社内wiki導入で失敗しない為の4個のポイントとは?

情報共有ツールの一つである社内wiki。

社内の情報共有を促進することが目的の一つですが、導入してもその目的を果たせず失敗に終わってしまうケースも見受けられます。

これでは、費用をかけてまで導入した意味がありません。

しかし、その一方で、適切に運用していくことが出来れば多くのメリットを得ることが出来ます。

そこで本記事では、社内wikiの導入で失敗しない為の4個のポイントについて解説していきたいと思います。

社内wikiとは

そもそも、社内wikiとは何なのでしょうか。導入後失敗しない為にも、この点についてもう一度おさらいをしておきましょう。

社内wikiとは、文字通り社内版Wikipediaのようなツールのことで、社内情報や個人の持つノウハウを社内全体で共有・蓄積し、誰もが活用できるようにサポートするソフトウェアのことです。

導入することで情報共有がスムーズになるだけでなく、社内に必要な知識や情報の管理が容易となるため、業務の改善・効率化を期待することができます。

導入に失敗しない為の4個のポイント

導入に失敗しない為のポイントとして、

  1. 導入の目的を明確にする
  2. 社内全体に導入の目的を周知する
  3. 導入にかかるコストを確認する
  4. 社員のITリテラシーに合ったものを選ぶ

ということが挙げられます。それぞれについて解説していきたいと思います。

導入の目的を明確にする

まずは、「なぜ社内wikiを導入するのか」という目的を明確にしなければなりません。

ただ単に、社内の情報共有を活発にしたいからという漠然とした目的では、導入は失敗に終わってしまうかもしれないでしょう。

確かに、社内wikiは社内の情報共有を円滑にするということ目的として作られています。

しかし、社内wikiは先ほども説明した通り、社内版Wikipediaのようなツールのことです。もしもあなたが社員同士のコミュニケーションを促進することで情報共有を活発にしたいと考えていたとするならば、不適当なのは想像に容易いでしょう。

そのような場合ならば、Slackなどのビジネスチャットツールをおすすめします。

一方で、従業員全員がいつでもどこでも気軽に、社内情報を手に入れられる環境を構築したいと考えているならば、社内wikiはうってつけのツールです。

今一度、どのようにして情報共有の円滑化を図りたいのかを確認しましょう。

導入にかかるコストを確認する

社内wikiツールには無料で利用できるものも一部ありますが、社内で運用するとなると安全性やサポート面から有料のツールを利用するのが望ましいです。

そうなるとどうしても気になるのが導入にかかるコスト。

社内wikiの料金体系は基本的に、1ユーザーごとに料金が発生する従量課金制、契約したプラン内容で料金が発生する定額課金制の二つのタイプがあります。

それぞれの課金体系にはメリットデメリットの両方がありますので、利用人数や利用ユーザーが今後どの程度増減するのかを踏まえ、自社にあった体系のものを選ぶとよいでしょう。

社内全体に導入の目的を周知する

導入を決定したら、実際に業務に組み込んでいくことになります。

しかし、新規に導入されたツールに対してはネガティブな印象を社員が抱いてしまうケースもしばしば。それでは情報共有の円滑化を図ることはできず、ツールを導入した意味をなさなくなってしまいます。

そのためにも、導入の際には目的についても社内全体に周知し、ツールの利用を促すようにしましょう。

社員のITリテラシーに合ったものを選ぶ

導入の目的について社内全体に周知したとしても、実際に利用するツールが使いやすくてなくてはツールの利用を促すことはできません。

特に、普段あまりPCをあまり利用しない職種の人たちに、ある程度のPCスキルが必要とされるツールを渡しても、効果的な運用は期待できません。

その為、導入するツールがどの層をメインターゲットとしており、どのようなシーンでの利用を想定しているかを確認しておきましょう。

おすすめの社内wikiツール GROWI.cloud

ここまで、社内wikiの導入で失敗しない為の4個のポイントについて解説してきましたが、ここでは具体的なおすすめの社内wikiについてご紹介したいと思います。

それが、弊社で開発・運用を行っているGROWI.cloudです。

GROWI.cloudはテキストやファイル情報の共有だけでなく、 図表の作成もグラフィカルに可能となっており、1つのツールでシステム設計書や業務フローなどの作成・共有も行うことができる社内wikiとなっています。

その為、社内の情報共有やコミュニケーションの円滑化を目的としている皆様にはうってつけのツールとなっています。

まとめ

いかがでしたか?

本記事では社内wikiの導入で失敗しない為のポイントについて解説してきました。

社内wikiの導入に関して、本記事が少しでもお役に立てれば幸いです