会議の議事録における必要項目とは?書き方のコツやテクニックも併せてご紹介

2022-03-23

会議風景

社会人として働く上で議事録を取るシーンは何度も発生するでしょう。しかし、作成に慣れてない方や初めて議事録を作成する方にとっては、何をどのように記録してよいのかわからないこともあるでしょう。そこで、この記事では議事録を作成する際に意識すべきポイント、振り返りやすい議事録の項目やコツ、シーン別での注意点を併せてご紹介します。

議事録を取る目的やメリットとは

議事録を取る目的は、会議や打ち合わせで話題にあがったこと、決定事項などを記録として残しておくことです。また、会議に参加していなかった社員に内容を共有する役割も担っています。機械的に会議内容を記すのではなく、決定したことや今後の方針を簡潔に伝えなければなりません。また、議事録をとるメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。議事録を取るメリットを理解すると、ほとんどの企業で会議時に議事録をとる理由がわかるかと思います。

内容を改めて確認できる

議事録をとることで、会議中の「言った」「言わない」のトラブルを避けることができます。また、会議がテンポよく進めば進むほど、誰が・何を言ったかを全員が覚えておくことは難しくなるでしょう。しかし議事録で内容をしっかり記録しておけば、忘れた部分があっても振り返ることができます。

決定内容・担当・締切期限を明確化できる

会議中には、個々が進めるべきタスクが決定することもあります。そうした場合、議事録には決定内容・担当・締切期限を記載しましょう。議事録に役割やタスクの概要を記しておけば、口約束で終わらせず、業務として遂行しやすくなります。

次回会議への課題を共有できる

会議中に課題が出された場合、すぐ改善できるのか、次回に持ち越すのかその進捗状況を記録として残します。議事録は次回会議への課題を共有し、会議をつなげていく役目も持っています。長期スパンで進捗を追うべき案件などは、議事録を経過の記録として活用するとよいでしょう。

議事録を取る際のコツやポイントとは

議事録は不特定多数の社員が読むため、内容のわかりやすさが最重要です。ここからは、議事録を取る際のコツ・ポイントをお伝えしていきます。重要なポイントを押さえておけば、誰でも優れた議事録が作成できるようになります。

議事録専用のメモを用意する

たとえショートミーティングであっても、機械とは違って会議の内容を正確に記憶することはできません。議事録の作成イメージを持ちながらメモを取りましょう。発言を記載するときには、必ず発言者自身も忘れずにメモをとりましょう。また、メモを取るときには、情報を無理に整えようとする必要はありません。この段階では、できる限りたくさんの情報を書き残していきましょう。最後に精査する際に、不要な情報を削除すればよいのです。注意したいのが、重要な数字や単語は漏らさず記載することです。数字や単語に曖昧な部分があれば、議事録としての役割を果たすことができません。会議中に重要な数字・単語が出てきた場合には、必ずメモをとりましょう。パソコンやスマホにするのか手書きのアナログにするかは、好みや使用頻度によって最適な方法が異なります。一つの方法として「ボイスレコーダー」を使用して録音し、録音を聞きながら議事録を書き起こすこともあります。しかし録音を聞き直す手間が生じる上、目に見えて確認できないので時間がかかるという短所があり、あまりおすすめできません。

誰にでもわかりやすく書く

議事録は多くの人が読むものであり、長期保管されるので、読み返されることを前提として作成しなければなりません。自分だけでなく、読み手にとって理解しやすい文章を作成する必要があるのです。テキストがベースになるため、大切な箇所をわかりやすく強調するなどして、見やすくいデザイン構成になるように心がけましょう。たとえば、なるべくシンプルな表現を心がけ、箇条書きを取り入れるなどの工夫も必要です。会議に出ていない人でもスムーズに読み進められるよう、伝わりやすい表現も心しましょう。

疑問点は必ず確認する

会議中や発言の意図でわからなかった点や「自分以外の人が読んだときにわかりにくいかもしれない」と不安がよぎるときには、担当者に質問をして確認作業をしておきましょう。理解が浅いまま議事録作成をしてしまうと、後々困ることになります。議事録の要点は、しっかりと把握できるまで確認しましょう。

会議後に期間を開けずに作成する

人の記憶には限界があるため、記憶が鮮明な間に作業にとりかかるのがベストです。メモ取りはあくまでも、記憶を助けるためのものと考えておきましょう。通常、議事録作成開始は、会議終了後24時間以内が適切と言われています。可能な限り迅速に議事録作成に取り掛かれるように、会議開始前に、開催日時やテーマなど埋めておける部分は埋めておくと気持ちが楽です。早い段階で議事録ができ上がれば、それだけ不参加者に対する共有速度も早めることができます。

実際に議事録を取る上での必要項目

ここからは、実際に議事録を作成していく上で気を付けるべき点や必要項目について解説していきます。原則として、「伝わりやすい議事録」を作成するには、「5W1H」を意識した文章作成していきましょう。

【5W1H】

・When:いつ(ミーティング日程や時間)

・Where:どこで(ミーティングが実施された場所)

・Who:誰が(ミーティング参加者)

・What:何を(テーマ)

・Why:なぜ(ミーティングの目的)

・How:どのように(ミーティングの開催形式)

これら「5W1H」を押さえた議事録内容であれば、見栄え良く理解しやすい内容にできるうえ、漏れを防ぐことができます。5W1Hを踏まえた上で、具体的に必要な項目を次のように設定していきましょう。

ベーシックな議事録テンプレート

議事録を作成していく際には、効率よく限られた時間の中で、理解しやすい議事録を作成したいですよね。そうしたときには、テンプレートを活用することをおすすめします。今回は、どのようなシーンの会議であっても記すべき項目をテンプレートとしてまとめました。次の項目からをテンプレートとして活用してみてください。

■会議の目的

会議の目的やテーマについて記載します。複数にわたって内容がある場合、箇条書きにすると良いでしょう。ここは一番はじめに目がいくところです。言葉選びには細心の注意を払いましょう。

■日時

開催日時を記載します。当たり前ですが、日時を間違えると後で辻褄があわなくなり記録データを後追い出来なくなってしまいます。

■場所

ミーティングの開催場所を記載します。社内ミーティングの場合は会議室名を記載し、社外ミーティングの時には、場所を記載してください。ミーティングの場所が社内と社外では、移動時間もかわってきます。記入漏れには気をつけましょう。

■参加者

ミーティングの参加者を記載します。もしクライアントが参加している場合は、敬称を忘れずにつけましょう。記載の順序は、役職上位から列記して自分は最後に位置付けをします。

■テーマ内容

時系列もしくはテーマ別にして記載します。簡潔かつ記載漏れのないようにしましょう。

■会議決定事項

会議で決まっていることや計画の担当者とその期限を明記します。議事録の中で一番大事な箇所なので抜け目なく取り掛かりましょう。

■懸念することや課題

会議中で浮き彫りになった懸念することや課題を明記します。もし改善策が会議中持ち上がらなかった時は、次回会議まで引き継がれるケースもあるでしょう。議事録に書き留めておくことによって、次回会議で話すべき内容がクリアになります。

■参照資料

会議で使った資料を添付もしくは、保存先を明記します。議事録ないで添付資料を参照しての発言があった場合には、参照すべき資料と位置を明確にしておくと親切です。

以上、ベーシックな議事録テンプレート例になります。活用すれば、議事録の作成に慣れていない人でも抜け漏れのない議事録を作成できます。

シーン別の議事録をとる際のポイントや注意点

ここまで議事録の基本について解説してきましたが、議事録を取る場面にはさまざまなシーンがあるでしょう。それではいくつかのシーン別に議事録を取るポイントや注意点について解説していきたいと思います。

社外ミーティングで議事録を取る場合

社外ミーティングでは、議事録を顧客や取引先に共有するケースもあります。ミーティングが開始する前に先方の参加者を把握しておくのはもちろん、テーマの進捗について詳しく知っておくことが大切です。敬称や敬語の使い方にも細心の注意を払って作成しましょう。社内であれば敬称を略すこともありますが、社外の人に対して敬称を付けて記載するのが一般的です。

英語で議事録を取る場合

外資系や海外取引のある会社に勤めていれば、英語で議事録を作成することもあり得るでしょう。議事録の大まかな趣旨は日本語のものと変わりませんが、表記の仕方に若干の違いもあります。たとえば会議のタイトルは、日本語バージョンと同様に一目で何についての会かがわかるようにしましょう。また開催日時の表記について、海外とのミーティングであればタイムゾーンを明確にするのがベターです。

その他のシーン

ここまで月次会議を想定した議事録には触れてきましたが、場合によっては、「日次会議」や「週次会議」になることもあるでしょう。その際は、月次会議の内容を短く凝縮して議事録を作成すると考えていいでしょう。

まとめ

今回は、会議の議事録における必要項目や書き方のコツなどを解説してきました。議事録をこれから作成する方には、参考になる部分が見つかったのではないでしょうか。ぜひ本記事内のテンプレートも参考にしながら作成してみてください。