社内の情報共有を円滑に行うためには？効率化させるためにできる工夫やポイントをご紹介！

2022-04-21

Contents

1 社内での情報共有がうまくいかないとどうなる？
2 情報共有を効率化させることのメリットとは？
3 もっと効率良く情報共有するための工夫やポイントとは？
4 情報共有を効率化させるためのツール
5 まとめ

社内での情報共有がうまくいかないとどうなる？

ビジネスにおいて業務効率化や生産性向上のためには、組織の中で情報共有を円滑に行う必要があります。しかし、実際には多くの企業や組織で、社内での情報共有が適切に行われず、業務の流れに支障をきたしてしまっています。この記事では社員同士の情報の共有が不十分な場合に、どのような弊害が起こってしまうのかについて解説します。

業務効率、生産性が上がらない

同じ会社の中でも、担当している業務が違うと各個人が持つ情報や知識などは異なります。情報共有が不十分で有益な情報や知識などが伝わっていないと、個別で問題解決に取り組まなければならず個人の仕事量が増えてしまい、余計な手間と時間がかかってしまいます。また、何か問題やミスが発生してしまった時に、情報共有が不足してしまっていると迅速に対応することができず、後戻りのできない状態になりかねません。

情報、業務の属人化

特定の人しかある業務についての内容や知識を把握していないという状況は、柔軟に業務遂行ができず、効率も悪くなります。属人化が進んでしまうと、その業務に関する情報を持っている社員が不在だと作業が全くできなくなる可能性があります。ある社員が転勤などで会社を離れる場合、その業務の進め方やノウハウを模索しなければならないため、該当の作業が滞ってしまいます。また業務のノウハウが適切に社員同士の間で共有されていないと、業務の質が安定しにくくばらつきが出てきてしまいます。

組織力が上がらない

会社などの組織において、ほとんどの業務がチームやいくつかの部署間で連携して行うことになります。チームのメンバー同士で適切な情報共有が行われていないと、伝達漏れや知っていれば防ぐことができたはずの問題が発生してしまいます。トラブルの起こる頻度が高いと、社員同士で不信感を抱くようになり社内においてのコミュニケーションが低下してしまいます。

情報共有を効率化させることのメリットとは？

社内での情報共有を効率化させることについてプラスなイメージを持つ方が多いと思います。その一方、具体的なメリットとは何か疑問を抱く方もいらっしゃるかと思います。ここでは情報共有の効率を高めることで得られるメリットを解説します。

業務の効率化

社内で情報共有を行い、いつでも社内のメールや資料など必要な情報が確認できる環境があれば、毎度確認する手間を省くことができ業務を円滑に進めることができます。また、情報共有を十分に行うことで、未然に問題が起きるのを防ぐことができ、トラブルを対応する際に発生していたコストも削減することができます。

業務の属人化を防げる

情報共有を行うことで、業務が可視化されるため業務の偏りがなくなり、作業の効率がよくなります。特定の人たちに知識が偏るのではなく、社内全体に蓄積されることで全員が業務についての知識や情報を得ることができ、社員全体の能力を高めることが可能になります。

引き継ぎ、研修時間の短縮

業務全体に関わる情報や作業の流れなどをマニュアル化などして共有することにより、その業務に関わらない人たちも一連の流れを理解することができます。代わりの担当者に業務を引き継ぐ際や、メンバーが新たに加わる際の育成をよりスムーズに行うことが可能になります。

コミュニケーションの活発化

情報共有を行うことで情報が社内全体に行き渡り、社員間での情報量に差異が発生しにくくなります。そうすることで作業に関する認識のズレやコミュニケーションエラーがなくなり、コミュニケーションがスムーズに取りやすくなります。コミュニケーションが活性化することによって、社員同士の信頼関係の構築にもつながり、組織の風土もよくなります。

もっと効率良く情報共有するための工夫やポイントとは？

情報共有を効率化させることで、たくさんのメリットがあることをお伝えいたしました。重要性は理解されていても、自分で実際に行動に移す際に何が問題でどのように対応していくべきなのかわからないという方々もいらっしゃると思います。より効率よく情報共有を行うための具体的なポイントや工夫をご紹介いたします！

情報共有の重要性の理解促進

まず最初に、会社全体で情報共有をする目的を再確認し、情報共有の必要性を理解してもらうことが重要です。情報共有は一部の人たちだけで行ってもあまり効果が得られません。なので組織全体が情報共有をすることで得られるメリットなどの理解促進を図り、社員の意識改革をする必要があります。

情報共有しやすい環境整備

積極的な情報共有や、コミュニケーションを活性化させていくためにも、役職など関係なく誰もがためらいなく気軽に共有できる組織風土をつくっていくことが重要です。情報や知識などを共有する際に、否定や批判をされる不安のない、心理的安全性の高い雰囲気づくりをしていくことが大切です。例えば、社内で配属先関係なくコミュニケーションを取ることができる機会や場所を設けて、良好な人間関係を築けるように環境を整えると良いでしょう。このように内的な部分も整えていくと、情報共有がより効率化されるでしょう。

共有方法やルールを定める

情報共有のルールや指標が設定されていないと、情報共有の優先度が人によって異なってしまい、社内で情報共有が浸透しません。ある程度のルールがないと、情報にばらつきが生まれてきてしまいます。またルールを設定する際に、難しくしすぎたり数が多くなってしまうと情報が停滞していまい、情報共有自体に時間がかかってしまいます。細かすぎる基準を設けてしまうと、情報共有をすることを面倒と感じさせてしまう可能性があるので、明確で簡単なルールを作るように意識する必要があります。例えをあげると、情報をカテゴリー別に分けて共有するスペースを決めたり、共有するべき項目やタイミングなどを明確にしておくとです。さらに、簡単にルールに従うためにテンプレートを作成しておくなど工夫を施すことも良いでしょう。

情報共有を効率化させるためのツール

実効性のある情報共有にはツールの導入がおすすめです。情報共有ツールとはどういったものなのか、または導入する際のメリットが明確に考えがつかない方もいると思います。ここでは、社内に情報共有ツールを導入する利点や、選ぶ際の要点を解説していきます。

情報共有ツールとは？

情報共有ツールとは、業務に関する情報や各個人や部署が持っている知識や情報を集めて、ソフトウェアやクラウドサービス上で管理、検索することができるツールを意味します。例えをあげると、グループウェアやビジネスチャット、メール共有システムなどが挙げられます。

情報共有ツール導入のメリット

ナレッジの蓄積が可能

情報共有ツールを使うことで、日々の業務から得た情報や気づいたことなどを残しておくことができます。メモや紙文書に記載してしまうと、全ての社員に情報が共有しきれない可能性がありますが、ツールを活用することで、全てのユーザー会員が情報に触れることが可能となります。このようにナレッジやノウハウをツールを利用して共有しておくことで、業務の属人化も防ぐことができます。

情報管理が簡単になる

ほとんどの情報共有ツールはオンライン上で情報管理が行われているので、一元管理することができます。また、ラベル機能などによって、必要な情報を必要な時に簡単に探し出すことが可能です。安全対策の観点でも、情報公開の範囲やアクセス権限の設定することによって、セキュリティを強化することもできます。

多様な働き方にも対応

コロナウイルス感染拡大の影響で、今まで以上にテレワークや時差出勤を実施している企業が多くあると思います。これまではオフィスに出社して仕事をするのが日常で、情報共有は口頭やメールで行われていました。しかし、働き方が多様化している中で、以前と同じ方法で情報共有することは難しくなりました。オンライン上で管理できるツールを導入することによって、社外からでも社内のフォルダにアクセスできたり、場所を問わず誰でも同じレベル感で仕事をすることができます。

ツールを選ぶ際のポイント

必要な機能は備わっているか？

情報共有ツールには主に、ドキュメントの共有、タスクやスケジュールの管理、チャットやweb会議などの機能が備わっています。企業によって、必要な機能とそうでない機能があると思います。プロジェクトを管理することを目的として使うのであれば、タスク機能がより有用であるツールを探すなど、ツールに何を求めるのかを考え、作業環境にあったものを選ぶ必要があります。様々なツールがあり、それぞれ備わっている機能や料金が異なるため、自社のニーズと合っているのかを確認しましょう。

操作性は良いか？

社内の全体が ITツールに使い慣れているとは限りません。ユーザーとなる社員のITリテラシーに合わせてどちらのツールにするかを決めることも重要です。実際に使っていく上で、使いやすさというのは重要です。ツールの利用を定着させるためにも、機能を犠牲にして使いやすさを優先した方が良い場合もあります。とはいえ、実際に使ってみないとわからないこともあると思うので、ほとんどのツールに用意されている無料プランやお試しプランで一度試してみて、使い勝手や操作性を実際に確かめてから選ぶことをお勧めします。

検索性は良いか？

ツールに情報が蓄積された後、検索が簡単に行うことができるのかも重要になります。大量に蓄積されたデータの中から、求めている情報が探したい時にすぐ見つけられることができるのかを確認すると良いでしょう。候補ワード、関連ワードの表示の有無や、カテゴリやタグの使い分けなど様々な検索方法があります。キーワードでの検索スピードだけでなく、検索方法の種類や検索精度も確認しましょう。

まとめ

情報共有をスムーズに行うことで、業務が効率化し最終的には顧客満足度の向上につながるでしょう。情報共有を円滑に進めていくためには、いくつかのポイントや工夫を凝らし改善する必要があります。解決していきたい課題や、企業の目的に合わせて的を得たアイデアやツールを見定めて、より効率の良い情報共有を社内に浸透させていきましょう。

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