社内情報共有に活用|ビジネスフレームワーク(優先順位の決定)

前回は社内情報共有に活用できるビジネスフレームワークとして問題整理の方法、「MECE(漏れなくダブりなく)」「ロジックツリー」「課題設定シート」についてご紹介させて頂きました。

今回は前回までの、「問題の抽出」「問題の整理」の後の工程である「優先順位の決定」についてご紹介したいと思います。「問題の抽出」「問題の整理」まで完了したものの、どう進めてよいか迷うことは誰もが経験したことがあると思います。自分もしくは自社の限られたリソースを使って最大限の効果を発揮するために、どのように進めて行くかについて説明していきます。

「優先順位の決定」の前提について

ビジネスフレームワークを説明する前に、ここで紹介する「優先順位の決定」の前提についてお話したいと思います。

本記事をご覧の皆さまはそれぞれのお悩みをお持ちかもしれません。締め切りもそれぞれ異なるでしょうし、予算も異なると思います。時間的制約や金額的制約など、限られた資源の中で物事は進めなければなりません。また案件や悩みなどは一つだけ抱えているということはほとんでなく、複数の案件や悩みを抱えていることが多数だと思います。理想としては、貢献度(自分や自社に対して)の高い案件や悩みから解決を図って、余裕を持ちながら次の案件や悩みに臨み、最終目標を上回るレベルに到達することが望ましい姿といえるでしょう。

しかしながら、実際には、急に頼まれた案件やそこまで貢献度はないのに根拠なく取り掛かってしまい、肝心な貢献度の高い案件や悩みに着手できず、時間だけが経過してしまうことは少なくありません。そのような時に備えて、事前に「優先順位の決定」をしておくことは重要です。

緊急度/重要度マトリクス

「緊急度/重要度マトリクス」は、聞きなれた方も多いかと思いますが、物事の優先順位を「緊急度」と「重要度」という2つの評価項目で整理し、検討・選定していくためのフレームワークです。経営レベルの課題から、個人が抱える日々の課題まで、あらゆる現場で活用される定番フレームワークとなっています。緊急度/重要度マトリクスを用いて全体像を可視化したら、課題の優先順位はもちろん、何に対してどのくらいの資源を割くのかというバランスを考えることも重要です。

使い方

  1. 「課題をマトリクス上に配置する」:課題をマトリクス上に配置します。「緊急」「重要」の定義や基準などを設定しておくことが有効に活用するためのポイントです。特に複数人で活用する場合は事前にすり合わせておく必要があります。また、あらかじめ付箋などに課題を書き出しておくと、全体像が把握しやすくなります。
  2. 「優先順位を検討する」:マトリクスを整理できたら優先順位を考えます。緊急度と重要度の高さ(低さ)を参考にしながら検討しましょう。

振り分けるポイント

  • 自分(自社)にとって最重要なものはどれか
  • コスト対比最大限の効果が得られそうなものはどれか
  • 成果を2倍、3倍にするためにはどれを選ぶか
  • 重要度対比コストがかかりすぎているものは無いか
  • そもそもやらなくてよいものはないか

意思決定マトリクス

緊急性実現性インパクト将来性合計
×1.0×1.0×2.0×2.0
1新商品の開発336820
2提携先の開拓138416
3新たな仕掛け226414
4web活用施策118414
5プロモーション企画立案534416

「意思決定マトリクス」は、課題やアイデアなど、複数の選択肢を評価・選定する際に活用する手法の一つです。複数の選択肢がある状況で意思決定を行う際、定性的な情報や主観だけに頼るのではなく、定量的・客観的に評価するために活用します。

アンケート形式にして複数人で使用することも可能です。複数人で使用する場合は、評価項目の意味や定義をメンバー間で共有しておくことが重要です。基本的には点数の高い選択肢を採用することになりますが、必ずしも最高数値のものを選択しなければならないわけではありません。定性的な情報、定量的な情報、両方の要素を考えた上で最終的な意思決定を行うことが大切です。

使い方

  1. 「評価対象を整理する」:評価の対象となる選択肢を整理して記入します。取り組みたい課題の候補などが選択肢になります。
  2. 「評価項目と重みを設定する」:評価項目とその「重み」を記入します。重みとは、その評価項目をどれだけの比重で点数化するのかというものです。項目と重みは目的に応じて設定します。
  3. 「評価を行う」:選択肢と評価項目が準備出来たら、実際に各項目を点数化し、評価していきます。全項目について点数化したら右の列に合計点を集計します。ここで数値として可視化された情報をもとに意思決定をへと進みます。

まとめ

以上が「優先順位の決定」に関するフレームワークのご紹介でした。

ここまで、過去投稿の記事と含めて、「問題の抽出」「問題の整理」「優先順位の決定」と一連の流れを説明してきました。社内情報共有ツールを導入するにあたり、なぜ導入するのか、導入するメリットは何なのか、社内でどう説得し意思決定を図るか、など、局面局面で課題に直面することがあるかと思います。ここまでで説明してきた一連の流れが皆さまのお役に立てると幸いです。

また、GROWI.cloudは社内wikiの活用や社内情報共有ツールの導入支援を行っております。少しでも気になった方はぜひGROWI.cloudのサイトも訪問頂けると幸いです。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

引き続き宜しくお願いします。