ノウハウ共有で組織力強化! 手順やポイントを詳しく解説

2022-03-23

ノウハウを社内でどのように共有すればよいか悩んでいませんか。社内の業務効率を向上させるためにも、ノウハウの共有は不可欠です。この記事ではノウハウという用語の本来的な意味を解説した上で、ノウハウを共有するメリットと成功に導く方法やツールについて解説します。

組織力の強化に不可欠なノウハウ共有

企業の組織力を強化するためにも、個々の社員が持つノウハウの共有は欠かせません。この項ではノウハウとは何かといった基本から、ナレッジとの違いについて解説します。ノウハウの共有を進める前に、そもそもノウハウとは何かおさらいしておきましょう。

そもそもノウハウとは?

ノウハウという単語は、英語で「知る」を意味する「Know」と「方法」を意味する「how」を組み合わせた(know how)造語です。「ノウハウ(know how)」をそのまま和訳すると「方法を知る」という意味になります。ただ実際にはもう少し膨らませて、「物事を成し遂げるための方法やコツ」といったニュアンスで使われることが多いです。

一方でビジネスの現場では、若干ニュアンスが異なる使われ方をしているため注意しましょう。ビジネスシーンにおいてノウハウとは、専門性の高い技術・知識を指します。より具体的には産業的・工業的な専門技術・知識を指して「ノウハウ」と呼ばれることが多いです。

その他、ビジネスシーンにおいてノウハウは、各企業が保有する貴重な知的財産を指すこともあります。他社との競争に勝つための方法論や利益をもたらす知識(=知識財産)のように、企業経営にとって重要な意味を持つ言葉でもあるのです。

ナレッジとの違い

ノウハウと似ていて同じように使われる言葉として「ナレッジ(knowledge)」があります。ナレッジは「知識」や「情報」を意味する英単語であり、ビジネスシーンでは業務上有益な知識・情報という意味で使われることが多いです。

ビジネスにおいてノウハウ・ナレッジは、いずれも重要と言えます。けれど明確な差異があり、話の中でこれらの単語がでてきたときには区別できないと内容を正しく理解できません。

ナレッジは「学習して得られるもの」であるのに対し、ノウハウは「体験して得られるもの」と定義できます。たとえばナレッジは、インターネットの情報サイトや書籍、日々の会話などから学習して取得可能です。一方で、ノウハウは一般的にそれら情報を読むだけでは取得できません。OJTのような実際の体験を通して、ようやく得られるものなのです。

そのためナレッジ・ノウハウを比較すると、ナレッジはより汎用的、ノウハウはより限定的と言えます。このようなニュアンスの違いを理解しておけば、ビジネス上の会話で認識がずれてしまうことはないでしょう。

ノウハウを共有するメリット

ノウハウの意味についてみてきました。それではノウハウを共有するにはどのようなメリットがあり、なぜ組織力の強化につながるのでしょうか。以下、その主な理由を1つずつ解説します。

業務効率や生産性が向上する

業務を遂行するにあたり、分からないことが多く悩んだり調べたりする時間が長くなれば、効率や生産性が落ちるのは言うまでもありません。その点、ノウハウが適切に共有されていれば、業務を迷うことなくスムーズに実行できるようになります。

またノウハウが共有されていることにより、現場で何度も同じ質問が繰り返される無駄の軽減が可能です。現場の各社員は必要なノウハウを、必要なときに自分で簡単に探し出せます。ノウハウを持つ優秀な社員の作業効率が、他の社員から多く質問されることで低下してしまうといった事態を防げるのです。

各社員がノウハウを持っていたりすぐに調べられたりすれば、ミスも起こり辛くなります。またミスの対策になるノウハウを新たに共有できれば、さらなるミスの軽減も可能です。ミスがなくなれば、業務効率や生産性が向上するのは言うまでもありません。

会社の資産として残る

会社において、貴重なノウハウをいかに継承するか、広めるかは重要な課題です。仮にノウハウが共有されない場合、特定の社員しかノウハウを持っていないことになります。それではノウハウは他の社員に継承されず、社内に広まることもありません。

会社では社員の配置転換や退職、新人の加入といった人の移動は常に発生するものです。そういった際もノウハウが共有されてさえいれば、ノウハウを適切に継承できます。ノウハウが会社の大切な資産として、長く受け継がれていくわけです。

またノウハウを共有する環境が社内で整備されていれば、社員のちょっとした「気づき」も速やかに共有されるようになります。社員間でその「気づき」をノウハウへ転換できる事例も少なくありません。そうしてそのノウハウがまた、会社の資産として蓄積されていくわけです。ノウハウが適切に共有されていなければ、社員の大事な気づきも見過ごされてしまうかもしれません。

ノウハウを昇華できる

仮にノウハウが適切に共有されていなければ、ノウハウは各社員の頭の中にとどまっているだけとなります。その社員にしか活用されない上に、ノウハウの品質が高まる機会はあまりありません。そうして、その社員が会社を去れば、そのノウハウは失われてしまいます。

一方、ノウハウが共有され蓄積されれば、他の社員と共同で分析したり体系化したりする機会が生まれます。その結果、ノウハウの品質を高めより有意義なものに昇華できるのです。

またノウハウは共有されることによって、多くの社員から活用される機会も増えます。他の社員がそのノウハウを使ってみることで、新たな気づきがありブラッシュアップにつながることもあります。

このようにノウハウの質が高まることによって、新たなサービス・製品を開発するヒントとなることも少なくありません。1つのノウハウが、大きな利益を生みだすまでに昇華される可能性を秘めているのです。

教育や研修のコストを削減できる

ノウハウの共有は研修や教育の効率を高め、コストを削減する際にも役立ちます。企業が継続していく限り、定期的に新人が追加され、教育や研修が必要となるのは言うまでもありません。新人がひとり立ちして仕事ができるようになるまで、一定の時間やコストがかかります。

その点、ノウハウがマニュアル化され誰でもアクセスできる状態で共有されていれば、新人教育や研修に活用可能です。研修担当が新たに資料を作ったり用意したりする手間がかかりません。またトラブルや課題が発生した際に、どんなノウハウをどのように活用できたか共有されていれば、新人にとっては大いに参考となります。研修・教育の品質も高められていくのです。

またノウハウの共有は、新人が自分で問題を解決して業務を遂行するのにも役立ちます。仮にノウハウが適切に共有されていない場合、新人は分からないことがあれば他の社員にいちいち聞かなくてはなりません。質問の繰り返しは聞かれる方だけでなく、聞く方の新人にとってもストレスとなるだけでなく非効率です。

仮にノウハウがマニュアルにまとまっていれば、新人はそれを見返して自分で問題を解決できます。その分だけ、教育や研修の無駄がなくなりコストも削減できるのです。

ノウハウを共有していないとどうなる?

ノウハウを共有することによって、様々なメリットがあることを紹介しました。それでは反対にノウハウが共有されない場合、企業にはどのようなデメリットや不都合が生じるのでしょうか。以下、1つずつ解説します。

業務が属人化してしまう

ノウハウが共有されていなければ、ノウハウをもつ特定の社員しか対象の業務が行えなくなってしまいます。これが「業務の属人化」です。

業務が属人化すれば、その社員が休んだり退職したりした際に、対象の業務を誰も行えない状態になってしまいます。その結果、納期遅延などが発生し、顧客の信頼を失ってしまう可能性も否定できません。

業務効率が上がらない

社員によって保有するノウハウの種類や量は異なります。仮にノウハウが共有されていなければ、社員は自分の持つノウハウで業務の対応をしなくてはなりません。その結果、悩んだり情報を検索したりする時間が長くなり、業務効率が上がらないのです。

またノウハウが共有されないと社内間で昇華される機会も失われてしまいます。逆にそれぞれの社員が自分でその都度業務に必要なノウハウをゼロから構築しなくてはならないのです。ノウハウが共有される場合と比べ、明らかに非効率と言えます。

社内の連携力が低下する

ノウハウが共有されておらず仮に1人の社員しかノウハウを保有していない場合、その社員だけで対象業務を行わないといけません。ノウハウを持たない他の社員がフォローできないからです。

また、ノウハウを共有されていない社員がトラブルに見舞われた場合、ノウハウを持つ社員との関係が悪化する可能性があります。共有されていない社員は「ノウハウを共有してくれないせいだ」と感じ、反対にノウハウを持つ社員は「自分のせいでない」と考えるからです。その結果、社員間の信頼関係や連携が悪化することにもつながります。

ノウハウの共有ができない原因

ノウハウの共有には様々なメリットがあり企業にとって非常に重要ですが、適切に行えていない企業も少なくありません。ノウハウを共有しようと考えても、典型的ないくつかの問題によってうまく行えていない事例も多いのです。この項では、実際にどのような原因でノウハウの共有に失敗しているのか、代表的な原因について解説します。

ノウハウを共有する目的が周知されていない

ノウハウを共有する目的が適切に周知されておらず社員が把握していなければ、自発的に共有してくれません。そもそも社員は日々の業務だけで忙しいものです。ノウハウ共有の目的や重要性を理解していないと、手間をかけて情報共有をしようというモチベーションもあがりません。そ

の結果、ノウハウの共有が常に後回しにされてしまうのです。

また社員間の競争が激しい企業では、ノウハウの共有が思うように進まない場合があります。ライバルの評価をあげないため自分のノウハウを共有したくないと考える社員が増えるからです。こういった企業においても、ノウハウ共有の目的や重要性を周知し理解してもらうことで意識を変えなくてはなりません。

ノウハウを共有するルールが整備されていない

いつ、どこで、誰が、どのように共有するかといったルールが整備されていないと、ノウハウの共有は進みません。ルールが決まっていないと、社員がノウハウを共有したくてもどうしていいか分からず、行動に移せないからです。

またノウハウをはじめ情報の共有は、情報を誰かに「伝える」だけでは不十分と言えます。共有されたノウハウを適切に管理する仕組みや環境がない場合、せっかく発信されたノウハウも蓄積されないからです。その結果、ノウハウを他の誰も参照・活用できない状態となります。

ノウハウを共有する環境が整っていない

部下や若手が上司やベテランに意見を言い辛い環境であると、情報の共有は進みません。部下や若手が情報を発信することにデメリットを感じてしまうからです。また部署間の協力体制が整っておらず、ライバル同士のような意識だと互いに情報共有が行われにくくなります。こうしたことが起こらないように、互いに意見を言いやすいような風通しのよい環境作りが必要となります。

ノウハウ共有をうまくいかせるために

ノウハウ共有は重要である反面、簡単ではありません。特にこれまで情報の共有に積極的でなかった企業の担当者は、どのように進めていけばよいか分からず迷うことになるでしょう。この項では、ノウハウ共有を適切にすすめるために、抑えておきたいポイントや方法について1つずつ解説します。

会社全体にノウハウ共有の目的を周知させる

ノウハウの共有を適切にすすめるためには、まず会社全体にノウハウ共有の目的や重要性を周知する必要があります。周知によって社員がノウハウ共有の目的・重要性を理解し、意識を高めてもらうのが目的です。

社員が目的や重要性を理解していないと、積極的にノウハウの共有は行われません。日々の業務に比べ、ノウハウ共有の優先度は低いと判断されてしまい、どうしても後回しになってしまうからです。なぜノウハウを共有するのか、企業や社員にとってどんなメリットがあるのか周知徹底し、社員に理解してもらう必要があります。

ノウハウ共有に関するルールを整備する

社内でノウハウ共有を適切にすすめるためには、ルールの整備が欠かせません。いつ、どこで、誰が、どのようにノウハウを共有するかルールをしっかり整備します。ノウハウ共有サイトやシステムを用意しておいて、どのように入力するかルールを決めておくことも必要です。

また社内でまとめたルールは、口頭で共有するだけでは十分ではありません。マニュアル化し誤解の内容に明文化することによって、より高い効果が見込めます。

なおマニュアル化する場合、できるだけ具体的かつ詳細に内容をまとめておくことが重要です。たとえば「重要顧客への資料送付後は電話でフォローする」だけだと、いつ・誰が・どのようにかがわかりません。誰が見ても誤解なく実行できるようにまとめてみましょう。

社内wikiを導入する

ノウハウの共有をすすめるためには、情報共有ツールの利用は欠かせません。情報共有ツールとは、文字通り情報共有を円滑に進めるための機能を搭載したツールのことです。情報共有ツールを利用することで、社員が情報を発信しやすくなるほか、情報の管理もしやすくなります。

数ある情報共有ツールの中でも、社内wikiなら難しい操作なしで誰でも簡単に情報の追加や編集が可能です。ITに詳しい若い社員だけでなく、年齢層の高い社員でも利用できます。同じ「wiki」という文字が入っている、インターネット上の百科事典「Wikipedia」といえば分かりやすいでしょうか。社内wikiを使えば、社内でスムーズにノウハウの共有が進められるようになります。

なお一口に社内wikiと言っても、ツールの種類は様々です。マイクロソフトのコミュニケーションツール「teams」も社内wiki機能を搭載していますし、フリーのツールもあります。「PukiWiki」と呼ばれる、オープンソース(OSS)の社内wiki用ツールの利用者も多いです。

数ある社内wikiツールの中でも「GROWI.cloud」は強力な編集機能を備え、リアルタイムでの同時多人数編集が可能で議事録の作成にも適しています。図表やテーブルの追加もできる上に、全文検索機能を使えばページやファイルの検索が簡単です。

また管理者機能も優れており、あとから部署・用途が増えても簡単に対応できます。LDAP・OAuth・SAMLをはじめ様々な認証方式に対応している点もメリットです。

その他、エンタープライズ向けにプライベートクラウドにも対応している上に、バックアップも提供しています。さらにIPアドレスによるフィルタリングやベーシック認証への対応も可能です。

なおGROWI.cloudは契約前に無料トライアルを利用できます。

ノウハウを適切に共有することによって、ノウハウの属人化を防ぐとともに、業務効率・生産性

の向上などが見込めます。その上で、ノウハウの共有には使いやすツールの利用が欠かせません。

「GROWI.cloud」であれば、強力な編集機能を備え品質の高い社内wikiの構築・運用が可能です。あとから部署や用途が増えても対応できるなど、スケーラビリティにも優れています。

まとめ

ノウハウ共有を成功させるためには、その目的や重要性を社員に周知した上で、スムーズにノウハウを共有するための環境作りが必要です。その上で社内wikiを使えば、年齢層の高い社員でも簡単に情報を発信できるようになります。なかでも「GROWI.cloud」なら強力な編集機能により品質の高い社内wikiの運用が可能です。