テレワークには社内コミュニケーションツールが必須

はじめに

 テレワークでも効果的な社内コミュニケーションは取れていますか?

コロナウイルスは、自宅を仕事場に変えました。それは、満員電車に乗らずに済むといったメリットの代わりに、社内コミュニケーションの不足などのデメリットをもたらしました。

コミュニケーションとは何も日常会話のことだけではありません。誰が何をやっているのか分からない、聞きたいことを誰が知っているのか分からないなど、皆がオフィスで仕事をしていた時には問題とならなかったことが問題となっています。

この記事では、社内コミュニケーションの不足が引き起こす問題への解決策をご紹介したいと思います。

社内コミュニケーションが重要である理由

社内のコミュニケーションが不要であると考える人は少ないと思いますが、改めてその重要性について、具体的に確認しておきましょう。

社内コミュニケーション不足が引き起こす問題

コミュニケーション不足は上司、部下、同僚との人間関係に響くだけではありません。
まず何より、仕事の効率が悪くなるということです。

何故、仕事の効率が悪くなるのでしょうか。
それは、伝達不足によるミスの増加に加えて、テレワークでは情報共有をスムーズに行うことが難しいからです。

例えば、誰に確認を取ればいいのか、探している資料がどこにあるのか、特定のある人しか知らないこと、
ある問題に以前はどう対応したのか、部署の異動による引継ぎ、部署間の情報共有など、オフィスではうまく機能していた情報共有が、自宅ではうまくいかず、これらの情報共有の不便さは仕事の効率悪化に直結します。

それはテレワークによって、これら情報共有をするための社内コミュニケーションが機能しないために引き起こされることです。

社内コミュニケーション活性化の効果

社内コミュニケーション不足の問題の裏返しで、社内コミュニケーションの活性化は仕事の効率を上げるという効果があります。
それに、テレワークでも社内コミュニケーションをスムーズに行うことが出来るということは、昨今の働き方改革の時流に乗ることでもあります。

テレワークで社内コミュニケーションを効果的に取る方法

まず、従業員それぞれが情報共有の重要性を認識しなければなりません。そして積極的な情報共有の意識を持つ必要があります。

次に、手軽でスムーズな情報共有のための環境、システムを作りましょう。
例えばコアタイムを決めて、その時間は全員が仕事をすると決めれば、電話やメールのタイムラグを減らすことができます。他には社内コミュニケーションツールを導入することでスムーズな情報共有を行うことが出来ます。

社内コミュニケーションツールには、電子メールや、社内sns、チャットツールなどいくつかの種類がありますが、今回はテレワークによるコミュニケーション不足への解決策になる社内コミュニケーションツールを紹介します。

社内コミュニケーションツールとしてGROWI.cloudの紹介

社内コミュニケーションツールとして、弊社が開発するGROWI.cloudを紹介したいと思います。

GROWI.cloudは、社内wikiツールのクラウドサービスになります。
wikiとは不特定多数のユーザーがコンテンツ編集できるウェブサイトのことで、GROWI.cloudは社内業務に関する資料や情報、知識を一元的に管理し、これらの情報共有を容易に行うことを可能にするサービスです。

議事録や、プロジェクト資料、引き継ぎ資料、社内マニュアル、エクセルのファイルまで社内のあらゆる資料の管理に加えて、従業員の知識やノウハウを蓄積していくことができます。

それらの資料は検索をかけることで手軽に探すことができます。閲覧制限を設けることで全員に共有するだけでなく、例えばプロジェクト参加者といった一部の人のみに共有することも可能です。

コミュニケーション不足による仕事の効率悪化を防ぐことができるサービスとして社内コミュニケーションツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。