組織力を強化するノウハウ共有とは？成功するための方法やおすすめのツールを詳しく解説
ノウハウを社内でどのように共有すればよいか悩んでいませんか。社内の業務効率を向上させるためにも、ノウハウの共有は不可欠です。この記事ではノウハウという用語の本来的な意味を解説した上で、ノウハウを共有するメリットや成功に導く方法やツールなどについて解説します。
Contents
ノウハウ共有とは？
まず、ノウハウとは英語の「know-how」を日本語に落とし込んだ言葉です。一般的な意味としては、専門的な知識や技術、情報などを指しています。そして、「ノウハウ共有」とはそれらを他の人と共有することを言います。
例えば、社内にトップセールスマンがいたとして、その方がノウハウとして持っている「顧客と円滑なコミュニケーションを取る方法」や「効果的なPDCAの回し方」などを他の営業担当の方に共有することです。
営業におけるノウハウ共有に関してはこちら↓
ノウハウを共有するメリット
では、ノウハウを共有するにはどのようなメリットがあり、なぜ組織力の強化につながるのでしょうか。以下、その主な理由を1つずつ解説します。
業務効率や生産性が向上する
業務を遂行するにあたり、分からないことが多く悩んだり調べたりする時間が長くなれば、効率や生産性が落ちるのは言うまでもありません。その点、ノウハウが適切に共有されていれば、業務を迷うことなくスムーズに実行できるようになります。
またノウハウが共有されていることにより、現場で何度も同じ質問が繰り返される無駄の軽減が可能です。現場の各社員は必要なノウハウを、必要なときに自分で簡単に探し出せます。ノウハウを持つ優秀な社員の作業効率が、他の社員から多く質問されることで低下してしまうといった事態を防げるのです。
業務中のミスが減る
各社員がノウハウを持っていたりすぐに調べられたりすれば、ミスも起こり辛くなります。またミスの対策になるノウハウを新たに共有できれば、さらなるミスの軽減も可能です。ミスがなくなれば、業務効率や生産性が向上するのは言うまでもありません。
ノウハウが会社の資産として残る
会社では社員の配置転換や退職、新人の加入といった人の移動は常に発生しますよね。
もしノウハウ共有がされていなかったら、その人の移動ともに属人的なノウハウは流出してしまう可能性があります。逆に、日頃から常にノウハウ共有がされていれば、社内のノウハウが人の移動によってなくなる心配はありません。
ノウハウがブラッシュアップされていく
ノウハウは共有されることによって、多くの社員から活用される機会も増えます。他の社員がそのノウハウを使ってみることで、新たな気づきがありブラッシュアップにつながることもあります。
このようにノウハウの質が高まることによって、新たなサービス・製品を開発するヒントとなることも少なくありません。1つのノウハウが、大きな利益を生みだすまでに昇華される可能性を秘めているのです。
教育や研修のコストを削減できる
ノウハウの共有は研修や教育の効率を高め、コストを削減する際にも役立ちます。企業が継続していく限り、定期的に新人が追加され、教育や研修が必要となるのは言うまでもありません。新人がひとり立ちして仕事ができるようになるまで、一定の時間やコストがかかります。
その点、ノウハウがマニュアル化され誰でもアクセスできる状態で共有されていれば、新人教育や研修に活用可能です。研修担当が新たに資料を作ったり用意したりする手間がかかりません。またトラブルや課題が発生した際に、どんなノウハウをどのように活用できたか共有されていれば、新人にとっては大いに参考となります。研修・教育の品質も高められていくのです。
ノウハウの共有の際の失敗例
ノウハウの共有には様々なメリットがあり企業にとって非常に重要ですが、適切に行えていない企業も少なくありません。ノウハウを共有しようと考えても、典型的ないくつかの問題によってうまく行えていない事例も多いのです。この項では、実際にどのような原因でノウハウの共有に失敗しているのか、代表的な失敗例を紹介します。
ノウハウを共有する目的が周知されていない
ノウハウを共有する目的が適切に周知されておらず社員が把握していなければ、自発的に共有してくれません。そもそも社員は日々の業務だけで忙しいものです。ノウハウ共有の目的や重要性を理解していないと、手間をかけて情報共有をしようというモチベーションもあがりません。そ
の結果、ノウハウの共有が常に後回しにされてしまうのです。
また社員間の競争が激しい企業では、ノウハウの共有が思うように進まない場合があります。ライバルの評価をあげないため自分のノウハウを共有したくないと考える社員が増えるからです。こういった企業においても、ノウハウ共有の目的や重要性を周知し理解してもらうことで意識を変えなくてはなりません。
ノウハウを共有するルールが整備されていない
いつ、どこで、誰が、どのように共有するかといったルールが整備されていないと、ノウハウの共有は進みません。ルールが決まっていないと、社員がノウハウを共有したくてもどうしていいか分からず、行動に移せないからです。
またノウハウをはじめ情報の共有は、情報を誰かに「伝える」だけでは不十分と言えます。共有されたノウハウを適切に管理する仕組みや環境がない場合、せっかく発信されたノウハウも蓄積されないからです。その結果、ノウハウを他の誰も参照・活用できない状態となります。
ノウハウを共有する環境が整っていない
部下や若手が上司やベテランに意見を言い辛い環境であると、情報の共有は進みません。部下や若手が情報を発信することにデメリットを感じてしまうからです。また部署間の協力体制が整っておらず、ライバル同士のような意識だと互いに情報共有が行われにくくなります。こうしたことが起こらないように、互いに意見を言いやすいような風通しのよい環境作りが必要となります。
ノウハウ共有を成功させるためには？
ノウハウ共有は重要である反面、簡単ではありません。特にこれまで情報の共有に積極的でなかった企業の担当者は、どのように進めていけばよいか分からず迷うことになるでしょう。この項では、ノウハウ共有を適切にすすめるために、抑えておきたいポイントや方法について1つずつ解説します。
会社全体にノウハウ共有の目的を周知させる
ノウハウの共有を適切にすすめるためには、まず会社全体にノウハウ共有の目的や重要性を周知する必要があります。周知によって社員がノウハウ共有の目的・重要性を理解し、意識を高めてもらうのが目的です。
社員が目的や重要性を理解していないと、積極的にノウハウの共有は行われません。日々の業務に比べ、ノウハウ共有の優先度は低いと判断されてしまい、どうしても後回しになってしまうからです。なぜノウハウを共有するのか、企業や社員にとってどんなメリットがあるのか周知徹底し、社員に理解してもらう必要があります。
ノウハウ共有に関するルールを整備する
社内でノウハウ共有を適切にすすめるためには、ルールの整備が欠かせません。いつ、どこで、誰が、どのようにノウハウを共有するかルールをしっかり整備します。ノウハウ共有サイトやシステムを用意しておいて、どのように入力するかルールを決めておくことも必要です。
また社内でまとめたルールは、口頭で共有するだけでは十分ではありません。マニュアル化し誤解の内容に明文化することによって、より高い効果が見込めます。
なおマニュアル化する場合、できるだけ具体的かつ詳細に内容をまとめておくことが重要です。たとえば「重要顧客への資料送付後は電話でフォローする」だけだと、いつ・誰が・どのようにかがわかりません。誰が見ても誤解なく実行できるようにまとめてみましょう。
ノウハウ共有ツールを活用する
ノウハウ共有ツールとは、文字通りノウハウ共有を円滑に進めるための機能を搭載したツールのことです。似たようなツールとして、「情報共有ツール」「ナレッジベース」「社内wiki」などがあります。
数あるツールの中でも、社内wikiなら難しい操作なしで誰でも簡単に情報の追加や編集が可能です。ITに詳しい若い社員だけでなく、年齢層の高い社員でも利用できます。同じ「wiki」という文字が入っている、インターネット上の百科事典「Wikipedia」といえば分かりやすいでしょうか。社内wikiを使えば、社内でスムーズにノウハウの共有が進められるようになります。
なお一口に社内wikiと言っても、ツールの種類は様々です。マイクロソフトのコミュニケーションツール「teams」も社内wiki機能を搭載していますし、フリーのツールもあります。「PukiWiki」と呼ばれる、オープンソース（OSS）の社内wiki用ツールの利用者も多いです。
こちらにおすすめの社内wiki一覧をまとめているので、興味がある方はぜひ読んでみてくださいね。
ノウハウ共有におすすめのツール、GROWI.cloud
数あるノウハウ共有ツールの中でも「GROWI.cloud」は強力な編集機能を備え、リアルタイムでの同時多人数編集が可能で議事録の作成にも適しています。図表やテーブルの追加もできる上に、全文検索機能を使えばページやファイルの検索が簡単です。
また管理者機能も優れており、あとから部署・用途が増えても簡単に対応できます。LDAP・OAuth・SAMLをはじめ様々な認証方式に対応している点もメリットです。
その他、エンタープライズ向けにプライベートクラウドにも対応している上に、バックアップも提供しています。さらにIPアドレスによるフィルタリングやベーシック認証への対応も可能です。
ノウハウを適切に共有することによって、ノウハウの属人化を防ぐとともに、業務効率・生産性の向上などが見込めます。その上で、ノウハウの共有には使いやすツールの利用が欠かせません。
「GROWI.cloud」であれば、強力な編集機能を備え品質の高い社内wikiの構築・運用が可能です。あとから部署や用途が増えても対応できるなど、スケーラビリティにも優れています。
GROWI.cloudは契約前に無料トライアル登録が可能です。導入前に、機能や操作面をチェックできるため、導入の可否を判断しやすいでしょう。
まとめ
ノウハウ共有を成功させるためには、その目的や重要性を社員に周知した上で、スムーズにノウハウを共有するための環境作りが必要です。その上で社内wikiを使えば、年齢層の高い社員でも簡単に情報を発信できるようになります。なかでも「GROWI.cloud」なら強力な編集機能により品質の高い社内wikiの運用が可能です。
