ナレッジシェアにおすすめのツール社内wikiとは？
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社内wikiとは
社内wikiは、社内にある情報やナレッジを蓄積し誰もがアクセスできるようにするためのツールです。
情報が俗人化することを防いでくれ欲しい時に気軽に情報を入手できる環境を構築するのを手助けしてくれる社内wikiは、テレワーク環境でもスムーズに情報やナレッジの共有を行うのにおすすめなツールとなっています。
ナレッジシェアにおすすめのツール社内wiki活用メリットと運用上の注意点について解説します。
社内wiki活用のメリット
社内wiki活用のメリットについて解説します。
主なメリットは以下の3つです。
- 情報やナレッジを一元管理できる
- 情報やナレッジへのアクセスがしやすい
- 情報ごとに公開する範囲を決めることができる
情報やナレッジを一元管理できる
社内には部署やプロジェクトごとに様々な情報やナレッジを抱えていることでしょう。
社内wikiでは情報やナレッジをページにまとめ階層構造で管理するツールが多く、様々なジャンルの情報やナレッジも1つのツールで管理することができます。
情報やナレッジへのアクセスがしやすい
社内wikiで管理しているページは検索にかけて入手することができます。
GoogleやYahoo!などの検索エンジンで調べて出てくる内容よりも、より自社の業務に近い情報を手に入れることができるようになるので社内wikiは最終的には社内専用の検索エンジンにすることができるでしょう。
そうなれば、業務での課題に対して情報を集める時間や業務の引き継ぎに書ける時間を削減することができ業務効率化にもつながります。
情報ごとに公開する範囲を決めることができる
社内で共有している情報には顧客情報や人事評価の情報など閲覧できる従業員を制限すべきものもあります。
社内wikiでは情報をまとめたページごとに公開する範囲を決めることができます。
社内wikiを活用すれば社内でも安全に情報共有を行うことができるようになります。
社内wiki運用上の注意点
ここからは、社内wiki運用上の注意点について解説します。
主な注意点としては以下の3つです。
- 継続的に活用される仕組みが必要
- 情報の管理を行う必要がある
- 運用ルールが必要
続的に活用される仕組みが必要
社内wikiは継続的に活用されて多くの情報やナレッジを蓄積しておくことで、「社内wikiで検索する」というモチベーションにつながらないでしょう。
そのため、「議事録や手順書は社内wikiで書く」「業務に役立つナレッジを豊富にアウトプットしている人の人事評価を上げる」などのような仕組みを作る必要があります。
情報の管理を行う必要がある
社内wikiに残しておく情報やナレッジは、最新かつ正しい状態を保っておく必要があります。
社内wiki管理者のようなポジションを用意して、適宜更新し情報やナレッジを管理できるようにしておきましょう。
運用ルールが必要
社内wikiで安全かつ健全に情報共有を行うためにも運用ルールは設けておく必要があります。
社内wikiは基本的には誰もが自由にページを作成したり様々な情報にアクセスできるようになっています。
そのため、機密性の高い情報などは公開する範囲を決めたり、社内wikiが誹謗中傷の温床にならないように社内wiki監視者を設けたり等のルールを設けておく必要があります。
まとめ
いかがでしたか？
社内wikiを上手く活用して社内でのスムーズなナレッジシェアを実現されたい方は、ぜひ社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
