社外と情報やナレッジを共有したい!知っておくべきこと

2022-03-23

社外と情報やナレッジを共有したい!知っておくべきこと

社外企業との提携や外注を積極的に進める企業が増えた昨今では、社外とのナレッジ共有に注目が集まっています。ただ、社内での情報共有には取り組んでいるものの、社外となると勝手が異なりうまく進められるか不安、といった経営者や担当者も少なくないでしょう。本記事では、社外とのナレッジ共有で知っておくべきポイントを解説します。

社外とのナレッジ共有の必要性が高まっている

多くの企業では社内でのナレッジ共有にすでに取り組んでいます。従来は、ベテラン社員が有するノウハウやナレッジを他の社員に共有することが難しく、特定の業務における属人化につながっていました。現在、従業員がナレッジを共有することは、業務の属人化を解消し、業務効率化を図るために不可欠なことと見なされています。

さらに最近では、社外でのナレッジ共有への関心が高まりつつあります。背景として、外注化や外部とのコラボを進める企業が増えている点を挙げられるでしょう。
社外と手を携えてビジネスに取り組むなら、自社のナレッジを社外とも適切に共有しなければなりません。社外のナレッジを取り入れることも必要です。そうすることで、同じレベルでビジネスに取り組める状況を作り出せます。
社外とのナレッジ共有を実現することが、利益の最大化につながるのです。

社外と共有したい情報やナレッジの種類

社内におけるナレッジ共有に、力を入れている企業は少なくありません。一方、社外とのナレッジ共有となると前例がなく、そもそも何を共有すればよいのかもわからない、といったケースが多々あります。
まずは、社外とどのようなデータやナレッジを共有すればよいのかを把握しておきましょう。

社外と共有したい情報やナレッジの例

イメージしやすいように、社外と共有したい情報、ナレッジの例を以下にピックアップしました。

インシデント記録

インシデント情報を社外と共有していないと、重大な事故を引き起こすおそれがあります。情報共有できていなかったばかりに、従業員が作業中に大ケガをした、顧客とのあいだに重大なトラブルを引き起こした、といったことになりかねません。
このような事態を引き起こさぬよう、インシデントやトラブルの事例を共有しましょう。なぜそのようなことが起きたのか、実際に起きてしまったときどう対処すればよいのかといった情報も必要です。

顧客からの声

顧客からの声は、商品やサービス品質の改善に役立ちます。新たなアイデアの創出にもつながるため、顧客からの率直な意見や感想、クレームは企業にとって財産といっても過言ではないでしょう。

社外の関連企業に集まった顧客の声には、普段目にするものとは違った意見や感想が含まれているかもしれません。違った視点からの意見を知ることで、新しい商品やサービスの開発につながる可能性があります。

商品の有効な売り込み術

社外企業の営業部が、商品の有効な売り込みノウハウを保有している可能性があります。このようなノウハウを取得できれば、自社でも有効なセールスを展開でき、利益拡大を実現できます。

商品の製造しか行わない企業の場合、セールスのノウハウがまったくない、といったケースは珍しくありません。そのため、いざBtoCのビジネスモデルへ方向転換しても、なかなか商品を売れないといったことが起きてしまいます。

社外企業が、成果につながるセールスのノウハウを保有しているのなら、共有しない手はありません。自社の従業員にも有効なノウハウを共有させれば、ハイレベルなセールスを展開でき、結果的に双方の利益最大化につながります。

社外取引先の得意先の連絡先

社外取引先が保有する得意先情報も、可能であれば共有したい情報です。ただ、顧客情報は企業にとって生命線であり、情報保護の観点からも共有されるケースはほとんどありません。
万が一、共有した顧客情報が流出したとなると、双方が大きなダメージを負ってしまいます。場合によっては、事業の継続すら危うい状況に陥ってしまうため、あまり現実的とはいえません。

ただ、双方が大きなメリットを得られるのであれば、情報の共有は可能です。たとえば、双方の主要ターゲット層が大きく異なるケースです。この場合、情報の共有により双方が異なるターゲット層にアプローチできるようになり、利益の拡大化を狙える可能性があります。
得意先の連絡先などを共有するのなら、万が一の事故が起きないよう細心の注意を払わなくてはなりません。情報の取り扱いに関するルールを取り決め、事故の発生を回避しましょう。

職人の勘

料理における味付けや、商品製造工程における原料投入のタイミング、工具をあてる角度など、職人の勘をナレッジとして共有することで、技術レベルの向上や均一化を図れます。

職人の勘に頼った作業は、品質にばらつきを生じさせるおそれがあります。長年の経験や個人の感性で成り立つものであり、特定の作業をその人しかできない、といった状況も生み出してしまうのです。
職人の勘と呼ばれるものを、ノウハウとして確立し共有できれば、作業の属人化を回避でき品質の均一化につなげられるでしょう。

社外取引先が独自に持つ製造技術

独自の製造技術を、取引先や提携先とはいえ簡単に共有してくれる企業はそう多くありません。独自の技術やノウハウは、企業にとって利益に直結するものであり、情報共有によって自社の利益を損ねるおそれがあるためです。

ただ、共同開発のように、双方が大きなメリットを得られるのであれば、社外の製造技術を共有することは可能でしょう。共有したい独自の技術を社外企業が有しているのなら、情報共有で具体的にどのようなメリットを得られるのかを、きちんと説明しなくてはなりません。

顧客情報と同様に、社外取引先が有する独自技術の流出にも注意を払う必要があります。外部に流出しないための仕組み、ルール作りをしっかりと行いましょう。

暗黙知と形式知

上述した情報やナレッジは、暗黙知と形式知に分類できます。

暗黙知とは、言葉や文字による説明が困難な主観的な知識を指します。職人の勘や売り込み術、成功事例やノウハウなどが代表的です。

形式知とは、文章や図表などによって表された客観的な知識を指します。顧客の意見やインシデント記録などが含まれます。
とはいえ、暗黙知を誰もが理解できるように言語化して、形式知に変換することも可能です。売り込み術であれば、顧客にアプローチするタイミングや話し方などを言語化します。暗黙知が形式知に変換されると、習得が難しいノウハウや職人の勘などを、誰もが短時間で習得できるようになります。

社外との情報・ナレッジ共有の方法

社外と情報やナレッジを共有する方法としては、電話や口頭、文書、共有フォルダ、クラウドサービスの利用などが挙げられます。以下、詳しく見ていきましょう。

電話や口頭での共有

情報やナレッジの共有は、相手にメッセージを伝えられれば可能です。そのため、社外企業から電話で情報を伝えてもらう、担当者との打ち合わせで教えてもらう、といった方法で行うことも可能です。

電話や口頭で情報共有を行うメリットは、手軽であることです。思い立ったときすぐ行動に移せるため、速やかな情報共有も可能でしょう。

一方、情報が正しく伝わらない可能性はあるため注意が必要です。たとえば、電話であればマンツーマンでのやり取りとなり、情報が正しく伝わらないかもしれません。また、その場限りのやり取りとなってしまい、ナレッジを蓄積できないおそれもあります。

文書や書面

電話や口頭で受け取った情報を、テキストに書き起こし共有する方法です。古典的な手法ではあるものの、手軽に実行できるメリットがあります。また、書面であれば情報がきちんと残るため、ナレッジの蓄積が可能です。

手書き以外にも、WordやPowerPointなどを用いて作成した書面も該当します。WordやPowerPointを用いれば、手書きよりも見やすい状態で情報を管理できるでしょう。

デメリットとしては、情報の検索性がよくないことが挙げられます。細かくファイリングして管理しないと、必要な情報がどこにあるのかわからず、探すのに手間取ってしまいます。また、その都度文書にしなくてはならないため、作成や更新に手間が発生するのもデメリットです。

ファイル共有や共有フォルダ・サーバの構築

上述した情報をデータファイル化し、共有フォルダを作成すれば社外企業との情報共有が可能です。社外企業の端末でファイル共有設定を行い、共有フォルダを作成することで、自社のコンピューターからフォルダの中を閲覧できます。

オンラインで速やかに情報共有できるのが、大きなメリットといえるでしょう。きちんと文書化されたデータを、一度に複数人で共有できるため効率的です。

一方、セキュリティリスクが発生するおそれがあります。適切にアクセス権限を設定しないと、機密性の高い情報が流出してしまう可能性があるため注意しなくてはなりません。ウイルス対策やアクセスログの管理なども適切に行う必要があります。

クラウドサービスの利用

近年では、Google Driveやone drive、teamsなど、情報共有に便利なクラウドサービスが広がりを見せています。ただ、あまりにも情報共有ツールやサービスが増えたため、どれを選べばよいのかわからない、といった方が多いのも事実です。

ビジネスチャットに社内wiki、クラウド共有ツールなど名称もさまざまですが、基本的には情報共有に特化したサービスを利用するとよいでしょう。安全かつスムーズに情報を共有できる機能を、多々実装しているためです。

クラウド情報共有サービスの利用により、リアルタイムに情報のやり取りを行えます。従来の方法でも情報共有は可能ですが、安全面やリアルタイム性、効率性などを考慮すると、今後クラウドでナレッジや情報を共有できるサービスの利用が主流となるでしょう。

社外との情報・ナレッジ共有する前に!知っておくべき注意点

社外との情報・ナレッジ共有を進める前に、いくつかの注意点を把握しておきましょう。注意点を把握せずに取り組みを始めてしまうと、スムーズに進まず頓挫してしまうおそれがあります。

企業文化が違うことに注意する

自社と社外では、企業文化が異なることを理解しておきましょう。企業によっては、自社の情報をなるべく外部に漏らしたくない、共有したくないと考えるところもあるのです。

企業の文化や風土は、長い年月の経過とともに形成されているため、この壁を乗り越えるのは困難です。頭では双方における利益のためになる、と理解していても、このような企業文化や風土が根付いていると、情報共有を阻害する原因となってしまいます。

このような壁を乗り越えるには、トップの号令がもっとも効果的でしょう。トップ自らが、情報共有の重要性やメリットを訴え、情報を組織内に留めおこうとする文化の改善に取り組むのです。全従業員に周知させるのはもちろん、理解を深めてもらうための勉強会開催など、地道な努力も求められます。

過度なセキュリティが情報共有を阻害する

社外との情報共有においては、適切なセキュリティ対策が必須です。適切なセキュリティ対策が行われていないと、機密情報や顧客情報が外部に漏えいしてしまうおそれがあります。一方で、過度なセキュリティ対策により、企業間における情報共有を阻害するケースが多発しているため注意が必要です。

あまりにも過度なセキュリティ対策を施すと、情報へのアクセス性を損ねてしまいます。必要なときに求める情報を入手できず、業務が滞るといったことが生じるかもしれません。

セキュリティに注力するのはもちろんですが、行きすぎた対策は情報共有を阻害します。安全性とアクセス性を両立できる環境を整えることで、このような課題を解決できるでしょう。

リアルタイム性を重視する

情報がリアルタイムに反映されないと、必要なときに求める最新情報を入手できません。古い情報と気づかずに業務で使用してしまい、企業の利益を損ねるおそれがあります。

クラウドサービスやツールの導入においては、リアルタイム性を重視しましょう。いつでも最新の情報へアクセスできるツール、サービスを導入すれば、これらの問題は解決します。

ID管理が容易な方法を選ぶ

情報やナレッジ共有にクラウドサービスを利用するのなら、ID管理の方法にも注意が必要です。適切にID管理を行っていないと、情報への不正アクセスや流出といった事故を招きかねません。

また、ツールやサービスによっては、ID管理が複雑で難しいものもあります。このような製品を選んでしまうと、管理が煩雑になってしまい、上述したようなリスクを招くおそれがあります。できるだけID管理が容易なツールやサービスを選ぶとよいでしょう。

複数部門において、IDの発行や管理を行える体制を整えるのも大切です。たとえば、IT部門しかIDの発行や管理を行えないとなると、スムーズな情報共有を阻害してしまう可能性があります。組織全体で社外との情報共有に取り組むのなら、特定の部署のみにID発行や管理の権限を付与するのはおすすめできません。

まとめ

情報・ナレッジ共有サービスの導入を検討するのなら、GROWI.cloudのようなサービスがおすすめです。誰でも簡単に編集できる機能を実装し、ユーザー統合管理やユーザー上限無制限プランもあるため、社外との情報共有に適しています。社外との情報共有で生じる課題の解決に一役買ってくれるサービスです。