアルの読み手を想定して、その人に合った言葉や内容、文体にすることもポイントです。マニュアルは作成することがゴールではなく、あくまでもマニュアルを活用して業務に活かすことが大切であるため、読み手の視点は必要不可欠です。
新入社員や中堅社員など、誰が読むのかによって基本的な言葉遣いや用語、内容が変わってきます。読み手にとって分かりやすい文章になっているかもチェックしましょう。図表や画像なども適宜入れながら、分かりやすく作成するのが大事です。
<h3>検索しやすくする</h3>
検索しやすくする
目的の情報を検索するのに時間がかかる、もしくは見つけられないようなマニュアルでは実用性が高くありません。後から見返したときに、何がどこに書かれているのかを検索しやすくすることも大切です。
見出しに適切なキーワードを含める、階層構造にするなど目的の情報を見つけやすくするような工夫をしましょう。
スケジュールを共有する方法についても記載する
スケジュールを個人で管理するだけでなく、会社内でメンバー同士がスケジュールを共有する仕組みを作っておくとさまざまなメリットを得られます。たとえばメンバー間の効率的な連携、スケジュール確認の簡略化などのメリットが挙げられるでしょう。
メンバーのスケジュールが一覧で見られるようになると、ミーティングのセッティングや細かいタスク管理にも役立ちます。スケジュールに関するマニュアルを作成する際は、共有する方法についても記載しておくと業務の効率化につながるでしょう。
定期的に見直す
マニュアルを実際に使っていくうちに、分かりにくい箇所や変更した方がよい箇所が出てくることもあります。
マニュアルは作成して終わりではなく、定期的なアップデートが必要です。現場の声を収集し、マニュアルに反映させましょう。
スケジュールに関するマニュアル作成の作成手順
初めてマニュアルを作る場合、どのような手順で進めればよいのか分からないことも多いですよね。こちらでは、スケジュールに関するマニュアル作成の手順について解説します。
作成の計画を立てる
マニュアル作成は時間がかかることも多く、通常業務と並行する場合は後回しにしてしまうケースもあります。いつまでに作成するのかを決め、作成に必要な期間や工数を考慮して計画を立てましょう。
1日にどれくらいの時間を費やせるのか、1週間のうちどれくらいの日数を使えるのかを計算して、通常業務に支障が出ないように無理のない計画を立てます。
目次や構成などの骨組みを決める
マニュアルに載せる文章をいきなり書いてしまうと、ダラダラとまとまりのないマニュアルになってしまいます。最初に目次や構成といった骨組みを決めて、内容のブレが起きないように全体像を把握しましょう。
どのような内容を盛り込むかをリストアップし、分かりやすい構成を決めていきます。目次があると、読み手も検索しやすくなります。
また、階層構造にすることで読み手が理解しやすくなるでしょう。大見出し、中見出し、小見出しと階層化することで、それぞれの項目で記述されている範囲が分かりやすくなり、読者が焦点を絞って読めます。
内容を肉付けしていく
あらかじめ決めた構成に沿って、内容を記載していきます。時系列に並べることや、ステップ別に整理して記載すると、分かりやすいまとまった内容になります。なぜこうするのかといった理由付けも加えると、説得力が生まれます。
また、読みやすくするためにはフォーマットや文字の大きさを統一して、見た目にも配慮するのがおすすめです。内容の整理や書式の統一は細かいことではありますが、マニュアル作成前に決めておくことで後から修正する手間も省けます。必要に応じて図表や画像、動画を活用するのも効果的です。
仮運用して改善点をチェックする
マニュアルを作成したら、一度周囲の人に見てもらうのがおすすめです。客観的にマニュアルを見てもらうことで、不足店や修正点に気付けるかもしれません。
作成者にとっては日常的に使用していて気にも留めなかったワードが、新入社員にとっては分かりにくいケースもあります。可能であれば仮運用もしてみて問題なく運用できるかをチェックしましょう。
改善点が見つかれば、どのように修正するか、何を追加するかを決めてマニュアルに反映させます。改善点を反映したマニュアルも、再び仮運用してみると安心でしょう。
配布する
スケジュールに関するマニュアルを作成する際に決めた目的を果たすためには、誰に配布したらよいかを考えましょう。
全社員でよいのか、特定の部署の社員や一定の役職以上の社員に配布するのかなど、マニュアルの性格を考慮して必要とする人に活用してもらいたい社員に配布します。
配布の方法としては紙やデータ資料、オンライン閲覧などがあります。利用者にとっての使いやすさやセキュリティ面なども考慮して決めるのがおすすめです。内容に修正が入った際などに反映しやすい方法だとより運用しやすいでしょう。
スケジュールに関するマニュアルを作成する際に使うとよいツール
実際のスケジュール管理については、Googleカレンダーなどのカレンダーツールを使用すると効率的に管理や共有できます。
マニュアルを作成する際に、便利なツールやサービスを活用するのがおすすめです。スケジュールに関するマニュアルを作成する際に、具体的にどのようなツールを使えばよいのか紹介します。
Excel・Word
ビジネスシーンでよく使われるExcelやWordは、マニュアル作成時にも役立ちます。文章作成であればWord、図表やグラフを多く取り入れたい場合はExcelがおすすめです。使いこなすことで、効率的にマニュアル作成できるでしょう。
機能は制限されますが、ExcelやWordは無料で利用することも可能です。さまざまな便利機能を使いたい場合は、以下に紹介するような有料ツールやサービスがおすすめです。
NotePM
ナレッジ共有に特化した社内wikiツールです。基本的なマニュアルの作成や共有はもちろん、矢印や吹き出しなどの画像編集機能も付いていることで分かりやすいマニュアル作成に役立ちます。
全文検索機能や、フォルダとタグ機能もあるため、知りたい情報を見つけやすいこともメリットです。アクセス権限の設定や、閲覧履歴の確認もできます。月額4,800円（税込）～で、プランによって利用人数やストレージ容量に違いがあります。
GROWI.cloud
社内・社外のナレッジ情報を共有するwikiツールです。マニュアルや社内報告書、議事録の作成などに活用できます。カスタマイズ性が高さや充実した編集機能が特徴です。
図表の作成などもできるため、分かりやすいマニュアル作りに役立つでしょう。複数人の同時編集、管理者権限の付与や閲覧権限の設定が可能です。バックアップや全文検索機能もあります。月額6,050円（税込）～で、利用人数や機能に応じて複数のプランから選べます。
まとめ
スケジュールに関するマニュアルを作成すると、社内でのスケジュール管理・共有方法を統一させたり、業務を効率化させたりすることに役立ちます。
マニュアルを作成する際には使うワードに配慮し、後から検索しやすいようにするなど読み手にとって分かりやすくすることが大切です。
マニュアル作成の際には便利なツールやサービスを活用することで、効率的に進められます。今回紹介したツールも参考に、使い方に合ったツールを選びましょう。
