【情報共有】メール・ビジネスチャットの書き方！例文や注意すべきポイントもご紹介
メール・ビジネスチャットの書き方に迷っていませんか。
「情報共有の目的と内容は理解しているけど、どのように送ったらいいのか迷う。具体的な例文を見ながら書きたい」といった場合に、そのまま使える例文をご用意しました。
今回は、メールやビジネスチャットでの情報共有の際に役立つ例文と、注意点をご紹介します。情報共有のポイントを知って、業務の効率化につなげましょう。
情報共有のメリット
メールやビジネスチャットでの書き方をチェックする前に、なぜ社内での情報共有が重要なのかについて改めて把握しておきましょう。早速、社内で情報共有を徹底するメリットについて解説いたします。
社員同士のコミュニケーションが活性化する
社内で情報を共有し合うと、その過程で社員同士の連絡、相談などの時間が発生します。 そのため、情報共有のような「目的」を共有することで、自然な形でコミュニケーションが活性化することとなります。 たとえば、イベントなどを行いコミュニケーションそのものに注目して盛り立てようとすると、形だけで終わってしまう、参加できない・しにくい人が出てくるなどの問題が起こります。また、継続的に行うことは難しいものです。
しかし業務を進めるために副次的に生まれるコミュニケーションであれば、自然なコミュニケーションが継続的に発生します。
社内の状況が可視化される
社内の情報共有を徹底するのは、社内状況を可視化する意味も込められています。
情報共有がなされないと「誰が何の情報をもっているのか」「誰が何の仕事をしているのか」がわかりにくくなってしまうのです。そのため、業務を行ううえで必要な情報を得ることに時間や手間がかかり、業務効率が悪くなりかねません。 あらかじめ情報を共有しておくことで、必要な情報をすぐにキャッチできるため、日々の業務が進みやすくなるでしょう。
業務効率が向上する
社内の情報共有は、結果的にすべて業務効率の向上につながります。
業務効率が悪くなると社員に負担をかけるだけでなく、ストレスを与えることにもなるので、よいことは一つもありません。円滑な情報共有が行われることによって、確認作業などの空いた時間を本来の業務時間にあてられるようになります。社員それぞれのパフォーマンスが上がり、生産性もどんどん向上していくはずです。
仕事の属人化を防げる
情報がスムーズに共有されている企業では、誰もが同じようなノウハウやスキルを持っているので、トラブルが起きたとしても全員が対応できるようになります。
一部のメンバーにだけノウハウやスキルが集中しているチームは、そのメンバーがいない状態ではトラブルの解決に必要以上の時間がかかってしまうのです。最悪の場合は、企業の信用を失うこともあります。仕事の属人化は企業の生産力を低下させるものでもあるので、改善を行うためにも早めに情報共有の徹底を検討するべきでしょう。
主体性のある人材が育つ
普段から情報共有を徹底していると、自ずと主体性のある人材が育つようになります。
情報を伝えるというクセがつくので、自主的に情報を共有しようと動く社員が増えるのです。結果、さまざまなシチュエーションでも積極的に行動できる人材が増えるため、会社の利益の向上にもつながっていくでしょう。
情報共有が上手くいくメールの例文
情報をうまく共有する際は、いくつかのポイントを押さえたうえでメールを作成することが大切です。メールの例文を紹介いたしますので、定型文として活用してみてください。
日報を送る場合
日報を共有するときは「報告事項の整理」「1日を通して得た成果の共有」の2点に注意して作成しましょう。
——————
件名：6月1日（水）日報名前
本文：
〇〇課長
お疲れ様です。営業部の〇〇です。
本日の業務について、以下の通り報告いたします。
【本日の業務内容】
9:00朝礼後、メールチェックと返信
9:30営業先に移動（△△駅〜△△駅）
11:00〇〇社納品（製品番号：00000）
13:00〇〇社定期訪問新商品の案内
14:30移動時間（△△駅〜△△駅）
15:30帰社
16:00ミーティング
17:30〇〇社向けの提案資料作成
18:00退社
【報告事項】
〇〇社より現在発注いただいている商品（製品番号：00000）についてご意見をいただきました。詳細内容は添付ファイルにまとめておりますので、ご確認よろしくお願いいたします。
進捗を報告する場合
進捗を報告するときは、「進捗状況」「目標の達成について」「目標との差異」の3点に注意して作成しましょう。
——————
件名：△△プロジェクトの進捗状況について
本文：
〇〇課長
お疲れ様です。営業部の〇〇です。
△△プロジェクトの進捗状況について、以下の通り報告いたします。
【売上】
1,000,000円
【目標達成率】
90%
【未達成の原因】
・店舗によって売上が大きく異なり、品切れになった店舗があった
・イベント当日に天候が悪くなり、期待していた集客が望めなかった
【今後の対応】
近隣店舗の連携を深め、在庫を共有するシステムを整える
議事録を共有する場合
議事録を共有するときは「議事録の日時」「議題」「決定事項」「課題」の4点に注意して作成しましょう。
——————
件名：6月1日（水）定例会議の議事録
本文：
営業部各位
お疲れ様です。営業部の〇〇です。
定例会議の議事録を作成いたしましたので、ご確認よろしくお願いいたします。
【日付】
6月1日（水）14:00〜15:00
【議題】
週刊報告と6月の営業目標
【決定事項】
・コンペのテーマと開催日時
・8月から導入する情報共有ツールの運用開始日
【今後の課題】
社内SNS担当責任者の選定
情報共有メールの注意したいポイント
情報共有は目的によって伝えるべき内容は変わりますが、共通して気を付けるべきポイントがあります。
具体的に紹介いたしますので、誰もがわかりやすく見やすいメールを心がけましょう。
件名をわかりやすく工夫する
普段のメールでも注意すべきポイントですが、社内の情報共有を行う際のメールでも件名はわかりやすく工夫を行ってください。
件名を確認しただけで、メール本文の大まかな内容を想像できるのがベストです。業務が忙しくなると、件名で確認不要と判断する方は珍しくありません。
情報の読み飛ばしを防ぐためにも、件名では「誰が」「何を」伝えたいのかをしっかりと記載しましょう。わかりやすい件名を設定すると、検索しやすくなるのでメールの見落としも防ぐことができますよ。
CCの付け方に気を付ける
情報共有を行う際は、CCの付け方にも気を配るようにしましょう。
CCを付けるケースは「チーム内で同時に報告したい場合」と「他の人にも内容を共有したい場合」が基本です。しかし、CCを使うときのニュアンスには「直接やりとりをする必要はないけれど、念のために情報を共有しておきたい」という意味が含まれます。
そのためCCを利用する場合は、きちんと意味を理解したうえで使うようにしてくださいね。ちなみに、普段のメールでCCに自分の名前が含まれている場合は返信しても問題ありませんが、情報共有の場合は返信しないほうが無難です。
不明点があれば、個別に連絡をしたほうが本筋のやりとりを邪魔せずに済むでしょう。
短時間で情報をチェックできる本文にする
わかりやすい情報共有メールのポイントは、短時間で情報をつかめる本文にすることです。結論や最も伝えたい内容は、最初に記載すればより情報を把握しやすくなります。
さらに、なるべく長文にならないよう、伝えたい内容は箇条書きにまとめ、読み手が視覚的に把握しやすいような本文にするとよいでしょう。どうしても情報量が多く長文になってしまうケースは、別でファイルにまとめて添付すると簡潔でわかりやすいメールを作成できます。
緊急度や期限を明記する
共有する情報の内容によっては、読み手のアクションが欲しいこともあるでしょう。その際は、必ず緊急度の高さや、特定の日時を明記して期限を明確にすることが大切です。
注意したいのは、緊急性の高い情報を共有する場合です。クレームの発生などで迅速な対応が求められるときは、件名に【至急】と記載してください。
ただし、使いすぎると現場に混乱をもたらす恐れがあります。情報を共有する場合は、緊急性が高いかどうかをしっかりと見極めるようにしましょう。
情報共有が上手くいくビジネスチャットの例文
社内の情報共有には、ビジネスチャットを利用する方法もあります。
ビジネスチャットはメールよりも視認性に優れているためスピーディなやりとり向きで、複数人での情報共有もしやすいのが特徴です。
スムーズに情報を共有できるビジネスチャットの例文について、目的別に紹介いたします。
日報を送る場合
基本的に、ビジネスチャットにおいてもメールでの情報共有と同様に「報告事項の整理」「1日を通して得た成果の共有」を記載します。
——————
TO営業部〇〇さん
本日の業務について、以下の通り報告いたします。
【本日の業務内容】
9:00朝礼後、メールチェックと返信
9:30営業先に移動（△△駅〜△△駅）
11:00〇〇社納品（製品番号：00000）
13:00〇〇社定期訪問新商品の案内
14:30移動時間（△△駅〜△△駅）
15:30帰社
16:00ミーティング
17:30〇〇社向けの提案資料作成
18:00退社
【報告事項】
〇〇社より現在発注いただいている商品（製品番号：00000）についてご意見をいただきました。詳細内容は添付ファイルにまとめておりますので、ご確認よろしくお願いいたします。
進捗を報告する場合
チャットで進捗を報告するときも、「進捗状況」「目標の達成について」「目標との差異」の3点を押さえて記載しましょう。
——————
TO営業部〇〇さん
△△プロジェクトの進捗状況について、以下の通り報告いたします。
【売上】1,000,000円
【目標達成率】90%
【未達成の原因】
・店舗によって売上が大きく異なり、品切れになった店舗があった
・イベント当日に天候が悪くなり、期待していた集客が望めなかった
【今後の対応】
近隣店舗の連携を深め、在庫を共有するシステムを整える
議事録を共有する場合
議事録を共有するときは、メールの場合と同じように一覧で「議事録の日時」「議題」「決定事項」「課題」の4点に注意して作成しましょう。
——————
件名：6月1日（水）定例会議の議事録
TO営業部メンバー
定例会議の議事録を作成いたしましたので、ご確認よろしくお願いいたします。
【日付】6月1日（水）14:00〜15:00
【議題】週刊報告と6月の営業目標
【決定事項】
・コンペのテーマと開催日時
・8月から導入する情報共有ツールの運用開始日
【今後の課題】
社内SNS担当責任者の選定
<h2>情報共有ビジネスチャットの注意したいポイント</h2>
ビジネスチャットでの情報共有は、例文からもわかる通り、メールの場合よりも簡潔な内容が求められます。
チャットで情報を共有する注意点を解説いたしますので、ぜひ参考としてお役立てください。
必要な人には通知を入れる
ビジネスチャットで情報共有をする場合は、必要な人に通知を入れるようにしましょう。
ビジネスチャットは複数人でスムーズなやりとりができる分、情報が流れやすい欠点があります。そのため、誰にあてた情報なのかを明記しなければメッセージを見落とす恐れがあるのです。
とくに、一度にたくさんのチャットのやりとりがあると、そのリスクは格段に高まります。確実に情報を共有するためにも、必ず情報を共有したい人には通知を入れてからチャットを送るように心がけてください。
過去のメッセージを検索する際も、自分宛てたメッセージを条件に絞り込むことができるので、通知された相手は後からメッセージを確認しやすくなるでしょう。
絵文字やスタンプも活用する
ビジネスチャットでの情報共有は、絵文字やスタンプの使用も効果的です。
絵文字やスタンプの活用によって「既読」「ありがとう」「賛成」「了解」などといった気持ちを表現できます。文字を入力するよりも早く応えられるため、仕事のスピードも上がります。
メールの情報共有とは異なり、スタンプをうまく使うことで「誰が確認したのか」を確実にチェックできるので、情報を見逃す人が少なくなるでしょう。
また、文字だけのコミュニケーションにスタンプが入ると、チャット内の堅苦しい印象がなくなり、社員同士のコミュニケーションも活発になる傾向があります。
ただ、社外の方に情報を共有するときに、習慣的にスタンプを使ってしまわないようにしましょう。スタンプは関係性によって使い分けることをおすすめします。
無駄になるような挨拶文は入れない
メールの情報共有では冒頭に挨拶文を入れるのが基本ですが、ビジネスチャットでは控えるようにしましょう。ビジネスチャットでのやりとりは時系列でどんどん流れていくので、メールのような挨拶文は読みづらさにつながってしまうからです。
ビジネスチャットは前の話の続きがスピーディに連なるため、堅苦しい挨拶文が情報の要点をつかみにくくさせるといってもよいでしょう。またビジネスチャットの魅力は、スムーズに、そして気軽にやりとりができること。
メールの文面に記載されるような堅苦しい挨拶文があると気軽さが失われる恐れがあります。チャットの冒頭に挨拶文を入れる場合は、「お疲れ様です」などのように簡単なものに留めるようにしてください。
まとめ
社内の情報共有は、チームや企業内の業務効率や、社員一人一人の生産性を上げるためにも欠かせないものです。情報を共有する方法はメールやビジネスチャットがありますが、ツールや目的別に違いはあっても共有する情報のポイントは同じです。
簡潔にどのような点を伝えればよいのかを押さえておけば、社内の情報共有で失敗することはありません。ただし、メールやビジネスチャットで注意すべきポイントは異なるので、自分が情報共有に使っているツールごとの特徴をよく把握しておくようにしてください。
もし情報共有の内容に困った場合は、メールやビジネスチャットそれぞれの例文を参考に作成してみましょう。社内の人がすぐに情報を把握できるような内容を作成し、自分だけではなくチーム全体の業務効率の向上を目指してください
