オンライン会議の議事録を取るなら社内wikiで!

昨今の社会情勢の影響もあり、話題になっているテレワーク。導入する企業様もどんどんと増えてきています。

それに伴い、必然的に増加するのがオンライン会議。皆さんはどのようにオンライン会議の議事録をとっていますか?

本記事ではオンライン会議の議事録としておすすめな社内wikiについて、その特徴とおすすめする理由について解説していきたいと思います。

社内wikiとは?

社内wikiとは、文字通り社内版Wikipediaのようなツールのことで、社内情報や個人の持つノウハウを社内全体で共有・蓄積し、誰もが活用できるようにサポートするソフトウェアのことです。

導入することで情報共有がスムーズになるだけでなく、社内に必要な知識や情報の管理が容易となるため、業務の改善・効率化を期待することができます。

議事録を取る必要性

そもそも、なぜ会議で議事録を取る必要があるのでしょうか。この理由は大きく二つに分けることが出来ます。

  1. 会議参加者全員の発言の内容を明確に残しておくため
  2. 会議の内容を効率よく共有するため

会議参加者全員の発言の内容を明確に残しておくため

会議では、参加者による様々な発言やアイデアが飛び交います。それらの中には、今後の部署やプロジェクト、或いは会社の経営方針にまで影響を及ぼすものも行き来するでしょう。

しかし、それらの発言やアイデアを残っていなければ、「参加者の誰の発言だったのか」「責任の所在はどこにあるのか」などが見えづらくなり、会議で出たネクストアクションの足かせにもなってしまいかねません。

そのために、議事録では「参加者の発言の内容」を明確にしておく必要があります。

会議の内容を効率よく共有するため

会議で出た話を共有するためにも議事録を取るべきです。会議に参加できなかった人への共有の役割があり、それのみならず会議の内容を再確認したい場合にも議事録を取ることは必須と言えます。

オンライン会議でも議事録を取る必要性

もちろん、オンライン会議でも議事録を取ることは欠かせません。むしろ、対面での会議以上に重要です。

なぜならば、テレワークではテキストコミュニケーションが主なコミュニケーション手段だからです。

オンライン上でのテキストコミュニケーションは、基本的に多少のタイムラグが発生してしまいます。そうした中で議事録なしに会議内容の確認や共有を行おうとすると、どうしても時間がかかってしまいます。

ですが、議事録を適切に記録・管理しておけば、こうした事態を防ぐことが出来ます。

ですので、オンライン会議の議事録を残しておくことは、対面での会議以上に必要なのです。

オンライン会議の議事録として社内wikiをおすすめする理由

なぜ、社内wikiツールはオンライン会議の議事録としておすすめなのでしょうか。

これには社内wikiツールの

  • 階層構造で管理しやすい
  • 欲しい資料がすぐに見つかる
  • オンラインで同時編集が可能

という三つの大きな特徴が関係しています。それぞれについて詳しく解説していきます。

階層構造で管理しやすい

社内wikiは階層ごとにページを用意して情報を管理することになります。

この階層構造による保存を有効的に活用することで、議事録の整理整頓が格段にしやすくなります。

例として、以下のような議事録の管理を実現できます。

階層構造の例

- ○○部
    - 「会議議事録」
        - 「YY年」
            - 「◬◬月」
            - 「○○月」
            - 「□□月」
        - 「YY年」
            - 「◬◬月」
            - 「○○月」
            - 「□□月」
    - 「会議資料」
            ・
            ・
            ・

このように、一目見ただけで自分が欲しい資料がどこにあるのか分かるように整理整頓することが、社内wikiを活用することで可能となります。

欲しい資料がすぐに見つかる

先述したように、社内wikiは階層的に資料を保存するが可能ですので、自分が欲しい議事録を検索して見つけることが簡単にできます。

それだけではありません。

また、社内wikiはアプリ内のキーワード検索にも対応しているものが多く、通常のインターネットでキーワードを検索するようにアプリ内を検索することができます。

その為、

「いつの会議かわからないけど、○○について話していた議事録が欲しい!」

といった時でも、「○○」について社内wiki内で検索をかければよいため、容易に見つけることができます。

オンラインで同時編集が可能

社内wikiツールであるGROWI.cloudは、同一ページの複数ユーザーによる同時編集をサポートしています。

その為、オンライン会議でも議事録を複数人で同時に作成できるようになります。

これにより、オンライン会議につきものである回線や機材によるトラブルが発生した際にもスムーズに対応することが可能となるため、会議を円滑に、効率的に進めることが出来ます。

また、オンライン会議のみならず、議事録を複数人で取ることは議事録の質の向上や会議の時間短縮など、様々なメリットを得ることが出来るのでおすすめです。

おすすめの社内wiki GROWI.cloud

ここまで、オンライン会議での議事録として使える社内wikiの特徴を解説してきましたが、本章では具体的なおすすめ社内wikiについて紹介したいと思います。

それが弊社で開発・運用をしているGROWI.cloudです。

GROWI.cloudは文章作成だけでなく図や表の作成までもがこれ一つで完結し、先述したリアルタイム多人数同時編集機能にも対応しておりますので、オンライン会議で議事録として利用するにはうってつけのツールとなっています。

また、今回は議事録としての使い方を紹介しましたが、社内の情報共有を活発にするためツールとしても、もちろんご利用可能です。

まとめ

いかがでしたか?

今回はオンライン会議の議事録としておすすめの社内wikiについて解説していきました。

一般的には議事録として使われていることはまだまだ少ない社内wikiですが、その特徴を生かせば様々なメリットを得ることが出来ます。

ぜひ一度、議事録として社内wikiの利用を検討してみてはいかがでしょうか。