情報共有の効率化で生産性を向上させるポイントをご紹介！
「業務に必要な情報をわかりやすい状態で蓄積しておき、業務効率化につなげたい」
といったお悩みを抱える人は、とくにテレワークを採用する企業が多くなってから増えているのではないでしょうか。
業務効率化や課題解決、コミュニケーションの活性化などに、情報共有は欠かせません。
違った言い方をすると、情報共有を効率化することで、会社の生産性は上げることができるのです。
そのためには、まずはその必要性・重要性と、情報共有を効率的に進めるためのポイントについて理解を進めましょう。
今回は、情報共有を効率化して生産性を向上させる方法と、おすすめの情報共有ツールについて解説します。
Contents
情報共有の必要性や重要性
ビジネスにおいて、情報共有の必要性・重要性とはどんな点にあるのでしょうか。
それは、情報共有のメリットを理解することで見えてきます。
情報共有によって得られる大きなメリットには、業務の効率化と社員のスキル向上の2点があります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
業務効率化
ビジネスでは、ほとんどの人が業務中に多くの情報と接するでしょう。
情報の内容は社内会議で意見交換した内容や取引先との商談内容などさまざまです。
しかしこれらの情報は、共有しようという意識を持ち、発信しなければチーム・部署に伝わりません。そこで大切なのは、各社員への情報共有です。目的を理解してスピーディに情報共有をすることで、各々が情報にアクセスでき最新情報を得られます。
日常業務の報告や相談のほか、知識や出来事、トラブルなどを共有すれば、業務効率化のヒントとなるでしょう。さらに、情報をもとに新たな事業の創出や大幅な業務改善を展開できるかもしれません。情報にはそれだけの価値があります。
業務の進捗を誰でも把握できる環境であれば、急ぎの依頼や取引が発生しても対応が可能になります。正確にすばやく進捗情報をアクセスするには、チャットツールなどを活用するのがポイントです。
業務の進捗状況も大切な情報です。同じ作業をこれからも行なっていく可能性があります。その際には効率良く作業を進めるためにも、どこで遅延が起きているかを把握でき、さらに今後の改善案として活かされます。
社員のスキル向上
また情報共有によって、社員個人のスキル向上や業務効率化につながります。
長年培ってきたノウハウや、新たに得た外部の情報を共有すれば、それぞれの業務を時短する、あるいは品質の向上につなげられるでしょう。情報を有効活用すれば、コストや手間をかけずに生産性が上がり、会社の利益を拡大できます。
コミュニケーションが活発になる
情報共有をきっかけに、社内のコミュニケーションが活発になります。
一つの情報を共有することで、新しいアイデアや新規事業を生み出す機会にもなるでしょう。
また、情報に対する互いの考えや思いを理解し合うことで、親睦を深め、よりスムーズに業務を進められるようになります。
業務の属人化を防ぐ
情報共有が充分にできていない環境では、特定の社員に聞かないと情報が伝達されない「属人化」が進んでしまいます。これでは、業界情報やノウハウといった有益な情報は活用されずに埋もれてしまうでしょう。
また業務においても担当社員がいなければ業務が進まないなど、遅延が発生してしまいます。業務が滞ると期日までに作業ができません。これでは顧客からの信頼を失い、会社全体の信用が落ちてしまうことから、大きな損失へとつながってしまうでしょう。
手順書やツールを用いて情報共有を行えば、担当社員が休暇で不在でも対応が可能となります。「商品やサービスを期日までに納品する」というビジネスの基礎を強固にでき、受注拡大にもつなげられるでしょう。誰が行っても一定水準の品質維持ができる環境こそ、大きな利益となっていくのです。
情報共有で大切なのは、常に他の社員でも対応できる状況をつくることです。ビジネスでは担当者不在や想定外の事態といった緊急対応は当然のように起きます。その際にも、誰でも対応できるように手順書の作成やメール、チャットツールを用いて日頃から情報共有を行いましょう。
またどんな時にもミスやトラブルもありうるでしょう。大切なのはその時にも迅速に対応できるかなのです。特に緊急時の対応は顧客もしっかりと見ています。ここですばやく対応できるのか、それとも担当社員がおらず翌日以降の対応になってしまうかで、印象も変わるでしょう。どんな情報でもすぐに社内で共有できる環境づくりが大切です。
会社は常に成長を求めて、新たなビジネスを追いかけます。今担当している作業を今後も同じよう進めるわけにはいかず、担当者は時間が経てば新たな業務を担うことでしょう。ところが業務の手順書などが存在しないチーム内では引き継ぎができず、属人化してしまいます。これでは、各社員のスキルアップや知識の蓄積ができず、会社の成長の低下を招くかもしれません。
業務効率化を図るためには、どんな業務にも手順書を作成することが大切です。たとえ担当者が不在でも、他の社員が代行できる環境であれば、業務もスムーズに進められます。
また、情報共有ができる会社では、引き継ぎも短時間で可能です。1から説明しなくても、事前に資料を用意しておけば、その資料を読むだけで引き継ぎは簡単に終わります。事務作業から営業案件引継ぎまでさまざまな業務で情報共有は重要になるのです。
情報共有の不足はトラブルにつながる
情報共有ができていない環境では、部署内の人間でも社員がどんな業務をしているか把握できません。
また知識やスキルがある人間に仕事が偏る可能性があり、仕事量が多く不満が高まりやすい状況になってしまうのです。こんな状況では社員同士の不信が起きてしまい、誰もが満足して働くことができず、退職を選択してしまう原因にもなります。
離職の原因として「人間関係」は常に上位を占めます。それだけ仕事の場において信頼関係はとても大切なのです。満足して働くには、仕事に必要な情報を正確に受け取れる環境や、円滑な情報共有ができる職場であることが重要といわれています。
互いの業務内容を把握していれば、仕事のサポートもでき、同時に信頼関係も強くなります。職場で働くからこそ、サポート体制がとても大切です。仕事量が多くなった場合には、他の社員やスタッフに依頼すると、相手も喜んで受けてくれます。結果的に笑顔が増えて生産性が上がり、会社の成長へとつながるでしょう。
情報共有を効率的に進めるポイント3つ
ここで、情報共有を効率的に進めるためのポイントをチェックしていきましょう。
部署やチーム内で情報共有を適切に行うには、次のようなポイントがあります。
- 情報共有のルールを統一する
- 社内での情報共有の定義を再確認する
- 社員間の信頼関係を見直す
それぞれを詳しく見ていきましょう。
情報共有のルールを統一周知する
情報共有といっても、部署やチームによって必要な情報は異なります。
全体に周知したい情報と、チームや部署内だけで共有したい情報の判断をつけるのは、回数が多くなるほど負担も増えるため、あらかじめ情報共有のルール・共有方法のルールを決めておきましょう。
情報共有の方法には、対面で話すほか、電話やメール、チャット、ビデオ会議ツールなどさまざまな手段があります。どのツールもとても便利ですが、個人それぞれがバラバラのルールで情報発信を進めていては必要な情報が届きにくくなってしまいます。また、後から情報を探そうとしたとき、ツールがバラバラでは情報が探しにくくなるでしょう。
そのため、たとえば「定例会議についてのアナウンスはチャットで送る」「他部署への依頼はメールで送る」「データとして蓄積する情報は指定のファイル内に記入する」といったように、共有の方法にはルールを設けて運用しましょう。
情報共有のルールを設定する際には、誰でもアクセスできることが重要です。必要なときにアクセスできることで正しく情報共有が行われていることになります。
またルールもできるだけわかりやすくしましょう。複雑なルールでは理解に時間がかかり、情報共有に消極的になる人も出てきてしまいます。運用をスムーズに行うためにも、簡単なルールで進めることが大切です。
たとえばマニュアルがない現場で業務内容を理解しないまま業務を進めると、重大なミスにつながる恐れがあります。
社内での情報共有の定義を再確認する
情報共有は社員一人ひとりのタスク管理にも影響します。どれが重要なお仕事で翌日以降でも問題ない業務なのかを判別するには、正しい情報共有が必須です。
そのため、情報共有は個人の判断では行わず、目的別に必要な項目を設定し、定義づけすることが大切です。
すぐに発信すべき情報なのか、この情報は今見るべきものなのか、各社員が判断できるようにしましょう。
共有したくなる仕組みづくりはできているか
ノウハウや業務に関する役立つ知識を共有する際には、全体を見ていつも特定の人物の情報に頼り切りになっていないか、役立つ情報は共有したくなる仕組みづくりができているかに注意しましょう。
「役立つ情報を発信しても、見合った対応をされない」といった場合には「情報は自分だけで持っていたい」という考えが生まれても無理はありません。感謝を伝えるとともに、優れたノウハウや課題解決方法、生産性アップに貢献する知識などの共有も評価対象とするなどの「情報共有したくなる仕組みづくり」が大切です。
上司や部下、あるいは同僚の間でコミュニケーションが盛んに行われると、自然に職場も明るくなり、情報共有もよりスムーズに進みます。とくチャットなどを用いている組織では、固くない文字のやり取りを行うと、明るい社内コミュニケーションへと変わります。
仕事内容や指示だけを伝える関係ではなくて、互いを尊重することを第一に信頼関係を築く試みを行いましょう。
情報共有を効率化させるツール3選
最後に、情報共有を効率化させるツールを3つご紹介します。
GROWI.cloud
GROWI.cloudは知識・情報を共有できるwikiツールです。
社内での情報共有はもちろん、企業間のやり取りやプロジェクト情報の集積・管理ツールとして便利に利用できます。たとえば、要件定義書やシステム設計書などの開発に欠かせない書類から議事録・マニュアルまで幅広く作成できます。
スプレッドシートの埋め込みや図表作成もツール上ででき、複数ツールを行き来して業務を進める必要がありません。自作APIとの連携、CSSカスタマイズも可能で、自社の使い方に合わせて使用できます。また、管理者向け機能も充実していて、部署・用途の変化にも対応可能です。
料金は25ユーザーを上限とするベーシックが月額6,050円、75ユーザーまで利用できるビジネススタンダードで16,500円と、企業向けツールとして他ツールと比較すると非常にリーズナブルです。※価格はすべて税込
無料トライアル期間があり、実際に使ってみてから判断できるので、まずはトライアルを利用してみてはいかがでしょうか。
Scrapbox
Scrapboxは、Web上でのメモを保存し、整理できるツールです。
複数人による同時編集が可能でリンクやタグによってページどうしを簡単につなげることができます。シンプルな見た目で、レポートや資料作成に役立ちます。
料金は個人・教育利用向けの無料プラン・ビジネス利用プラン（月額1,000円/1ユーザー）となります。
NotePM
NotePMもまた、多くの企業で採用されている社内wiki・ナレッジベースです。マニュアルやナレッジの共有に便利で、ブログ的なUIが特徴的です。
アクセス制限やページ閲覧者の確認、フォルダ・タグでの情報整理など、社内wikiとして必要な機能が多く揃っています。
まとめ
この記事では、情報共有の方法について詳しくお話ししました。
情報共有が進んでいなかった企業では、情報共有の方法・手段を整えることで共有が活発になる可能性があります。操作性のよいツールを採用して、手軽に情報共有できるようになれば、これまで手間を理由に情報共有を行っていなかった人の意識も変わっていくでしょう。
また、インターネット・IoTの普及によって世界の速度が上昇するとともに、情報共有は従来よりもスピード感と記録の正確性が求められるようになっています。
情報共有の目的を当たり前に達成できるツールを選び、円滑に情報共有を行いましょう。
