情報共有が下手な人への解決策！上手な情報共有のコツやポイントとは？
情報共有は業務の遂行をスムーズにすすめるためには欠かせません。しかし、情報共有が下手な方や情報共有の重要さを認識していない方も少なくありません。そのような方のために、この記事では、情報共有を適切に行うことによるメリットや情報共有を行う際の具体的なポイントについて詳しく解説しています。
情報共有を適切に行うメリットと適切に行われないデメリット
情報共有を適切に行う４つのメリット
業務の改善や生産性の向上
情報共有が適切に行われることによって、社員がお互いにお互いの業務について、アドバイスをすることができるようになります。その結果、社内全体の業務が改善し生産性が向上します。
例えば、Aさんが行っている業務についての改善点が見つかった際に、Bさんが指摘することですぐに改善してもらうということが社内での情報共有が適切に行えていればできます。
その他にも、適切に情報共有がされることによって、社員同士の信頼関係が向上したり、新たな発想が生まれやすくなります。その結果、業務が改善されたり、生産性が向上するということも起こりやすいです。
知識の属人化を防げる
情報共有が適切に行われることによって、多くの社員が業務に関する知識を知ることができます。そのため、知識や業務の属人化を防ぐことができます。
例えば、業務を担当していた社員が急に病気になったり、退職をした際も、すべての社員が業務の内容や進捗を理解することができます。
人材教育を効率的に行うことが出来る
社内のルールや研修についての情報共有が適切に行われることによって、人材教育を効率的に行うことが出来ます。
例えば、情報共有が適切に行われていない会社では、教育担当の社員が何人もの社員に複数回同じ内容の説明をしなければならないという状況が発生します。しかし、情報共有が適切に行われるようになれば、一回の説明でどの社員にも同じ情報を伝えることができます。
そのため、人材教育の際に情報共有の仕組みができているということは、教える側にも教わる側にも明確なメリットがあります。
顧客満足度の向上が見込める
情報共有が適切に行われることで、多くの社員が顧客がかかえている問題に触れることができるようになります。
そのため、顧客への対応をよりスピーディーに行うことができます。顧客にとって、レスポンスの速さは安心感に直結することを考えると、顧客満足度の向上につながるといえます。
情報共有が適切に行われない3つのデメリット
業務が非効率化してしまう
情報共有が適切に行われないことによって、業務に関する情報やメンバーの予定などを何度も確認しなければならないという状況が生まれます。
例えば、ミーティングの予定を決めたいとなった場合、情報共有が適切に行われていない会社ではひとりひとりにスケジュールの確認をしなければなりません。
また、業務に関する情報も何度も教えなければならないということも発生するでしょう。
知識が属人化してしまう
情報共有が適切に行われないことによって、知識や業務の属人化が起きてしまいます。ある業務について特定の社員しか知らないという状況はとても危険です。
例えば、業務を担当していた社員が急に病気になったりして不在になった場合、業務が完全に止まってしまうということも起きてしまう可能性があります。
社員同士の信頼関係の悪化
情報共有が適切に行われないことによって、社員同士の信頼関係が悪化してしまうことがあります。
例えば、社員Aから情報共有を行われていなかった社員Bがトラブルに巻き込まれてい待った場合、情報共有を行うことを忘れていた社員Aに不信感を抱いてしまいます。
また、これに似た問題で、複数の部署間をまたぐようなプロジェクトの場合、業務に関する情報を「共有した」のか「共有していない」のかという問題も発生しやすいです。
情報共有が下手な人のよくある原因
情報共有の意識に問題がある
なぜ自分の情報を他の人に共有するということが重要なのでしょうか。この意識に問題がある場合は、情報共有が適切に行われません。具体的には、以下のような問題が考えられます。
- 情報共有の重要性を理解できていない
- 情報共有に抵抗を感じている
- 情報共有の優先順位が低い
関連記事: 上司が情報共有しない！その理由と具体的な対処法を５つご紹介
社内で情報共有のルールがない
情報共有のルールづけが行われていないと、情報共有の方法にばらつきが生まれてしまいます。
- 口頭で伝える
- メールで伝える
- チャットで伝える
など、単に情報共有といってもその方法はたくさんあります。
例えば、一部の社員は口頭での報告を好み、別の社員はチャットでの報告を好むような状態では、共有すべきことがデータとして残っていない・一部の社員しか情報を受け取っていないといったトラブルが発生してしまいます。
このような状況では、適切に情報共有ができなくても仕方がないでしょう。
つまり、情報共有のルールづけがされていない状態というのは、情報共有がされているようで実際はできていないという状態にあるといえます。
情報共有を行う際の３つのポイント
情報共有の重要さの再確認
研修の際に情報共有に対する教育が不足していた場合や、時間の経過とともに情報共有に対する意識が低下したしまった際に有効なのが、情報共有の重要さを再確認してもらうということです。
例えば、チーム内で「○○の情報を共有することで□□の業務の効率が上がる」というように、情報共有を行うことに対するメリットを具体的に伝えることによって、情報共有の重要さを再確認してもらうことにつながります。
関連記事：チームにおける情報共有の重要性：上手くいっているチームには特徴があった！？
情報共有に関するルールの作成
情報共有を行う際には、ルールを設けることが重要です。ルールがない場合、情報共有の優先順位は個人任せになってしまいます。このような場合では、伝達が一方通行となってしまい、共有のレベルに至らない可能性があります。
具体的には、以下のようなルールを作ることが効果的です。
- どのような情報を共有するべきかを明確にする
- どのようなタイミングで共有するべきかを明確にする
- 誰に共有するべきかを明確にする
- 「5W1H」を意識して情報共有をする
しかし、ルールが多すぎても情報共有が面倒と感じてしまう可能性があるため、注意が必要です。
ツールの利用
社内の情報共有を促進させるためには、データベースとしても利用できる情報共有ツールの導入が役立ちます。情報共有ツールを社内に導入することによって以下のようなメリットがあります
- アップデートしたデータをリアルタイムで社内全体に共有できる
- キーワード検索で、欲しい情報にすぐにアクセスすることができる
- 教育の時間を大幅に削減することが出来る
- 社員同士のコミュニケーションが活発になる
- 情報共有の形骸化や抜け漏れを改善できる
しかし、情報共有ツールを導入するだけで満足してはいけません。社員の意識を変え、社内でのルールを作ることなどをしっかり行うことが重要です。
情報共有を効率的に行うためのツール
効率的に情報共有を進めるためには、それぞれの組織やチームに適した情報共有の方法を理解したうえで優れた情報共有ツールを利用することが有効です。
ここでは社内Wikiとチャットツールという、情報共有のタイプごとの違いを説明し、そのタイプ別のおすすめツールを紹介します。
社内Wiki
社内WikiとはWikipediaの社内版のことで、社内の情報を一か所に集め簡単に検索・共有できる機能のことです。
社内Wikiが活用されることで、社内全体での情報の共有が簡単になり業務の効率化につながります。
情報セキュリティのGROWI.cloud(グロウィクラウド)
まずご紹介するのがGROWI.cloudです。GROWI.cloudの特徴は、情報セキュリティが高いことです。そして、GROWI.cloudが力を入れているのが、社内・社外ナレッジ情報の共有です。
例えば、他社と共同のプロジェクトを進めていくということになった際、社外の方々とたくさんの情報を共有する必要性が生じます。その際に、情報セキュリティの問題は避けては通れません。
そうしたときに、GROWI.cloudが提供するプライベートクラウドを社外用として使えば、データの安全性を確保できます。これは、情報セキュリティの精度を懸念する社内外のさまざまな企業にとって大きなメリットです。
しかも、運用管理については、主にGROWI.cloud側が行ってくれるので業務管理タスクが増える心配もいりません。
マニュアル管理のNotePM(ノートピーエム)
次にご紹介するのがNotePMです。NotePMの特徴は、情報にすぐたどり着ける俊敏性があり、それを活かすことによって、マニュアル管理をしやすいというところです。
例えば、NotePMはマニュアルを作成した後すぐに、同ツールのWEB掲示板にそのマニュアルを固定して表示できます。マニュアルを確認する際には、その掲示板にアクセスすれば、すぐに確認できます。その際のマニュアルのファイル形式についても、NotePMは多くの形式に対応しています。
また、強力な検索機能によって、たとえ簡単なキーワードでもマニュアル内の「キーワード」に到達するような、手軽にキーワード検索できるのも特徴です。
チャットツール
個人で使用するチャットツールとは異なり、ビジネス用のチャットツールではビデオ通話やファイル共有などの機能もついています。そのため、ビジネスに関するコミュニケーションがとりやすいです。
また、直感的に操作でき、セキュリティ対策も万全の対策が施されているものが多いです。無料で使えるものも多いため、気になったらとりあえず試してみるとよいでしょう。
Chatwork(チャットワーク)
Chatworkはビジネスでも気軽に連絡が取りあえるチャットツールです。特に、タスク管理機能に優れており、チャットごとにタスクを設定することができます。
Slack(スラック)
Slackはアメリカで開発されたチャットツールです。連携可能なアプリが豊富なため、様々なツールをSlack1つで管理することができます。
まとめ
今回は、情報共有のメリットとデメリット、情報共有が下手な人の原因、情報共有を適切に行うためのポイントとツールについての紹介をしました。
情報共有は、業務の効率化においてとても重要です。特に、テレワークが進んでいる現在、情報共有の重要さを再確認することや情報共有のルールを明確にすることは業務において欠かせません。
今回紹介したポイントやツールを積極的に用いて、情報共有が下手な人から脱出しましょう。
