議事録は皆で取る!おすすめ社内wiki GROWI.cloud

議事録について理解する

議事録を取る目的

会議で議事録を取る目的。それは大きく分けて2つあります。

  1. 会議参加者全員の発言の内容を明確に残しておくため
  2. 会議の内容を効率よく共有するため

会議参加者全員の発言の内容を明確に残しておくため

会議では、参加者による様々な発言やアイデアが飛び交います。それらの中には、今後の部署やプロジェクト、或いは会社の経営方針にまで影響を及ぼすものも行き来するでしょう。

しかし、それらの発言やアイデアを残っていなければ、「参加者の誰の発言だったのか」「責任の所在はどこにあるのか」などが見えづらくなり、会議で出たネクストアクションの足かせにもなってしまいかねません。

そのために、議事録では「参加者の発言の内容」を明確にしておく必要があります。

会議の内容を効率よく共有するため

会議で出た話を共有するためにも議事録を取るべきです。会議に参加できなかった人への共有の役割があり、それのみならず会議の内容を再確認したい場合にも議事録を取ることは必須と言えます。

複数人で議事録を取ることのメリット

前項で議事録を取ることの目的を紹介しました。

そんな議事録を1人で取るのではなく、複数人でしかも同じタイミングで取ることができればどんなメリットを享受できるでしょうか?

この記事では以下の5つのメリットを紹介します。

  1. 議事録を取る時間を短縮できる
  2. 会議の時間短縮につながる
  3. 議事録の質を向上できる
  4. プロジェクトや部署の業務の効率化につながる
  5. 議事録取りのOJTがしやすくなる

議事録を取る時間を短縮できる

このメリットは恐らく容易に想像しやすいでしょう。複数人で書くことで1人で書くよりも聞き洩らしや誤字脱字が減り、会議のスピードに議事録が追いつかないというケースを発生しにくくしてくれます。

この議事録を取る時間の短縮が次の項の会議の時間短縮に繋がります。

会議の時間短縮につながる

会議の中には互いが白熱しすぎて予定の時間をオーバーしてしまうということはよくある話でしょう。このケースは、発言者のマネージングを議長が行うことで時間の管理をすることはできます。

しかし、議事録が追いつかない。このケースでは、もし1人で議事録を取っていた場合、議長が代わりに議事録を取ったとしても必ずしも解決できるものではないでしょう。

このように、1人で議事録を残していると周りの助けを中々受けることが難しいという状況が発生してしまい、会議の時間短縮を困難にしてしまう要因ともなります。

そこで、複数人で議事録を取れるようにしておくことで、例え1人が会議の内容に追いつかなくても周りの書記に手助けをしてもらうことができます。

それにより、「議事録が追いつかない」ことでの会議時間の延長は発生しにくくなるでしょう。

議事録の質を向上できる

前項で少し述べた、複数人で議事録を取ることで周りの書記に手助けをしてもらうことができるという点ですが、その周りの手助けを可能にすることによって「会議時間の短縮」のみならず「議事録の質の向上」にも貢献できるでしょう。

質の高い議事録とはどういう議事録なのでしょうか?それは「「5W1H」がおさえてあり、誰が見ても要点を一目で確認することができる議事録」といえるでしょう。これは議事録を取る目的の2つ目にあたる「会議の内容を効率よく共有するため」にも大きく関わってくるところでしょう。

そんな質の高い議事録を作るには、1人で議事録の書記をしていては育成コストがかかってしまいます。複数人で議事録を取ることで、「5W1H」がおさえられた質の高い議事録を作成することができます。

プロジェクトや部署の業務の効率化につながる

複数人で議事録を取ることで、質の高い議事録を作成することができるようになるので次は業務の効率化にもつながるでしょう。

「5W1H」がおさえられ読み手に分かりやすい議事録は、プロジェクトの方針や次の施策を鮮明にし、プロジェクトに関わる人たちが効率的に行動できるようにしてくれます。

議事録取りのOJTがしやすくなる

複数人で議事録を取るができるようになることで最終的にはプロジェクトや部署の効率化にまでつながりました。

しかし、1人1人の議事録を取るレベルの向上は会議の効率化や業務の効率化のためには継続して取り組むべきでしょう。

そこで必要なのが議事録を取る社員の育成ですが、複数人で議事録を取ることができる環境が整っていれば、実際の会議の議事録を取りつつ教育ができるOJTが行えます。

このOJTが行えることで、教育に対する負担を減らすことも可能かもしれません。

社内wiki GROWI.cloudを使って複数人で議事録を取ってみよう

これまで複数人で議事録を取ることができるとどんなメリットを享受することができるのか紹介してきました。

では、実際に複数人で議事録を取るためにはどのようなツールを使えばよいのでしょうか?

今回は複数人で議事録を取るのにおすすめな社内wikiツールのGROWI.cloudを紹介します。

GROWI.cloud とは

GROWI.cloudWESEEKが開発した社内wikiツールです。

Markdown で編集が可能なほか、月額固定制によるプロジェクトの規模の変動にも柔軟に対応できるサービスです。

そして、GROWI.cloudの特徴的な機能が同時多人数編集機能(HackMD)です。

この機能により、議事録を複数で同時に作成することができます。GROWI.cloudを活用して社内でストレスフリーな会議を開いてみませんか?