社内情報共有ツール|GROWI.cloudの紹介

社内情報共有ツールとは

社内情報共有ツールとは、文字通り社内情報を共有するツールです。

社内情報を共有する「社内wiki」や、社内・社外の「ドキュメント管理ツール」など、 様々な呼び名がありますが、

基本的な機能は以下です。

  1. ドキュメントの共有
  2. ファイルの共有
  3. 同じページを複数人が編集できる、リアルタイム編集
  4. 営業部のみ、特定顧客のみしか閲覧できない、権限管理

などです。

また、社内チャットサービスも社内情報共有ツールと言われる場合もありますが、ここでは詳細解説は行いません。

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社内情報共有ツールを選定する上での注意点

社内情報共有ツールを選定する上でいくつか注意点があります。

  1. 価格体系
  2. セキュリティの設定
  3. ルールを整備する

社内情報共有ツールの価格体系

社内情報共有ツールの多くは、毎月1ユーザー○円、という価格体系を設定しています。

その為、対象人数が広がっていけば、多大なコストが発生する場合もあるので、価格体系は
社内情報共有ツールを選定する上で非常に重要です。

セキュリティの設定

営業のみしか情報共有したくない、または指定ユーザーがのみしか情報を閲覧したくない。 という要望が必ず発生します。

その際に自社のセキュリティの要望を叶える、設定があるかもツール選定で非常に重要です。

例えば、複数の情報共有グループにまたがる場合は、1回の認証でログインできる、シングルサインオンが利用できるかや、既存の認証ID と PWと連携するために、LDAPの設定と連携できるのかも確認する必要があります。

ルールを整備する

これは機能面ではなく、社内情報共有ツールを導入する際は、必ずルールを設定すべきです。

また、決まったルールを設定するのが面倒な方は、やらない事を決めるルールを設定すればかなり楽に運用できます。

例えば、

  • 特定の○人以下向けの情報は情報共有ツールへ掲載しない
  • 情報共有ページを作成したら、いちいち関係者に投稿したことを通知しない
  • 大容量のファイルはアップしない

などです。

それでは、以下から弊社が開発している社内情報共有ツールGROWI.cloudの紹介を行います。

社内情報共有ツールGROWI.cloudの紹介

GROWI.cloudWESEEKが開発した

社内wikiツールです。

開発元のWESEEKは創業以来PHP製のWikiであるPukiWikiを愛用していましたが、時流に乗る形で2017年にMarkdown形式で記述可能な社内情報共有システムへの移行を決めました。

その際様々なソフトウェアやSaaSを試用しましたが、使い勝手とコストの両面で満足いくプロダクトは見当たりませんでした。

そこで自社でOSSのWIKIのGROWIの開発を開始し、度重なるリリースを経てブラッシュアップを続けてきた中で、GROWIユーザーの中にはやはり「もっと簡単に」「もっと安価に」情報共有ツールを手に入れたいというニーズが多いことを実感し、WESEEKと同じ悩みを抱えていた個人・団体・企業様の力になりたいという思いで、社内wikiのGROWI.cloudを開発し提供しました。

社内情報共有ツールGROWI.cloudの導入事例

開示可能な導入事例は以下になります。

社内情報共有ツールGROWI.cloudの3つのポイント

社内情報共有ツールGROWI.cloudの3つのポイントを以下から解説していきます。

月額固定制

社内情報共有ツールのGROWI.cloudは1ユーザー毎の課金ではなく、
人数レンジによる価格帯です(後日ここ価格決まれば、修正)

多人数編集が可能

MTGなどで、複数人が同じページを閲覧する際は、1つのページを複数人で編集することになります。

社内情報共有ツールGROWI.cloudは多人数のリアルタイム編集が可能です。

さらに、過去の編集履歴も追えますので、誰がどう編集してこのページに記載している内容にたどり着いたかも
確認可能です。

よく、口頭だとどういう経緯でこうなったかの確認ができず、なぜそうなったか?という話を何回もMTGで話す事などが発生しますが、社内情報共有ツールGROWI.cloudは編集履歴を追えますので、そういった二度手間をなくすことが可能です。

図をGUIで作成可能

社内情報共有ツールGROWI.cloudはテキストやファイル情報の共有だけでなく、
図表の作成も、グラフィカルに可能です。

その為、1つのツールで、システム設計書や業務フローなどの作成・共有も行えますので、
ドキュメント作成・共有についてかなり強力な補助が可能です。

まとめ

解説した通り、情報共有ツールは選定に置いて、特に

  1. 価格体系
  2. セキュリティの設定
  3. ルールを整備する

を注意する事が必要です。
また、自社が重要視する点と提供しているツールの機能が合致するかも考え、情報共有ツールを選定する事が必要です。