マニュアル作成のメリットとその手順を徹底解説
研修時間の削減、業務効率の改善など、マニュアル作成が組織にもたらすメリットとその手順を解説します。ぜひ、ご活用ください。
マニュアル作成の意図とは
そもそもマニュアルとは何か、作成の目的について解説します。
マニュアルとは
作業の内容や手順、流れ、解決方法などを解説した、業務における説明書のようなものです。ビジネスの現場で多いのは、業務マニュアルです。事務処理の流れをまとめたものや、サービス業における接客方法のポイントをまとめたもの、特定の製品を取り扱う際の注意点や手順を記載したものなど、業務で使うマニュアルにもさまざまなものがあります。複雑な手順が必要な場合も、マニュアルがあればその都度見返して確認することも可能 です。
マニュアル作成の意図や目的とは
一定の品質を保ちながら、業務をスムーズに行うことが主な目的です。複数の社員がいる場合、仕事の進め方は人によって違いますよね。考え方やスキルの異なる各個人が自由に仕事を進めてしまうと、作業内容や成果物のクオリティーに差が生じてしまいます。組織の中で同じ業務に関わる人が多ければ多いほど、その傾向は顕著になる可能性があるでしょう。
マニュアルを作成しておくことで、各個人が一定の基準で業務を進めることが可能になるのです。仕事の進め方や成果物の品質を、一定の基準を満たしたものに統一させることができるでしょう。
また、新入社員や他部署から異動してきた社員が新たにメンバーに加わることもありますよね。その度に基本的なことから説明するのは非効率といえます。教育の担当者の、通常業務の遂行に支障が出てしまうこともあるでしょう。基本的なことはマニュアルを見てもらい、わからないことは聞いてもらうような体制をつくることで、業務を円滑に行えます。
マニュアル作成のメリット・デメリットを解説
マニュアルを作成することは、組織にどのようなメリットやデメリットをもたらすのでしょうか。
メリット
メリットとして、業務内容の明確化、業務の効率化、トラブル防止、教育担当者の負担軽減、仕事の品質の安定、属人化の防止、離職率の改善などが挙げられます。それぞれのメリットを詳しくみていきましょう。
業務の明確化・効率化
業務マニュアルがあることで、組織に属する人たちが業務内容を共有でき、自分が何をすればよいのか、何を 求められているのかがわかります。組織の目標も明確にできるため、社員1人1人が同じ方向をみて業務を遂行できます。
ビジネスにおいては判断を求められる場面も多いですが、マニュアルがあることで判断基準がわかり、仕事が スムーズに進められるでしょう。上司への頻繁な確認や指示待ちの状態を防ぐことで、効率的に業務を遂行できます。
トラブルの予防
業務を遂行するために複雑な操作手順が必要な場合もあります。一度教えてもらっただけで完璧に覚えるのは 難しい場合もあり、ちょっとした操作ミスが重大なトラブルに発展してしまうこともあります。
誰かに聞けばわかることではあるものの、わからないことがある度に教育担当者に聞くのは気が引ける場合もあるでしょう。操作方法などをマニュアル化することで、作業者自身が操作手順を確認できるため、トラブルの 防止にも役立ちます。
教育担当者への負担軽減
組織を運営していく上で、新入社員や異動社員への教育は大切なことですが、教育のためには時間も労力もかかります。教育担当者は、普段の仕事と並行して教育を行うケースも多く、通常業務に支障が出てしまうこともあります。
また、新入社員や異動社員が加わるたびに同じことを教えるのは非効率です。基本的なことはマニュアルを 使って学んでもらい、わからないことは教育担当者に聞いてもらう体制をつくることで、教育時間の短縮、 効率化ができます。
教育担当者にとっては、新入社員や異動社員への教育がプレッシャーに感じることもあるでしょう。 教育をマニュアル化することで、教育担当者の心理的な負担も軽減できます。
仕事の品質の安定
経験やスキル、考え方の異なる人たちが一緒に働くのですから、それぞれやり方が違うのは当然ですよね。 ただ、組織を運営していく上で足並みを揃えることも必要です。マニュアルがあれば、各個人の仕事の進め方のバラつきや、成果物の品質の差を縮めることが可能です。マニュアルにより一定の基準を守ってもらうことで、仕事の質も安定するでしょう。
属人化の防止
「この業務は特定の社員しかわからない」といった、個人に依存するような業務を減らすのにマニュアルは役立ちます。業務が特定の個人に依存すると、その人の急な休みや突然の退職の際に組織の運営に支障をきたす 恐れがあります。
個人が持っているスキルや知識をマニュアル化しておくことで、必要な情報や知識を組織内で共有でき、個人に頼りきった状態を防げるのです。属人化を防ぐことで、担当者が代わってからも業務の質を保ちやすくなります。
離職率の改善
社員が辞めてしまう原因はさまざまですが、マニュアルの作成が離職率の改善に役立つことがあります。 入社したばかりの社員にとっては、業務の内容がわからない、わからないことを聞きにくい、サポート体制が 整っていないなど、働く環境に不安があることで離職につながるケースもあります。マニュアルは安心して 働ける環境づくりにも役立つのです。
また、マニュアルがあることで業務の効率化が可能になるため、社員の業務のボリューム軽減にもつながります。社員の負担が減ることは、離職率の下げることも期待できます。
デメリット
マニュアル作成には多くのメリットがありますが、知っておきたいデメリットもあります。
マニュアル通りの行動がゴールになる
マニュアルを意識するあまりマニュアル通りにしか動けなくなったり、マニュアルに書かれたことだけをやればよいと解釈されてしまったりする可能性があります。業務においては想定外のトラブルが起きることもあり、 臨機応変な対応が求められます。また、業務に対して創意工夫しなくなることもあります。
マニュアルを優先するあまり、アイデアや改善点を思いついても発信しない、そもそも考えることをしないと いった事態につながりかねません。決められたことだけをするようになると、社員のモチベーション低下も 懸念されます。マニュアル作成の目的は「業務の効率化」や「仕事の品質の安定」にあり、あくまで業務を サポートする役割です。マニュアルの目的を確認・周知して、本来の目的を果たせるようにする必要があります。
マニュアル作成には時間と労力が必要
マニュアルを作成するには担当者のチェックなど多くの工程が必要で、完成まで時間も労力もかかります。 マニュアルの作成方法を間違えると、かえって作業効率がダウンしたり、生産性が低下したりしてしまいます。通常業務をしながらのマニュアル作成は、作成者にとっての負担が大きいでしょう。
マニュアルは作成して終わりではありません。運用していくことと、現状に合わせて内容をアップデートしていく必要があります。適切なマニュアルの作成や管理、運用には、それなりの労力が必要なのです。ただ、最近はマニュアル作成のためのITツールもあり、上手に活用することで時間をかけずにマニュアル作成や管理ができます。
ミスが起きた責任をマニュアルに転嫁してしまう
何か問題が起きたときに「マニュアルに書かれていたから」「マニュアルには載っていなかったから」とマニュアルに責任転嫁してしまう可能性もあります。そのような事態を防ぐためには、限定された場面の手順だけを 書くのではなく、他に想定される場面についても書き、仕事への考え方や心構えについてもまとめることも必要です。
マニュアル作成の手順を解説
初めてマニュアルを作成する場合、何から始めたらよいのか悩みますよね。せっかくマニュアルを作成するのなら、読み手にわかりやすく、機能するマニュアルを作成しましょう。こちらでは、マニュアル作成の流れをご紹介します。
作成のスケジュールを立てる
マニュアルはいつから必要なのか、実際に運用を始めたいタイミングを確認します。たとえば4月に入社する 新入社員向けのマニュアルであれば、3月には完成させておくとよいでしょう。
完成したい日から逆算して、作成に必要な人材や期間、工数を考慮してスケジュールを立てます。通常業務と マニュアル作成を並行して行う場合は、1日に何時間ほどマニュアル作成に時間を使えるのかを計算し、必要な日数を確保します。
あらかじめスケジュールを立てて進めることで、マニュアル作成が後回しにされてしまう、充分な時間が確保できず運用までに完成しないという事態を防げるでしょう。
用途や目的をはっきりさせる
作成するマニュアルは誰に向けたものなのか、どのようなシーンや業務で使うのかといった目的や用途を明確にしましょう。たとえば、新入社員向けのマニュアルに、難しい言葉や専門用語が使われていると意味がわかりにくいですよね。理解しやすいマニュアルを作成するには、マニュアルに記載すべき情報や文体、使う言葉などを読み手に合わせる必要があるのです。
マニュアルの目的をはっきりさせておくことで、マニュアルがカバーすべき業務の範囲も明確にできます。範囲が広くなるとマニュアルのボリュームも大きくなり、作成者にとっても読み手にとっても負担がかかります。 あらかじめマニュアルの用途や目的を決めておくことで、よりわかりやすいマニュアルを作成できるでしょう。
目次、構成を決める
いきなり文章を書き始めるのではなく、まずは目次や構成といった骨組みを決定します。そうすることで、マニュアルの目的や方向性がブレるのを防げます。目次があることで、どこに何が記載されているのかが読み手にもわかりやすく、知りたい項目をピンポイントで見つけることが可能です。
マニュアル全体の構成を考えて、まずは目次や見出しを作っていきます。階層構造にしておくことで、内容の 全体像や関連項目がわかりやすく、検索もしやすくなります。
記載する項目を整理して、内容をわかりやすくする
マニュアル全体の構成や目次が決まったら、内容の肉付けをしていきます。記載が必要と思われる内容をリストアップしましょう。時系列に並べ、段階ごとに作業内容を整理することでわかりやすくなります。作業の理由を付けると説得力が生まれます。
フォーマットを統一させることもおすすめです。見た目がきれいに、そして読みやすくなります。細かい部分ではありますが、文字の大きさやフォントはマニュアルを書き始める前に決めておき、全体で揃えましょう。 マニュアルの内容によっては、図や表、画像を活用すると読み手に伝わりやすくなります。最近は動画を取り入れることも増えています。
仮運用をして改善点をチェック
一旦完成したマニュアルを他の人に見てもらうことで、自分では気付かなかったことがわかります。マニュアルの想定読者を伝え、必要な情報が欠けていないかをチェックしましょう。
可能であれば仮運用してみるのもおすすめです。追加で必要な項目が明らかになることがあります。手順の マニュアルであれば、マニュアル通りに作業してみて、不足している点や改善点を洗い出します。社員からの フィードバックを参考に、改善点がないか確認しましょう。
配布する
マニュアルを必要とする人に満遍なく使ってもらえるよう、マニュアルを配布する範囲を決めます。配布方法には、紙・データ資料・オンライン閲覧などがあるため、運用しやすい方法を選びましょう。マニュアルの使用 シーンや利用者、セキュリティー面なども考慮が必要です。
マニュアルは必要に応じて変更することがあります。内容が変更になった際に、簡単に修正・共有ができるようにしておくと運用しやすいでしょう。
必要に応じて更新する
マニュアルは作って終わりではなく、適切に管理して運用していくことが重要です。
マニュアルの運用担当者や管理責任者を決めておき、定期的な見直しをして現状に合わせて更新していくことで、使いやすくて機能するマニュアルになります。また、何度も改善を重ねることで、仕事の効率アップにもつながるでしょう。マニュアルを最新の状態にしておくためには、現場とのコミュニケーションも必要です。
マニュアル作成におすすめのツールをご紹介
マニュアルの作成や管理をサポートしてくれる便利なシステムやツールも多くあります。マニュアル作成に負担を感じたら、便利なツールを活用するのも一つです。以下におすすめのツールを3つご紹介します。
Stock
株式会社Stockが提供する、チームの情報を簡単に残せるツールです。マニュアルをチーム内に浸透させるための情報共有ツールとして役立ちます。チャットの場合、記載した情報がどこにあるかわからなくなってしまい、 必要なときに必要な情報を探しにくいですよね。Stockのノート機能を使うことで、目的のマニュアルを見つけやすくなり、簡単に情報の共有ができます。費用は月額制で、無料プランを含め、豊富なプランが提供されています。利用人数や機能に合わせて選びましょう。
Stockは機能がシンプルなので、使いやすいというメリットがあります。スマートフォンでの情報共有も可能です。また、オフラインでの使用ができる機能もあります。タスク管理やメンバー間でのメッセージのやり取りも可能なため、業務の遂行をスムーズにしてくれるでしょう。
TeachmeBiz
株式会社スタディストが提供しているクラウド型マニュアル作成ツールで、時間や場所を問わずマニュアルの作成や閲覧、共有ができます。テンプレートに沿って画像と文字を入れるだけで手軽にマニュアルを作れることや、専門のスタッフが導入や運用のサポートをしてくれるため、初めての人でも使いやすいでしょう。
マニュアルは状況に応じて変更が必要ですが、TeachmeBizではマニュアル更新も簡単にできます。 また、画像や動画の編集も可能です。
マニュアルは作って終わりではなく、社員に見てもらうことが大切ですよね。TeachmeBizにはマニュアル閲覧 リンクをQRコード化して共有する機能や、マニュアルをタスクとして社員に配信して閲覧状況を確認できる機能も備わっています。マニュアルの活用状況のチェックや、よく検索されている単語の分析なども可能です。 月額料金は55,000円（税込み）からで、3つのプランから選べます。
GROWI.cloud
株式会社WESEEKが運営する、社内・社外のナレッジ情報を共有できるwikiツールです。大手ISPや中小企業、 大学の研究室などで利用されています。月額6,050円（税込み）からの定額制で、利用人数や機能に応じて4つのプランから選べます。月額固定制のため、予算を組みやすいというメリットがあり、利用者の増加や利用者の入れ替えがよくある場合でもコストの管理がしやすいでしょう。
たとえば、他社企業と共同でプロジェクトを行う際のマニュアルが必要な場合、セキュリティー面も心配ですよね。GROWI.cloudは、社外と情報を共有する際の情報セキュリティーが高いことが特徴です。
また、操作画面上で図表の作成やスプレッドシートの埋め込みも可能で、サイドバーのカスタマイズ性が高いこともポイントです。複数人が同時にリアルタイムで編集することも可能で、変更履歴は自動で記録されます。 過去の編集履歴も確認できます。管理者権限の付与や、ページ閲覧権限の設定も可能なため、用途に合わせて 便利に使えるでしょう。
バックアップ機能もあり、もしものときにも安心です。日本語、英語、中国語に対応しています。マニュアルの管理や共有が簡単にできるでしょう。
まとめ
マニュアルを作っておくことで、業務を効率的に遂行できる、トラブルを防げる、仕事の品質が安定する、教育担当者の負担を減らせる、属人化が防げる、離職率が改善するなどのメリットがあります。
マニュアル作成にあたっては時間も労力も必要です。こちらの記事も参考にしながらスケジュールを立て、マニュアル作成の目的や利用者を明確にし、必要な項目を網羅したマニュアルを作成していきましょう。
マニュアル作成後は、必要に応じて内容をアップデートする必要があり、管理していくことが大切です。便利なツールを活用するのもおすすめです。
