業務効率化ツールを機能させるためには

業務効率化ツールが機能しない原因

業務を効率化するために導入したツールが、誰にも使われないことがよくあります。剰え非効率化を招いていることもありえます。そのような本末転倒は避けなければならないでしょう。

業務効率ツールが機能しない原因は多くの場合三つに絞ることができます。
この章ではその三つの原因をご紹介していきます。

業務効率化ツール導入が目的になっている

 会社には目的が分からない業務や、手段が目的になっていることがよくありませんか?
例えば、昔からの習慣で目的が分からない業務。会議をすることが目的となってしまって、何のために集まったのか分からない会議。

業務効率化ツールについても、導入した目的を忘れてしまうことはよくありません。
何のためにそのツールを導入したのか、目的を意識しないと
導入して満足してしまったり、ツールを使うことを意識するあまり却って非効率になったりと
本末転倒を招くことになりかねません。

業務効率化ツールを使いこなせない

いくら便利で素晴らしい業務効率化ツールも、社員が使いこなせなければ意味がありません。
ツールの使い方が複数で難しいと、ベテラン社員やITが苦手な社員に定着しないことに繋がります。
また、社内の既存のシステムやツールとの連携ができないために使われず失敗に終わることもあります。

似たような業務効率化ツールを導入している

部署ごとに同じ目的で違うツールを導入していると社内システムがバラバラになってしまいます。
そしてそれは仕事の非効率化を引き起こすこともあります。

例えば、部署によって情報共有のために使っているツールが異なると、部署間の情報共有を妨げたり、部署の異動があったときに足かせになってしまいます。
また、情報共有のツールが複数あると、どこに情報を共有すればいいのか、どこに求めている情報があるのか分からなくなります。

似たような複数のツールは、それらの使い分けや、ツールの使い方が不明確になりやすく
ツールが社内で浸透しない原因になります。
このように似たようなツールを複数導入することはよくありません。

業務効率化ツールを機能させる方法

前章までの業務効率ツールが機能しない原因への解決策をこの章ではご紹介していきます。

最適な業務効率化ツールを選ぶ

業務効率化ツールで効率化したい項目を明確にしましょう。
何のために導入するのか、何を効率化させるためにそのツールを導入するのか、
目的がはっきりしないうちに業務効率化ツールを導入することは、導入することが目的となってしまい本来の目的である業務の効率化が果たせません。
それに加えて、極端な例を上げれば社内コミュニケーション活性化のためのはずが、ファイル共有ツールが導入されるといったミスマッチが起こる可能性も高めます。

まず、解決したい自社の課題と何のために業務効率化ツールを導入するのか目的をはっきりさせ、ツールのリサーチを慎重に行いましょう。

テスト導入する

業務効率化ツールの多くに、トライアルや無料版が用意されています。
本格的な導入の前に、これらを試用したり、一部の部署や業務でテスト導入をしましょう。
前述のように、ツールの使いやすさや、自社のシステムとの連携や互換性、セキュリティ面はツール導入の成功と失敗を分ける要因になります。事前のリサーチと実際に使ってみたイメージが違うこともあります。

テスト導入することでそれらを確認しましょう。

ルールを作る

業務効率化ツールは定着率が上げることで効果を発揮します。
ツールの使い方や、運用方法のルールを作り、それを社内全体に認識させることで
業務効率化ツールの利用を徹底する仕組みを作りましょう。

自社に合わなかったら使用を止める

業務効率化ツールは導入後のマネジメントも大切になってきます。
業務効率化ツール導入後にも、運用ルールの見直しなどPDCAを回しましょう。

その中で導入したツールが、業務率化に繋がらなかったり、機能しなかった場合は使用を止めて、
無用の長物として形骸化したツールに料金だけ支払う状況は避けましょう。

もとよりそうならないためにも、前述したように業務効率ツールの目的を明確にして、慎重なリサーチと、テスト導入、運用ルールを作って利用を徹底させることが大事になります。

おすすめの業務効率化ツール GROWI.cloudのご紹介

ここまで業務効率化ツールが機能しない原因と解決策についてご紹介してきました。
最後に、弊社が開発しているGROWI.cloudをご紹介したいと思います。

GROWI.cloudは、社内wikiツールのクラウドサービスになります。
wikiとは不特定多数のユーザーがコンテンツ編集できるウェブサイトのことで、
GROWI.cloudは社内業務に関する資料や情報、知識を一元的に管理し、これらの情報共有を容易に行うことを可能にするサービスになります。

議事録や、プロジェクト資料、引き継ぎ資料、社内マニュアル、エクセルのファイルまで社内のあらゆる資料の管理に加えて、従業員の知識やノウハウを蓄積していくことができます。

ページの作り方も非常にシンプルで、資料の検索も手軽に行うことができますので、ITツールが苦手な方でも使いこなせる業務効率化ツールです。

社内の情報共有を効率化するサービスとしてGROWI.cloudの導入を検討してみてはいかがでしょうか。