社内情報共有に活用|ビジネスフレームワーク(問題の抽出)

社内情報共有ツールを導入するにあたり、どのような情報をマニュアルや規程等に一元情報として落とし込むか、会社にとって重要な情報、マニュアルや規程等に残しておかないといけない情報は何なのか、等、情報の落とし込みの段階で困るケースもあるかと思います。

本記事では必要な情報のまとめ方や情報の落とし込みの際に役立つであろうビジネスフレームワークについて一部ご紹介したいと思います。

ここで紹介するビジネスフレームワークは、情報のまとめや落とし込みに留まらず、ビジネスのさまざまな場面でも使えるビジネスフレームワークですので、情報共有のみならず、属する業務の進め方などで困りごとなどが発生した場合に、ビジネスフレームワークを活用してみると、頭が整理されて解決策に繋がっていくこともあるかもしれません。

またビジネスフレームワークを活用することでチーム内の問題解決の共通認識を作ることが可能となります。複数のメンバーで一つの目的に取り組む場合は、認識がズレていると少しずつ歪みが生じ、問題が深刻化し、企画やプロジェクトが空中分解してしまう危険性があります。共通認識、共通言語としてのビジネスフレームワークの活用は、事業をスムーズに進めていく上でも有効に働くでしょう。

問題・課題を発見するビジネスフレームワーク

問題・課題を発見するビジネスフレームワークを考える上では「問題」とは何か?「課題」とは何か?を明らかにする必要があります。以下で「問題」「課題」についての概念を説明します。

問題の抽出

問題を発見するための最初のステップでは、あるべき理想の姿と現状を書き出し、そのギャップを把握、整理することから始めていきます。データや頭の中から想定される問題を網羅的に書き出していきましょう。

「問題」とは何か?「課題」とは何か?

問題とは何か、という点をまず整理すると、例えば、売上を月に100万円上げる、という理想の姿を描いたとして、現状の売上が月に50万円だとすると、そこに50万円不足している、というギャップが存在していることとなり、そのギャップのことを「問題」と呼びます。「課題」との違いですが、「課題」はギャップ(問題)を埋めるために取り組むべきこと、例えば、アポイント件数を月10件増やす、など、具体的に取り組むべきことが「課題」となります。

問題解決の手法としては、問題の明確化があって、その後に課題の設定、さらに解決策の策定と実施、という流れに繋がっていきます。

ビジネスフレームワークについてご紹介

ここでは問題の抽出にかかる4つのビジネスフレームワークについてご紹介させて頂きたいと思います。 

As is / To be

「As is / To be」はあるべき姿「To be」と現状「As is」のギャップを可視化し、そのギャップを埋めるための方法を考えていくフレームワークです。このギャップが「問題」のことを示し、あらゆる問題解決はこの理想と現状の比較から始まります。

例  

As is(現状)To be(あるべき理想の姿)
・若手社員がすぐに辞めていく
・突然退職を告げられれる
離職率0%

使い方としては、

1.理想と現状を比較

2.問題の可視化

3.課題の設定

のような流れとなります。

以下にそれぞれ(To beとAs is)及びTo beとAs is の分析から出てきた問題(ギャップ)について説明します。

To be(あるべき理想の姿)

・自分たちが到達したい、あるべき理想の姿を網羅的に描いてみる。  

As is(現状)

・理想の姿に対して、今どのような状況にあるのかを書き出して整理してみる。

・希望や感情など定性的な情報も可  

ギャップ分析

・理想(To be)と現状(As is)との間にあるギャップを分析する。このギャップが「問題」である。  

ギャップ分析から明らかになった「問題」に対しては、以降の「6W2H分析」や「なぜなぜ分析」を用いて深掘りをしていきます。 

6W2H分析

・8つの問いを用いて問題を多面的にとらえる手法です。

・思考を広げるために必要な、ベースとなる問いを網羅的に表してくれます。

・6W2Hとは「Who」「What」「Whom」「When」「Where」「Why」「How」「How much」の8つの疑問詞を用いて、多面的に考察するフレームワークです。

・問題について、さらに深掘りし多面的に考えたい、というときに活用してみるとよいでしょう

Who(誰が)
Whom(誰に)
What(何を)
How(どのように)問題Why(それはなぜ)
When(いつ)Where(どこで)How much(いくらで)

なぜなぜ分析

問題の原因を深掘りする手法
・問題に対して「なぜ?」とくり返し問いかけることで原因を明らかにするフレームワークです。
・問題が発生した場合に表面だけ解決できたとしても根本原因が取り除かれていなければ同じような問題が再度発生してしまいます。根本原因を取り除くための手法として、なぜなぜ分析を活用することで、根本原因を明らかにすることが可能となります。

使い方としては、

①具体的な内容を1つにしぼって、分析する問題を設定します。
②「それはなぜ?」と問いかけ、問題が発生した原因を書き出す。
③さらに「それはなぜ?」と問いかけ、深掘りをする。
④以降、③をくり返し、「この原因を改善することで最初に掲げた問題の解決が可能なことを論理的に説明できる」という段階まで掘り下げます。

なぜなぜ分析を行う場合は、主観に頼らないよう、素直にありのままを書くように注意してください。

「コントロール可能 / 不可能」分析

・「コントロール可能/ 不可能」分析とは、自分たちの努力で解決できる問題と自分たちではどうにも出来ない問題とを切り分けて考えるフレームワークです。
・コントロール不可能なものとは、外部的要因、例えば社会的な動きに支配される要因、業界ルールや市場環境、他社の意志決定に依存、するものなどです。
・一方、内部的要因や自身の行動や思考が原因の問題は、コントロール可能に分類されるケースが多いです。

使い方としては、

①問題と思われる事象を付箋などに書き出してみる。
②付箋に書き出した「問題」をコントロール可能/不可能に分類する。
③分類できたら、チーム内で対話しながら深掘りをしていきます。可能に分類した問題で特に気になる問題は何か、コントロール不可に分類した問題でも、自分たちで打開できそうな発想がないか、など一度考えてみると良いでしょう。

まとめ

以上が問題の抽出に関するビジネスフレームワークのご紹介となります。

社内情報共有ツールの導入にあたり、どのような情報をマニュアルや規程等の一元情報に残しておくかなどについて、部署間やチームで議論を交わすときにビジネスフレームワークは役に立つかもしれません。今回ご紹介のビジネスフレームワークは数あるビジネスフレームワークの中でも問題の抽出にスポットを当てたフレームワークのご紹介でした。その他のビジネスフレームワークについても改めてご紹介させて頂きたいと思います。

本記事が少しでも皆さまの業務効率化などのお役に立てると嬉しいです。

また、GROWI.cloudは社内wikiの活用や社内情報共有ツールの導入支援を行っております。

少しでも気になった方はぜひGROWI.cloudのサイトも訪問頂けると幸いです。

ここまでお読みいただきありがとうございました。引き続き宜しくお願いします。