正しいプロジェクト管理とは？重要性とその方法を徹底解説
プロジェクト管理に求められることは人・物・金・情報・時間、これらの要素を適切に分配し、計画を遂行することです。
単に納期に間に合わせて求められるものを提供するのではなく、プロジェクト全体を俯瞰してスムーズに遂行し、最大限の利益を得ることが正しいプロジェクト管理のあり方といえるでしょう。
この記事ではプロジェクト管理の重要性と目的、意識するべきポイントなど幅広く解説しておりますので、ぜひご活用ください。
Contents
プロジェクト管理とは
プロジェクト管理とは、特定のプロジェクトを期限内に達成するためにプランを立て、その計画を実行し完了させることです。
管理する内容はプロジェクトに関わるメンバーやスケジュール、業務内容など多岐にわたります。
進捗状況に応じて軌道修正を行うこともプロジェクト管理の中に含まれるため、適切なマネジメントを行わなければプロジェクトの成功はありえないと言って差し支えないでしょう。
人・物・金・情報・時間を管理すること
プロジェクトを円滑に遂行するために欠かせないのが、人（メンバーや得意先）、物（品質）、お金（コスト）、情報（進捗状況）、時間（スケジュール）を的確に管理することです。
適材適所の人員配置や効率のよいタスクの振り分け、進捗状況に合わせたスケジュールの再設定などがこれにあたります。
プロジェクトの可視化を図ること
チーム間で情報を綿密に共有することは、プロジェクト成功の必須条件です。プロジェクトの遂行にあたって問題が発生したとしても、情報共有ができていれば迅速に対処し、柔軟に軌道修正することができます。
進捗状況や工程管理などの情報を共有するツールを用いると、より効率よくプロジェクトの可視化が行えるでしょう。
プロジェクト管理の目的と重要性
なぜプロジェクト管理を行うかというと、プロジェクトを成功に導くために他なりません。ここからは目的とその重要性に焦点をあてて見ていきましょう。
プロジェクトの管理の目的
プロジェクトを成功させるためには、「そのプロジェクトに何が求められているのか明確化」することと、「計画を立てて確実に実行」していくことの2つが求められます。
要求されるものが何かを明確にして計画し実行に移すには、"Quality"（品質）、"Cost"（コスト）、"Delivery"（納期）の3つを考えることが大切です。これら3つはその頭文字を取って"QCD"と呼ばれます。
定められた期日までに定められた予算の中で、求められている品質以上のものを実現することがプロジェクトの成功であり、プロジェクト管理の目的だといえるでしょう。
クライアントの満足度アップを図る
クライアントに要求されている品質を満たすことだけがプロジェクトの成功ではありません。目標を達成するまでのプロセスを効果的に管理し、クライアントに最大限の利益をもたらすことが求められています。
目標通りの成果にとどまらず、要求されたクオリティ以上のものを必要とされるタイミングで届けることが、ビジネスの観点から見たプロジェクトの成功です。
予算をオーバーさせない
プロジェクトの計画当初に、予算を正確に見積もれるケースは稀でしょう。実際コストの全容が明らかになってくるのは、プロジェクトが進行してからになるはずです。
その際予算をオーバーしないために、プロジェクト管理が不可欠になります。必要に応じた予算の追加や資金調達の方法なども、計画段階で定めておくとよいでしょう。
目標達成期間と納期を守る
プロジェクト遂行にあたって、状況は日々変化していくはずです。
進捗状況に応じてスケジュールを管理し、必要があればメンバー間で調整してタスクの再振り分けを行うことも、納期遵守のためには大切なプロセスだといえます。
プロジェクト管理の重要性
自社の利益の最大化を図り、プロジェクト遂行中に生じるトラブルに臨機応変に対応するには、慎重にプロジェクト管理を行う必要があります。ここからはなぜプロジェクト管理が大切なのかを解説していきます。
無駄な作業が削減できる
コストをできるだけ下げられたらプロジェクトの利益率は上がり、自社の利益の最大化を図ることが可能です。しかしあらかじめ見積もっていたコストをさらに抑えることは容易ではありません。
そこでプロジェクト全体を見渡し、「無駄」を探して排除していくことをおすすめします。慣習的に行っている作業や非効率的な業務など、一度見直してみると人件費の削減につながり、プロジェクトの進行も早まるでしょう。
計画を軌道修正できる
プロジェクトが進行するうちに思わぬ問題に直面したり、方向を誤ったりといったことは多々あります。プロジェクト管理を行うことが重要なのは、こういった状況に陥ったときにすぐに軌道修正できるからです。
計画通りに事が運んでいるかを随時確認し、ズレが出てきたときに速やかに対処すれば、プロジェクトが大きく失敗するといった事態は回避できるでしょう。
プロジェクト管理の方法とは
ここからはどのようにプロジェクトを管理するのかを見ていきましょう。プロジェクト管理の流れと具体的な手法について解説します。
プロジェクト管理の流れ
プロジェクト管理の世界標準になっている"PMBOK"（Project Management Body of Knowledge）を例に挙げ、プロジェクト管理の流れをご紹介します。
なお、"PMBOK"とは米国の非営利団体であるPMI（Project Management Institute）によって作られたもので、プロジェクト管理に関する知識が体系的にまとめられています。
プロジェクト管理の5つのプロセス
PMBOKはプロジェクトを「立上げ」「計画」「遂行」「コントロール」「集結」という５つのプロセスに分類します。
①立上げ…プロジェクトを実現するために、必要な情報などを集める
②計画…目的を達成するために計画を立て、作成する
③遂行…計画に基づいてさまざまな調整を行い、プロジェクトを実行していく
④コントロール…計画との実際の状況のズレを、必要に応じて軌道の修正を行う
⑤集結…プロジェクトが完了しているかを検証し、集結させる
従来のQCD達成だけが求められたプロジェクト管理とは異なり、PMBOKはこれら5つのプロセスを充実させることで、プロジェクト実現で得られる最大利益の享受を目指しています。
プロジェクト管理の具体的な手法
作業効率化を図るため、具体的なプロジェクト管理の行い方を学びたい人に向けて、おすすめの手法を解説します。
それぞれの特色をニーズに照らし合わせ、有用だと思えたら一度作成してみましょう。作成するためのおすすめツールも後にご紹介します。
①WBS（Work Breakdown Structure）
WBSは日本語に直すと「作業分解構成図」ともいわれ、個々のタスクに焦点をあて、プロジェクト達成のために必要な作業を細かく洗い出して構造化する手法です。
まずは行うべき作業を可視化するので、タスクの漏れ落ちを未然に防ぐ働きがあり、各タスクをメンバーに割り当てる際にも非常に効果を発揮します。また、次に述べるガントチャートを作成する前にも必要になってくる手法です。
②ガントチャート
ガントチャートはその考案者のヘンリー・ガントの名を取って名付けられました。個々の作業内容を示す縦軸と日付の記載された横軸で構成され、それぞれのタスクの進捗状況が俯瞰できるようになっています。
作業期間や期日に加え、他に重要な情報があればアレンジして付け加えることも可能です。タスクの集合体がプロジェクトなので、ガントチャートを見ればプロジェクト全体の進捗状況をも把握できる大変便利な手法となっています。前に述べたWBSと組み合わせて使うのが一般的でしょう。
③CCPM（Critical Chain Project Management）
「クリティカルチェーン・プロジェクトマネジメント」は大型で比較的長期のプロジェクト管理に適した手法だといえます。まず前提として、プロジェクトが計画当初の予測通りにスムーズに達成されることはなかなかありません。長期のプロジェクトだと納期がずれ込むことも珍しくないでしょう。
そこでCCPMでは、各タスクの期日をできるだけ短く設定し、そこで生じたゆとりをプロジェクト全体に還元します。結果的にプロジェクト全体の納期の遅延は避けられ、スケジュールにも余裕が生まれることから心にもゆとりを持ちながらタスク処理を行えるのです。
プロジェクト管理について意識すること
プロジェクトを管理する立場にある人が、常に意識しておくべき事項をご紹介します。
プロジェクトを円滑に進めるためのものからメンバーのモチベーションに関わることまでありますが、すべてプロジェクト管理の一貫だと心得ましょう。
情報共有ができているか
チーム間でしっかりと情報の共有ができているかどうかは、プロジェクト成功の如何に直結します。情報共有が上手くいっていなければプロジェクトを進行していく中で多くの無駄が生じ、パフォーマンスを高めることが困難になってしまうからです。
コミュニケーションがとれているか
チームのメンバー間はもちろん、メンバーとプロジェクトマネージャーの間でもコミュニケーションは重要です。
マネージャーは現場の様子を常に把握していることが望ましいですが、プロジェクトの進み具合や状況は日々目まぐるしく変化します。コミュニケーションがスムーズにできていなければ情報のアップデートが行われず、トラブルが起きてもうまく対応することができません。
メンバーそれぞれのタスクと責任範囲を明確にしているか
メンバー全員が「プロジェクト遂行のために自分がなすべきことは何か」を明確に理解していなければ、プロジェクト成功は不可能です。
また自分のタスクのみならず、プロジェクトの全体像もそれぞれが把握しておかなくてはいけません。全体像を共有することで、はじめて同じ方向を向いて行動することが可能になるからです。
プロジェクトに合った手法やツールを導入しているか
効率化を図るツールの導入は、メンバー間の情報共有をスムーズにしてくれます。
また、従来からあるプロジェクト管理のさまざまな手法を用いることで、プロジェクトの可視化ができたりそれぞれのタスクの円滑化が図れたりします。
プロジェクトマネージャーはメンバーの意識向上に努めているか
プロジェクトを遂行するため、チームのメンバー一人ひとりが責任感とやりがいを感じているのが理想ですが、実際にはなかなか難しいかもしれません。
そこでプロジェクトマネージャーの力が必要になります。必要に応じてメンバーを叱咤激励し、プロジェクト遂行と同時にチームも育成しているという意識をもってプロジェクト管理にあたりましょう。
<h3>リスク管理を厳格にしてリスクの早期把握ができているか</h3>
リスクを織り込み済みで計画を立てると、いざというときに慌てずに対処することができます。
起こってきたあとのトラブルだけではなく、トラブルが起こりそうな兆候をも見逃さないように常にアンテナを張っておくことが肝心でしょう。
コスト管理を徹底しているか
常にコスト管理を行い、計画当初の見積もりを大幅に超えることのないよう現状把握を徹底する必要があります。
予算修正の必要が出てきた際には費用の追加や資金の調達先を検討してみましょう。
経営陣やステークホルダーの支援を得ているか
チームのメンバーにとどまらず、会社の経営陣や取引先などのステークホルダーとは友好的な関係を築いておきましょう。
支援があるのとないのとでは、プロジェクト進行の難易度が随分変わってきます。プロジェクトに関して何らかの譲歩を求める場合にも、良好な関係はプラスに働くはずです。
プロジェクト管理ツールの選び方
メンバー間の情報共有やタスク管理の効率化を図るために、プロジェクト管理ツールはぜひ導入しましょう。
ツールによって得意分野や搭載している機能が異なるので、まずはツール使用の目的をピックアップしてみることをおすすめします。目的がはっきりすれば、その用途に沿ったツールを選んで導入してみてください。
必要な機能は何か
タスク管理がしたいのか、個々のスケジュールを共有したいのか。プロジェクト管理ツールに求める機能は何でしょうか。導入するツールを選ぶ観点はさまざまですが、まずは求める機能から考えてみましょう。
主に情報共有手段として使用する予定であれば、タスクやスケジュールに限らず多様なデータを共有できるタイプをおすすめします。たとえばドキュメントなどのファイル共有やチャットでのメッセージ共有の機能が1つにまとまっているツールを選ぶと、メールなどを介さずに共有できて大変便利です。
クラウドタイプかインストールタイプか
それぞれにメリット・デメリットがありますのでご紹介します。ツールを使用する規模や人数、予算面を考慮して選んでみましょう。
クラウドタイプ
メリット：導入コストがかからない、運用が比較的楽、情報のやりとりがしやすい
デメリット：インターネット接続がなければ使えない（オフラインで機能が限定される可能性あり）、セキュリティ面でリスクが高い
インストールタイプ
メリット：インターネット接続がなくてもOK、セキュリティ面で低リスク
デメリット：自社運用しなければならないのでエンジニアがいないと使いにくい、情報のやりとりがしにくい
テンプレートは充実しているか
どんな機能があるかに関わらず、テンプレートが充実しているツールは使い勝手がよいでしょう。テンプレートがあると、細かな部分での情報共有が容易になるからです。
操作のしやすさはどうか（直感的な操作が可能なツール選びが重要）
新たにツールを導入する場合、直感的に操作可能な方が使いやすいといえます。
またツールへの「慣れ親しみやすさ」も重要です。たとえばメンバー内の誰かがすでに使用したことがあるツールだと、他の人にも使用法が浸透しやすいでしょう。あまり高度すぎても使いにくいので、チーム全体のITリテラシーも考慮することが必要です。
おすすめのプロジェクト管理ツールの紹介
ここからは実績あるプロジェクト管理ツールを、3つのタイプに絞って解説します。
多様な用途に対応するツール
タスク管理やメンバーのスケジュール把握など、プロジェクト管理に求められるさまざまな機能がある万能タイプです。1つ導入すれば作業の効率化を図ることができ、チーム全体の生産性も上がることでしょう。
①monday.com
②Backlog
③Time Krei
タスク管理に強みを持つツール
プロジェクト管理のうち、各タスクを管理することに重点を置いたツールです。
単体ではプロジェクト全体の管理に不十分かもしれませんが、他のさまざまなツールと組み合わせれば十分役割を果たしてくれるでしょう。機能がシンプルであるため操作に慣れやすいというのも大きなメリットです。
①jooto
②Trello
③Wrike
特定の用途に特化したツール
一般的なプロジェクト管理というよりは、ソフトウェアの開発や新製品開発など、独自の工程を持った特定のプロジェクト管理の際に大きな効力を発揮してくれるツールです。
①Jira Software
②OBPM Neo
まとめ
プロジェクト管理は、単純に品質の保証と納期の管理だけを行うためのものではないとおわかりいただけたでしょうか。
適切なプロジェクト管理を行えば、求められている以上の品質をクライアントに提供し、自社の利益の最大化も図ることができます。
プロジェクト管理の際にはチームのメンバーやプロジェクトマネージャーとの綿密な情報共有が欠かせません。そのためにはニーズを満たすプロジェクト管理ツールを導入し、作業の効率化を図りましょう。
この記事を参考に、適切なプロジェクト管理を行えるよう取り組んでみてくださいね。
