プロジェクトの報告書のテンプレートとしても使える社内wikiとは?

はじめに

皆さん社内wikiというツールをご存知でしょうか?

社内wikiとは、社内にある情報やノウハウを蓄積しそれらを共有して日々の業務で活用するためのツールです。

イメージとしては、Web百科事典サイトのWikipedia(ウィキペディア)を社内版として構築するということです。

これまで、「○○さんしか知らない情報が上手く社内に共有されず毎度聞かないといけない」や「同じ質問を何度も後輩から受けて困る」などの状況に陥ったことはございませんか?

社内wikiに情報やノウハウを残しておくことで、上記のような情報が特定の人のみにあるような属人化した状態を解消できるようになり、後輩からの質問も「まずは社内wikiで調べてみる」ということを習慣化しておくことで、何度も聞かれるということが少なくなるでしょう。

そんな社内wikiは、報告書のようなドキュメント類のテンプレート化にもうってつけのツールです。

この記事では、報告書をテンプレート化するメリットについてと社内wikiでテンプレートを作成するメリットについて解説します。

報告書をテンプレート化するメリット

既に多くの組織でドキュメント類のテンプレート化は行われていることかと思いますが、改めて報告書のテンプレート化についてのメリットを解説します。

主なメリットは以下の4つです。

  1. 何を報告すれば良いかを迷わなくなる
  2. 他の人に書き方を聞く時間を省くことができる
  3. 書く時間を短縮できる
  4. 報告書を受け取る側も楽になる

何を報告すれば良いかを迷わなくなる

テンプレート化して書き方を統一化しておくことで、どんな情報を共有すればよいか迷う必要がなくなります。

報告書にも「業務の進捗状況」「業務の進行を妨げている課題」「課題に対する施策案」などその報告書によって記載すべき情報が異なってきます。

その都度、報告書をテンプレート化していくことで今後迷うことなく書くことができます。

他の人に書き方を聞く時間を省くことができる

テンプレート化されていないければ何を書けばよいのか毎回悩むこととなりその都度、知っている人に聞かなければいけない状況が多発します。

聞く側も聞かれる側にも共に毎度同じ質問が発生してしまうことはストレスであり、非効率な時間を過ごさなければいけなくなります。

報告書をテンプレート化しておくことで人に聞かなければいけない時間を省くことでき、新入社員にもテンプレート化されているのでこちらを参考に書いてねと案内するだけでよくなります。

書く時間を短縮できる

テンプレート化することで何を報告すればよいか迷うことがなくなり他の人に聞く時間を省くことができるので、報告書作成に書ける時間を短縮できます。

空いた時間で他の業務を進めたり自身の勉強の時間に活用できるようになります。

報告書を受け取る側も楽になる

テンプレート化すれば、報告書を書く側のみでなく受け取る側も楽になります。

テンプレート化されていなければ、同じ組織内のはずなのに独自の書き方でバラバラな内容が報告としてあがってきます。

それでは、1つ1つの内容の把握にかける手間がかかってしまいます。

そんな状況に陥らない、もしくは改善するためにも報告書のテンプレート化は進めておくべきでしょう。

社内wikiで報告書のテンプレートを作成するメリット

ここからは、社内wikiで報告書をテンプレート化するメリットについて解説します。

主なメリットは以下の3つです。

  1. テンプレート自体の編集・更新が楽になる
  2. テンプレートを探す手間が省ける
  3. 社内全体で統一したテンプレートとして共有ができる

テンプレート自体の編集・更新が楽になる

社内wikiで報告書のテンプレート化をすることでテンプレート自体に変更点があったときでも即対応することができます。

社内wikiは基本的には誰もが自由にページの作成から更新、削除まで行うことができます。

また、特定の人のみが操作できるように権限を付与することもできます。

上記のような管理者にとっても優しい機能がある社内wikiでテンプレートの管理をしてみましょう。

テンプレートを探す手間が省ける

社内wikiは保管してあるページは、タイトルや内容に一致するキーワードを検索にかけることで簡単に入手することができます。

「○○部 報告書 テンプレート」と検索するだけでテンプレートを入手することができるので毎度探す手間をかけずに済みます。

社内全体で統一したテンプレートとして共有ができる

社内wikiにテンプレートを作成することで社内全体に共有することが容易にできるので、どんな組織に異動になっても統一した報告書を書くことができます。

まとめ

報告書をテンプレート化するメリットと社内wikiでテンプレートを管理するメリットについて解説してきました。

いかがでしたか?

報告書をテンプレート化はしているが、そのテンプレートの管理はどんなツールですべきか悩んでいる方はぜひ社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか?