議事録取りには最適なツール社内wikiの特徴をご紹介

はじめに

皆さんは会議の議事録をどんなツールを活用して取っていますか?

この記事で紹介する社内wikiを活用して議事録を取れば、議事録の情報を管理しやすいのみならず会議に参加できなかった人や内容を見返したい人への共有のツールとしても活かすことができます。

そんな社内wikiの特徴と、選ぶ際の押さえておくべきポイントについて解説します。

議事録取りには最適な社内wikiの特徴

議事録を取るのに最適なツール社内wikiの特徴について解説します。

主な特徴は以下の3つです。

  1. 議事録の整理整頓がしやすい
  2. 過去の議事録を検索して見返しやすい
  3. 複数人で議事録を取ることができる

議事録の整理整頓がしやすい

社内wikiを活用して議事録を残しておくことで、整理整頓がしやすくなります。

社内wikiは階層ごとにページを用意して情報を管理します。この階層構造により、以下のような議事録の管理を実現できます。

階層構造の例

- ○○部
    - 「会議議事録」
        - 「YY年」
            - 「◬◬月」
            - 「○○月」
            - 「□□月」
        - 「YY年」
            - 「◬◬月」
            - 「○○月」
            - 「□□月」
    - 「会議資料」
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このように社内wikiを活用すれば議事録の整理整頓がしやすくなります。

過去の議事録を検索して見返しやすい

社内wikiを活用して議事録の整理整頓がしやすいことにより、過去の議事録を検索して見返しやすくなります。

社内wikiでは、議事録やほかのページをキーワードで検索できるようになっているツールが多く、議事録と検索するだけで過去の議事録のリストを手に入れることができます。

前項で紹介した階層構造での管理のほかにも、タイトルに「○○についての会議」としておくことでピンポイントで検索しやすくなります。

複数人で議事録を取ることができる

社内wikiツールのGROWI.cloudには同時多人数編集機能が備わっており複数人で同時に議事録を取ることができます。

複数人で議事録を取ることで会議の進行をスムーズに進めることができます。

他の複数人で議事録を取ることのメリットについては以下の記事で詳しく解説していますのでぜひご覧ください。

議事録は皆で取る!おすすめ社内wiki GROWI.cloud

社内wikiを選ぶ際に押さえておくべきポイント

ここからは、社内wikiを選ぶ際の押さえておくべきポイント3つについて解説します。

  1. 使いやすいかどうか
  2. 権限の付与など管理者に優しい機能があるかどうか
  3. 料金体系は組織の規模にあっているかどうか

使いやすいかどうか

使いやすいかどうか特に検索しやすいかどうかは導入後の社内への浸透をスムーズにするためにも要チェックです。

検索のしやすさは、検索しやすい位置に検索窓があるかや検索後に出てくるページの一覧が見やすいかどうかなどをチェックするとよいでしょう。

社内wikiには無料でお試しができるツールもあり、そのトライアルを利用して実際の使用感を確認しておきましょう。

権限の付与など管理者に優しい機能があるかどうか

議事録に残す内容の中には特定の人のみが見れるべきものもあるかと思います。

社内wikiは特に制限がなければ、誰もが自由にページを作成・編集して情報をストックし、他の人が書いた情報を閲覧できます。

そのため、社内wikiの管理者が閲覧や作成できる範囲を決める必要があります。

そのように権限の付与に関しての機能がついているかどうかは社内wikiを選ぶ際に押さえておくべきでしょう。

料金体系は組織の規模にあっているかどうか

社内wikiツールには月額固定制のものとユーザー数課金の2種類のどちらかの料金体系になっていることが多いです。

組織の状態によってそれぞれにメリット・デメリットあるので、その状態にあった料金体系を見つけておくというのも選定の際には重要なポイントでしょう。

まとめ

議事録に最適なツール社内wikiの特徴とその選定の際に押さえておくべきポイントについて解説してきました。

議事録の管理に苦労している方や過去の議事録見返すのに苦労している方はぜひ社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか?