Slackを社内wikiのように使う方法。アプリの連携でよりスムーズな情報共有が実現！

2023-07-25

社内SNSとして利用している企業も増えてきているSlackですが、単にチャットツールとして使用しているだけの企業も少なくないのではないでしょうか？もしSlackを社内wikiツールのように使うことができれば、より効率的な情報共有が可能になりますよね。

また、Slackと別の社内wikiツールと連携させて使うことができれば、情報共有がさらに効率的になります。

この記事では、Slackを社内wikiのように使う方法や、Slackと社内wikiの連携などについて詳しく解説していきます。

Slackを社内wikiのように使う方法

Slackのアプリ自体に社内wikiの機能は搭載されていませんが、既存の機能を使って似たようなことを行うことは可能です。ここではその2つの方法について紹介します。

ポスト機能を使う

  1. まず、ワークスペースの中に社内wikiとして使う専門のチャンネルを作成
  2. チャンネルに移動したら、左下の＋ボタンをクリックしてポストを作成するを選択。

3. ポスト画面にテキストを書き込む

4. チャンネルにポストを共有

ブックマーク機能を使う

  1. メッセージにカーソルを合わせるとメニューが表示されるので、ブックマークボタンを押す(下図の赤丸部分)

2. 画面左のサイドバー[後で]をクリックすれば、ブックマーク保存したメッセージの一覧を確認できる

Slackだけだとナレッジの蓄積が難しい(Slackのデメリット)

ここまでSlackを社内wikiのように使う方法を紹介しましたが、Slackはあくまでチャットツールとして設計されいるため、社内ナレッジの蓄積にはあまり適していません。では、具体的にはどのようなデメリットがあるのでしょうか？

情報が次から次へと流れていく

チャットツールという特性上、次から次へと情報が飛び交うため、重要なナレッジが流れてもまたすぐに新たな情報によって流されて行ってしまいます。

コミュニケーションが活発なチャンネルであれば、一日に何十件ものやりとりが発生するかと思いますが、それが毎日となると、いくら注意してても重要なナレッジを見落としてしまうでしょう。

ほしい情報が見つかりにくい

Slackの機能として検索機能は自体は実装されていますが、欲しいと思った情報が見つからないといったことがしばしばあります。というのも、そもそもSlackに残されているのは、きちんと階層構造化されたドキュメントはなく単なるチャットの履歴であるからです。

検索の方法としては、チャットを送信したときに打っていたであろうキーワードで探すことになるかと思いますが、そのキーワードをうまく思い出すことができないといった経験がある人もいるでしょう。あるいは、検索にヒットした他の大量のドキュメントによって、目的のドキュメントが見つからないといったケースも考えられるでしょう。

無料プランだと90日より前の投稿を見ることができない

有料プランだと気にしなくてもいいことですが、無料プランだと90日より前の投稿を見ることができないです。例えば「あっ、そういえば半年ぐらい前に企画Aについて重要なこと話してたスレッドあったな。どんなこと話してたっけ？」のような事例が発生した際、無料プランだとチャットを振り返ることができません。

より安心なナレッジ管理を目指すなら、有料プランに移行しておくことをお勧めします。

Slackを社内wikiと連携させると、より効果的なナレッジ蓄積が可能

先ほども書いたように、Slack単体の使用は、ナレッジを蓄積することにあまり適していません。そこで取り入れたいツールが社内wikiです。社内wikiはチャット機能こそありませんが、ナレッジの蓄積には効果的なツールです。

ここでは、Slackを社内wikiと連携させることのメリットについて解説してきます。

社内への周知が楽にできる

社内wikiとチャットツールSlackを連携させておくことで、ページの作成や更新が行われたタイミングで特定のチャンネルに通知が飛ぶように設定できます。

上記の設定だけで簡単に社内への周知ができます。

これまで、Slackのみで周知しようとしてた情報は一度チャンネルに共有してしまうと過去に遡らないと見返すことができませんでした。

社内wikiがあることで社内wikiで情報を簡単に入手することができるので周知が楽になるほか情報やナレッジの管理も行うことができます。

周知漏れ、確認漏れが発生しにくくなる

社内wikiとSlackを連携させれば簡単に特定のチャンネルに通知が飛ぶように設定できるので、情報の周知漏れが発生しにくくなります。

また、Slackを活用しているので周知された情報の確認漏れも発生しにくくなりスムーズに情報共有を行うことができます。

情報の更新漏れが発生しにくくなる

社内wikiとSlackの連携には次のような活用方法もあります。

  1. ページごとに更新をを知らせるためのチャンネルをSlackに作成
  2. 社内wikiでページの更新が行われると上記のチャンネルに通知が飛ぶように設定
  3. 更新をする
  4. チャンネルに通知が飛ぶ

このように活用しておくことで更新が必要なページが最近いつ更新されたのかや、反対にいつから更新されていないのか一目で確認することができます。

特に手順書は常に最新で正しい情報にしておく必要があるので上記のような設定を行えば適切に管理することができるようになります。

Slack連携が可能な社内wikiツール、GROWI.cloud

最後に、弊社が運営している、Slack連携が可能な社内wiki、GROWI.cloudについて紹介します。

GROWI.cloudの特徴

主な特徴としては、以下の3つです。

  • どれだけ利用者が増えても年額が554,400円以上になることはなく、大人数での利用に向いている
  • 閲覧、編集権限がページごとに細かく設定できる
  • 多彩なテーマが用意されていたり、サイドバーのカスタムができたり、自由度が高い

詳しくはこちらのページを参考にしてください。

GROWI.cloudの料金

大きく分けて3つのプランがあり、

  • ベーシック　5500円/月
    • 1アプリあたりの上限ユーザー数25
    • アプリ数2
  • ビジネススタンダード　15000円/月
    • 1アプリあたりの上限ユーザー数75
    • アプリ数3(5000円/アプリ　で上限2つまで追加可能)
  • ビジネスプロ　42000円/月　
    • 1アプリあたりの上限ユーザー数無制限
    • アプリ数6(オプションでいくつでも追加可能)

詳しくは、こちらのページを参考にしてください。

情報共有