プロジェクト管理におすすめのツール社内wikiとは？

社内wikiとは

社内wikiは、社内にある情報やナレッジを蓄積し誰もが楽にアクセスできるように管理するためのツールです。

「営業日報の書き方が分からない」「議事録ってどこに保管するべきだったのか忘れた」

業務を遂行している中で、このような疑問点が生まれ際、皆さんは「まず知ってそうな人に聞いてみよう」となっていませんか？

仕事を通して同僚や上司とコミュニケーションを取ることは重要なことですが、「まず人に聞く」という習慣がついてしまうと、聞く相手によっては回答を得るまでに時間がかかってしまう、そもそも誤った情報を聞いてしまう等の問題に繋がり業務の進捗に悪影響を及ぼしてしまうこともあります。

そこで、よく必要となる情報やナレッジを社内wikiに蓄積しておくことで「まず人に聞く」が「まず社内wikiで調べてみる」を習慣にすることができ、誰かに聞く際もある程度の前提の認識を揃えたうえでコミュニケーションを取ることができるようになり、効率よく情報やナレッジの共有が行えます。

この記事では、そんな社内wikiが何故プロジェクトに必要なのか、そして社内wikiの選定のポイントについて解説します。

プロジェクトに社内wikiが必要な理由

ここからは、プロジェクトに社内wikiが必要な理由について解説します。

主な理由は以下の4つです。

  1. 1つのツールで様々情報を一元管理できる
  2. 蓄積した情報やナレッジにアクセスしやすい
  3. チャットツールと連携できるので共有もしやすい
  4. 情報ごとに公開範囲を設定できる

1つのツールで様々情報を一元管理できる

プロジェクトのなかでは、議事録や営業状況、契約書や新入社員の育成計画など様々な情報を共有しなくてはなりません。

社内wikiを活用すれば、社内wiki1つでそれらの情報を管理することができます。

社内wikiでは、情報やナレッジをページにまとめ階層構造で管理しているので以下のように情報を保管しておくことができます。

社内wikiでの情報の管理の例

- ○○部
    - 「会議議事録」
        - 「YY年」
            - 「◬◬月」
            - 「○○月」
            - 「□□月」
        - 「YY年」
            - 「◬◬月」
            - 「○○月」
            - 「□□月」
    - 「会議資料」
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蓄積した情報やナレッジにアクセスしやすい

社内wikiでは蓄積した情報やナレッジを検索にかけて入手することができます。

メールやチャットツールのみでの情報やナレッジの共有だと過去のものを見返すためには、スクロールして過去に遡らなければなりません。

そんな負担をかける必要がなく社内wikiでは簡単かつ素早く情報やナレッジを入手することができます。

チャットツールと連携できるので共有もしやすい

社内wikiではチャットツールと連携できるツールもあります。

ページの作成や更新が行われると特定のチャンネルに通知が飛ぶように設定することができるので簡単に社内へ周知することができます。

情報ごとに公開範囲を設定できる

プロジェクトの内部でも特定の人のみが閲覧可能な設定にすべき情報もあるでしょう。

そんな情報でも安全に共有できるのが社内wikiの特徴です。

社内wikiではページごとに公開する範囲を決めることができます。また、ページの作成や更新、削除も権限付与で制限することができます。

社内wiki選定のポイント

ここからは、社内wiki選定のポイント2つについて解説します。

  1. 使いやすさ
    • 使いやすいかどうかを判断するためのポイント
      • ページの作成・編集がしやすいかどうか
      • ページを検索にかけやすいかどうか
      • PCでの操作が苦手な社員でもボタンクリックのみなどの操作で簡単に活用できるかどうか
  2. 料金体系
    • 料金体系の種類
      • ユーザー数毎の課金
      • 利用可能ユーザー数の条件や機能差によって用意されているプランへの課金

使いやすさ

社内wikiは、社内全体で継続的に活用し情報や知識が蓄積され続けることで価値が高まるツールです。

プロジェクト内部へ浸透しやすいツールを選定するためにも無料トライアルで実際の使用感を確かめておく必要があります。

価値の高い社内wikiを使い業務の効率化や無駄な時間を省くためにも、使いやすい社内wikiを導入することが必須のポイントとなります。

使いやすさを判断するためにも以下のポイントを押さえておきましょう。

使いやすいかどうかを判断するためのポイント

  1. ページの作成・編集がしやすいかどうか
  2. ページを検索にかけやすいかどうか
  3. PCでの操作が苦手な社員でもボタンクリックのみなどの操作で簡単に活用できるかどうか

料金体系

社内wikiツールは開発元によって異なる機能の特徴を持っています。それはツールの料金体系についても同様です。

そのため、プロジェクトの規模・性質に応じた料金体系を見ることも社内wiki選定の際には押さえておくべきポイントとも言えます。

料金体系の種類

料金体系については主に2つのパターンに分かれることが多いです。

  1. 1ユーザー毎への課金
  2. 月額固定のプランへの課金

例えば人員の流動が激しいプロジェクトや部署で社内wikiを導入する際には、月額費用の管理のしやすさという点で2の料金体系を選ぶとよいでしょう。

まとめ

いかがでしたか？

プロジェクト内にある情報やナレッジの管理に社内wikiがおすすめ理由と、そんな社内wikiを選定する際のポイントについて解説してきました。

情報やナレッジの管理にお悩みの方は、ぜひ社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

社内wiki