マニュアル作成の際のテンプレートとは？テンプレートのメリットや利用時のポイ ントをご紹介！
マニュアルを作成する際、テンプレートを利用していますか？マニュアルは0 から作成するととても大変です。便利なテンプレートを利用し、効率的にマニュアル作成しましょう！
マニュアルを作成する際のテンプレートとは？
テンプレートというと少しかたいイメージも持ちやすいですが、実際はとても使いやすく様々な分野に対応しています。
現在は無料で使えるテンプレートも増えており、誰でも手軽に利用しやすいです。
テンプレートは校正やデザインがすでに作られているため、画像の挿入や文章入力すればすぐにマニュアルを作成できます。Word、Excel、PowerPointと1番自分に合ったツールで作成できるため、まずは試してみることをおすすめします。
マニュアル作成時にテンプレートを使うメリット
マニュアル作成時にテンプレートを使う前に、どのようなメリットがあるのか知っておきたいところです。
これから、そのメリットについてお話ししていきます。
マニュアルのフォーマットを統一できる
テンプレートを使わずにマニュアルを作成すると、作る人や部署によって作り方が違うのでマニュアルのフォーマットが変わってしまいます。読む側からすると社内での統一感がなく、読みづらい印象になるため注意が必要です。
また、オリジナルでマニュアルを作ることが一般化してくると、作業を見直しづらくベテラン担当者から反発を受けてしまうかもしれません。
テンプレートを使うことで文章は違うものの、社内で統一感のあるマニュアルを作れます。項目や構成も統一されているので、作業を洗いだす際にも使用しやすくなります。
マニュアルを効率的に作成できる
マニュアルを0から作成すると、文章校正、デザイン、必要項目の洗いだしなどやらなくてはいけないことが多いです。作成する人もマニュアル作成のみが仕事ではないので、あまりにも時間をさくのはよくないです。
そんな時に使用したいのがマニュアルのテンプレートです。
テンプレートなら文章校正、デザイン、必要項目も全てできあがっていて、ただ必要な情報を書き込めばいいだけです。
ビジネスにおいて効率的に仕事することはとても大切なことなので、そのためにもテンプレートを活用しましょう。
必要項目を漏らすことがない
マニュアル作成する際にまず悩むのが、何を書けばいいかです。伝えなければいけないことが漠然とわかっていても、実際に作成するとなるとでてこないものでしょう。
テンプレートには必要項目がすでに記載されているので、万が一忘れてしまっていた項目があったとしても漏れることがありません。
何を書けばいいか悩んだ際は、まずテンプレートの項目を参考にしましょう。
マニュアルのデザインがきれい
マニュアルを見た時の第一印象を良くするには、デザインが重要になります。
今までマニュアルを作成したことがない人にとって、作成時に1番難しいと感じがちなのはデザインでしょう。
しかし、テンプレートはプロがデザインしたもののため、とても使いやすく綺麗なものが多いです。読みにくいマニュアルになってしまうことを防ぐために、プロのデザインに頼ってみるのも一つの手です。
マニュアル作成時にテンプレートを使う際の6つのポイント
テンプレートを使うことでマニュアル作成がかなり楽になりますが、以下のポイントをおさえることでさらに質が高くなります。ひとつひとつチェックしていきましょう。
5W1Hを大切にする
5W1Hとは、多くのビジネスシーンで重要とされているフレームワークのことです。
When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)で構成されており、この要素を意識してマニュアルの文章を作成するとよいとされています。
5W1Hを意識しながらマニュアル作成すると、具体的にどのような行動をおこせばいいのか伝わりやすくなります。
マニュアルの主な読者は初めて作業する人や新入社員などのため、そのような人たちがみて分かりやすくするためには5W1Hを意識する事が重要になってきます。
5W1Hはどんな資料作成でも役立ちますので覚えておきましょう。
テンプレートのデザインに沿って作成する
テンプレートを使うメリットとして、デザインがわかりやすく綺麗であることを説明しました。
テンプレートはプロがデザインしたものなので、無駄に何か凝ったデザインを加えたりすることは必要ありません。むしろ変に凝りすぎると、作成に時間がかかってしまいテンプレートを使う意味がなくなってしまうでしょう。
テンプレートのデザインに沿って作成することで、わかりやすさや統一感が生まれます。
本来伝えるべき情報を上手に伝えるためにも、テンプレートのデザインに沿ってシンプルにまとめることをおすすめします。
画像や写真をいれることで見た目でもわかりやすくする
前述したとおり、デザインはシンプルかつわかりやすいものがおすすめです。
しかし、文字だけが並んだマニュアルは読む側にとって負担が大きく、どこをポイントとして読めばいいのかわかりません。そもそも最後まで読んでもらえない可能性もあります。
そこで取り入れてほしいのが画像や写真をいれることです。
画像や写真を合間にいれることで、実際の作業方法が具体的に説明できます。文章だけだと人によって理解の仕方が変わってきてしまうこともあるので、画像や写真によって視覚的に説明しましょう。
また、文章においても視覚的に分かりやすくする方法があります。
重要なポイントは太字や赤字にして強調する、見出しなどをつくり文章の流れをわかりやすくするなどのポイントがあります。
上記のポイントを参考にして、見た目からわかりやすく工夫しましょう。
文章は簡潔にわかりやすくする
文章を書く際に句読点が多い長文だと、話したいことの本質がわかりづらくなります。だらだらと長く書くのではなく、一文にいれる動作はひとつまでにしましょう。
また、段落を適切につけるのも工夫のひとつです。どこまでが同じ話題なのかわかりやすくなるので一気に読みやすくなります。
初めて見た人にもわかりやすい説明を心がける
マニュアル作成するのは業務をすべて把握している方だと思いますが、読む側は業務の手順がわからない人や新入社員などです。新入社員の視点をもって、誰が読んでもわかるような表現を使うようにしましょう。
たとえば、初めて見る人が理解しづらい内容や専門用語を使うのは避け、どうしても使用しなくてはならないときには説明文をつけましょう。
作成者の目線のみで書くと理解しづらい内容に気がつかない場合もあるため、第三者の意見も取り入れつつ内容を確認すると良いでしょう。
<h3>伝えるべき内容を明確にする</h3>
伝えるべき内容を明確にする
マニュアルを読む側の人は、マニュアルを見ただけで作業の流れや作業方法を理解したいものです。伝えるべき内容をわかりやすく明確に説明するのがポイントになります。
とくに大事にするポイントは作業の一連の流れや、組織内のメンバーが求めている作業水準、そして作業する目的・意味を記載することです。
マニュアルというと作業の流れを説明するのが大まかな内容ですが、求めている作業水準や作業する目的・意味を伝えるのがとても大切です。なぜなら、作業の意味合いを把握して、目的意識をもったうえで、作業すると品質が向上するためです。
これらのポイントが一目でわかるように、工夫して文章を作成しましょう。
<h2>テンプレートを使ってマニュアル作成できるツール </h2>
マニュアル作成できるツールは数多くあるので、何がどのような特徴なのかわかりづらいでしょう。
なかでもおすすめのツールを7つ紹介していきます。それぞれのツールはどのようなマニュアル作成に向いているのか、また選ぶ際の注意点も一緒に説明していきます。
SILAND.JP
SILAND.JPはExcel、Word形式のテンプレートが用意されているツールです。
基本的には操作方法を説明する際に使えるものや、運用のオペレーションを説明する際に使えるフォーマットが揃っています。それ以外にも、見積書や工程表、議事録など普段よく仕事で使うテンプレートが多くそろっているので活用していきましょう。
SILAND.JPは無料で使用できて、会員登録も必要ありません。また、マニュアル作成のテンプレートは表紙や目次、本文、といった一連の流れがしっかりできているため、誰でも簡単に使用できます。はじめて使用する人にやさしいツールと言えます。
しかし、1点注意しなければならないのが、マニュアルを自分の会社用にカスタマイズしてもらえるサービスはしていないことです。テンプレートが完全に他社と被ってしまうことがあるということだけ理解しておきましょう。
Micro soft
Micro softは、Excel、Word、Power Pointを開発したMicrosoft社が提供するテンプレートツールです。Officeの運営会社であるだけに、Officeの製品を使ったテンプレートが多く用意されています。
フローチャートや製品マニュアル、チェックリストなどさまざまな職業で使えるテンプレートが揃っています。Office製品に特化しているので、比較的多くの人が使いやすいでしょう。
基本的に無料で使用できますが、Office365を購入した人はプレミアムテンプレートが使用できるので用途に合わせて検討してみてはいかがでしょうか。
経費削減実行委員会
経費削減実行委員会にはPower Point形式のテンプレートが数多く用意されています。提案書や企画書を作る際のマニュアルは経理、営業、経営企画など部署ごとに用意されています。業務マニュアルの作成にはぴったりのツールです。
注意点としては、マニュアルのテンプレートの種類があまり多くないことです。多くの種類のなかから選びたいという方にはあまりおすすめしません。マニュアルのテンプレート以外にもビジネス文書のテンプレートが多く用意されているので、興味があれば無料で一度試してみてください。
テンプレートBANK
テンプレートBANKはビジネスマナーに関連するマニュアル作成に向いており、Wordや Excel形式で作成できます。
ビジネスマナー以外にも社員教育向けのテンプレートが多く用意されているため、そういったマニュアル作成の際に利用すると良いでしょう。
利用するためには会員登録が必要で、有料会員になると使用できるテンプレートが変わってくるため用途に合わせて検討しましょう。
GROWI.cloud
GROWI.cloudは多くの会社で利用されているwikiツールです。wikiツールというのは、複数人で情報共有し、各自が編集や運用できるツールのことです。主に社内wikiとして使用されることが多く、様々な部署の情報やノウハウを一つの場所に集約してかなり業務を効率化できます。
GROWI.cloudの特徴は、編集機能の能力が高いことです。図や画像の挿入はもちろん、スプレッドシートの埋め込みや画面上での図表の作成も可能です。テンプレートを色々と編集し、自由にカスタマイズしたい人にぴったりのツールです。
また、GROWI.cloudは複数人がオンラインで別の場所から編集することも可能で、自動保存機能もついています。マニュアル作成の担当者が複数いる場合はとても便利なツールです。
注意点としては、GROWI.cloudは無料トライアルすることができる一方で、実際に利用するには月額料金を支払わなければいけないことです。一番料金の低いベーシックプランで月額5,500円のため、機能や使用頻度を確認したうえで、費用対効果が十分なのであれば活用してみてください。
NotePM
NotePMは初心者でも簡単に使用できるwikiツールです。他のツールに比べて検索機能に強みがあります。
Word、Excel、PDFはもちろん、動画マニュアルにおいてもサイト内検索もできて、必要な情報をすぐにピックアップも可能です。また、ページを更新したり新しくページを作成した場合には、特定のユーザーに通知を送れます。
マニュアルを読む側にとっても使いやすいツールですね。
また、よく見られているページが自動的にデータにまとめられるため、マニュアルを作成する際に上手く活用すれば効率的に作業が進められます。作成する側にとってもとても使いやすいツールです。
NotePMを利用する際の注意点としては、GROWI.cloudと同様に月額料金がかかることです。一番料金の低いプランだと月額4.800円ほどですが、使用できるユーザー数が8人までのため社内では使用しづらいです。ユーザー数を増やせば増やすほど金額は上がっていくので、使用する前に機能や使いやすさなども含めて検討しましょう。
Notion
Notionは多くの機能を備えたメモアプリケーションです。メモアプリケーションと言っても、マニュアル作成やタスク管理、wikiツールとしての機能も備えています。
テンプレートは数千種類用意されており、請求書の作成マニュアルやワークフローなどさまざまな業務に対応しています。編集の際に、ドラッグ＆ドロップで項目の順序を簡単に入れ替えられるのでとても便利です。
しかし、機能が多く備わっているがゆえに、初心者だとNotionを使いこなせるまで時間がかかってしまうでしょう。海外では多くの人に利用されていますが、日本ではまだあまり普及していません。使い方を解説しているWEBページが少ないため、使いこなせる自信がない人にはおすすめしづらいです。
しかし、使いこなせるようになればとても便利なツールのため、無料版から試してみることをおすすめします。
まとめ
マニュアルは企業それぞれ内容が違いますが、作成にあたってベースがあるだけで作業の手間が大きくはぶけます。
現在はマニュアル作成の際に使用できるテンプレートが様々なツールで提供されています。初めて使う人は何を使えば迷うかと思いますが、それぞれ特徴があるので今回の記事をぜひ参考にしてみてください。
メリットとデメリットを把握したうえでテンプレートを使用し、マニュアルを効率良く作成しましょう。
