知っておきたい！英語によるマニュアル作成の手順と有効なツール
知っておきたい！英語によるマニュアル作成の手順と有効なツール
海外に住むユーザーや自社の外国語話者に対して、サービスの理解度アップ、業務効率の改善を促す方法の一つに、言語に応じたマニュアル作成があります。しかし、海外向けのマニュアル作成に難しさを感じる人も多いと思います。そこで今回は、英語を例にマニュアル作成の手順と有効なツールをご紹介します。ぜひご活用ください。
Contents
海外向けマニュアルを作成するメリット
海外向けに英語のマニュアルを作成する場合、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
海外のユーザーを獲得できる
グローバル化が進む中、開発した製品やサービスを日本に限らず海外で販売するケースも増えています。製品やサービスを適切に使ってもらうためには、マニュアルが必要です。そもそも使い方がわからなければ、海外ユーザーの獲得は難しいでしょう。その地域の言語で書かれたマニュアルを作ることで、海外のユーザーを獲得でき、市場を拡大することが可能です。英語を母国語、もしくは第2言語として使用している人は多いため、英語のマニュアルは海外ユーザーの獲得に貢献するでしょう。
人手不足を解消できる
少子高齢化が進む中、人材確保が課題になっている業界や会社も多いですよね。人手不足を解消する方法として、国籍にかかわらず海外出身の人材を雇うことに積極的な会社も増えてきています。ただ、日本語がわからない海外出身者の場合、仕事の内容や作業手順を一から教えていくのは大変です。海外向けのマニュアルを用意しておくことで、効率的に操作方法や仕事内容を伝えられます。
基本的なことから口頭などで説明すると、教育担当者の負担も大きくなります。通常の業務と並行しながら教育する場合、教育担当者の通常業務が滞ってしまうことや、教育時間を充分に確保できないことがあります。海外向けマニュアルを作っておき、わからないことは聞いてもらうようにしておくことで、仕事の内容を正しく伝えることができ、早く仕事を覚えてもらうことにつながります。
海外向けマニュアルの作成手順
海外向けマニュアルを作成する場合、まずは慣れ親しんだ日本語でマニュアルを作成し、その後英訳するという流れで作ります。具体的な手順を見ていきましょう。
作成スケジュールを立てる
マニュアル作成に必要な期間や工数、人材を考慮した上で、スケジュールを立てます。最初にスケジュールを立てておくことで、通常業務との並行がスムーズになり、必要な時期にリリースすることが可能になります。海外向けマニュアルの作成では翻訳が必要なので、そのための人材確保やスケジュール調整も必要です。
マニュアル作成の目的を明確にする
誰に向けたマニュアルか、どのようなシーンで使うのかといった目的をはっきりさせましょう。そうすることで、作り始めてから内容がブレてしまうのを防げます。たとえば初心者向けなら専門用語を使わないなど、読み手にマッチした表現を選ぶことも大切です。
目次や構成を決め、内容を肉付けする
いきなり文章を書くとまとまりのないマニュアルになってしまいがちです。まずは目次や構成などの骨組みを決め、その後内容を肉付けしていく流れで行いましょう。目次があることで、知りたいことがどのページにあるかがわかりやすくなります。
文字の大きさやフォントなどのフォーマットを統一させておくことで、見た目がきれいになり、読みやすくなります。適度に画像や図表を入れたり、文字の装飾をしたりするのもおすすめです。読み手にわかりやすい文章を心がけましょう。
マニュアルを英訳する
完成した日本語マニュアルを英訳します。会社内に英語への翻訳ができるスタッフがいる場合は社内で英訳ができますが、そうでない場合は翻訳会社や外部の翻訳家に依頼しましょう。読んだときに違和感がないか、おかしな表現はないか、英訳後のネイティブチェックも必要です。
海外向けマニュアルを作る際の注意点
こちらでは、海外向けマニュアルを作成する際の注意点を5つご紹介します。
機械翻訳を使用する際は注意
最近は無料で使える機械翻訳サービスも多く、簡単に英訳ができます。機械翻訳は便利ではありますが、意味のわからない文章になることも多く注意が必要です。主語や目的語を省略してしまうと、日本語では意味が通じても、機械翻訳で英訳すると意味が伝わらなくなってしまう場合があります。機械翻訳は、部分的な補佐としての使い方がよいでしょう。
マニュアルに関する各国の規定をチェック
海外ユーザー向けのマニュアルは、発行する国の法律に沿った内容にする必要があります。国によっては、表記のルールや規定がある場合があります。海外向けのマニュアルを作成する際は、該当の国の決まりごとを事前にチェックしておくことが求められます。
文は短く、簡潔に
日本語のマニュアルを英訳するため、最初に作る日本語のマニュアルをわかりやすくする必要があります。まわりくどい表現は避けて、簡潔に書きましょう。箇条書きを活用することでわかりやすくなります。ダラダラとした長い文ではなく、短めの文にすることもポイントです。
業界用語に注意
マニュアルによっては専門的な言葉や業界用語が出てくるケースもありますよね。わかりやすい言葉にいい換えるか、どうしても専門用語や業界用語を使う場合は省略せずに正式名称で表現するようにしましょう。
元原稿を頻繁に変更しない
日本語のマニュアルを英訳するため、元となる日本語のマニュアルが頻繁に変更されると英訳のやり直し作業が増えてしまいます。マニュアルの更新が必要な場合もありますが、不必要な変更は避け、英訳は元原稿が固まってから進めましょう。
マニュアル作成を手助けしてくれるツールの紹介
株式会社WESEEKが提供する「GROWI.cloud」というツールがあります。
特徴
- Markdown記法をベースに、テキストや図表もどんどん書ける強力な編集機能
- 検索エンジンにElasticsearchを採用しており、欲しい情報が早く正確に見つかる
- 料金がユーザー数に左右されない月額固定制なので、コストパフォーマンスが高い
- LDAP/OAuth/SAML など様々な認証方式に対応しており、セキュリティ性が高い
GROWI.cloudは様々な企業で導入いただいています。
- プランベーシック 月額￥5,500 25人×2app 最大50人まで
- ビジネススタンダード 月額￥15,000 75人×3app 最大225人まで
- ビジネスプロ 月額￥42,000 6app ユーザー無制限
- エンタープライズ お問い合わせ
社内や社外のナレッジ情報を共有できるwikiツールで、企業や大学の研究室など、さまざまな場所で活用されています。日本語だけでなく英語、中国語にも対応しているため、グローバルビジネスにおいても便利でしょう。
社外と情報を共有する際のセキュリティーやカスタマイズ性が高いことが特徴です。編集機能も強く、操作画面上で図表の作成はもちろん、スプレッドシートの埋め込みも可能です。多人数が同時にリアルタイムで編集することが可能なため、チームでの運用にも向いています。編集履歴の自動保存機能や、過去の履歴閲覧機能も付いています。
バックアップもできるため、もしものときにも安心です。クローズな環境に向けたプライベートクラウドにも対応しています。マニュアル作成には時間も労力もかかるため、便利なツールを使うのもおすすめです。
まとめ
ビジネスにおいてもグローバルな視点が求められる中、海外向けのマニュアル作成を検討することも多いですよね。海外向けのマニュアルを作っておくことで、海外ユーザーや、国籍にかかわらずに人材を確保できます。 業務の効率化に対してさまざまなメリットを得られます。
海外向けのマニュアル作成は、まず日本語でマニュアルを作り、その後英訳するという流れです。専門性や簡潔さを考慮し、読み手に合わせてわかりやすいマニュアルを作りましょう。マニュアル作成を負担に感じる場合は、便利なツールを活用してみてはいかがでしょうか。
