社外との情報共有における注意点とおすすめ情報共有ツールのご紹介

ビジネスで社外と情報共有をする際には、いくつか注意したいポイントがあります。

事前にしっかりと把握しておき、情報漏れの防止やスムーズな共有を実現しましょう。

また、円滑に情報共有を進めるために、おすすめしたいツールをご紹介します。

社外との情報共有において気を付けたい注意点

情報共有はビジネスにおいて重要事項のひとつ、企業の利益にも大きな影響を与える貴重な経営資源です。情報共有は社内だけに留まらず、場合によっては取引先や社外の人と共有しなければならないケースも出てくるでしょう。

また打合せや会議の場で、開示が必要な場合も考えられます。社内での情報共有と社外との情報共有は、違う視点からも考えなくてはなりません。

では、社外との情報共有においては、どのような点に気を付ければよいでしょうか。大きな注意点は以下のような点があげられます。

共有する情報の回収が可能かどうか

機微情報を含んだ情報を共有する場合など、情報がずっと相手の手元に残ってしまうと、まさかというタイミングで漏洩事故となる可能性があります。

共有する情報については、十分検討したうえで、回収が必要な情報なのかどうかを判断しなければなりません。回収すべき情報は、共有する手段にも注意が必要です。

回収することを踏まえて共有手段を選択しなければならない、重要なポイントです。

セキュリティに問題はないか

優れた情報や、秘匿性の高い情報は、できるだけ限られた人のみで管理したいと考えるものでししょう。

しかし社外の人とも重要な情報を共有する必要が出た場合は、万全のセキュリティが求められます。ファイル管理などのセキュリティは徹底しなければなりません。

共有手段のリスクを考える

情報共有の手段はいくつもあります。メールにファイルを添付して送るのは、身近な手段ではありますが、情報漏洩の高い手段ともいえます。To、Cc、Bccの使い分けや添付ファイルの選択ミスなど、うっかりしたミスで重大な情報漏洩の事故につながります。

メールを送るという日常的な簡単な操作こそ、慎重に行わなければなりません。個人のひとつのミスが重大な情報漏洩を引き起こせば、それは企業全体の信用失墜となります。多額の損害賠償請求へと発展する可能性も出てくるでしょう。

共有した情報が漏洩するリスクを抑えられるか

重要なデータや個人情報の漏洩は、一瞬で社会的信用を失くしてしまいます。企業が倒産に追い込まれることさえあり得ます。

情報漏洩が起こるリスクをどれだけ抑えられ、予測回避できるかは、非常に大きな問題です。十分な対策やセキュリティを備えた上で、必要な情報を共有することが可能なのか判断しなければなりません。

必要な情報が十分ではなければ、かえって業務効率が低下することも考えられます。必要なリスク回避を考慮しつつ、必要な情報を共有できる状態を生み出すこともまた重要な課題といえるでしょう。

情報共有ツールとは

ビジネスの側面からの情報共有ツールとは、連絡やドキュメントなどを社員同士で共有することで、チームや部署をまたいで連携し、業務の効率化を図るためのツールです。

情報通信技術を用いたソフトウェアやクラウドサービスを指します。コミュニケーションを円滑に進め、生産性の向上や利益拡大を大きな目的としています。従来の電話やメール、FAXに代わって情報を伝達・共有する手段ともいえるでしょう。

情報共有ツールを活用すれば、効率的に情報を管理することも可能になります。情報共有ツールの活用は、作業のスピード向上と共に、ナレッジやノウハウを蓄積・共有することで生産性の向上にも大いに役立ちます。情報共有ツールには、チャットツール、オンラインストレージ、社内SNSなどがあります。

情報共有ツールを効果的に活用していくには、まずは重要性を理解することが大前提となります。

情報共有ツールを利用するメリット

社内だけに留まらず、社外との情報共有もビジネスの中では必要となる場面も多いことでしょう。プロジェクトを抱えている、業務提携をしている、共同開発しているなどそのシーンはさまざまです。

社外との情報共有を進めるうえでは、多くの課題をクリアする必要があります。限りなくリスクを減らすためには、情報共有ツールを活用することがおすすめです。

情報共有ツールを利用することによるメリットを確認してみましょう。

セキュリティ対策になる

社外との情報共有をするうえで、最も重点を置きたいのが、情報漏洩の防止です。

共有するデータが多いほど、情報漏洩のリスクは高まっていきます。情報漏洩の事故は、企業を揺るがす重大な問題へと発展する可能性があります。

情報共有を行ううえでは、セキュリティレベルが高いツールを選ぶことも、重要な対策です。例えば、ファイルにアクセスできるユーザーを制限する機能があれば、情報を第三者の目から守ることができるでしょう。アクセスのログも確認できれば、トラブル時の早期解決にも役立ちます。

また責任の所在も特定しやすくなるでしょう。情報共有ツールには、それぞれ特徴があります。何に特化した機能を求めているのかを整理して、ツールを検討するとよいでしょう。

情報の分散を防ぐ

情報共有ツールを利用することで、情報の分散を防ぐことができます。

いろいろな手段で連絡をとったりデータを送ったりしていると、いつ送ったのか、必要なことは

どこに記載したかなど、確認するのにとても効率が悪くなります。メールでのやりとりなどは、多くのメールの中から探し出すことに、貴重な時間を割かなければなりません。

社内の情報共有だけでなく、社外とも情報共有を行うとなると、より効率よく業務が進むような方法を選択する必要があります。情報共有ツールを使うことで、双方がスピードを落とさず業務効率を向上させることが可能になります。

複数人でのアクセスや共有が可能

情報共有ツールは、一般的にクラウド型のツールやサービスです。情報共有に特化した専門ツールであるといえるでしょう。リアルタイムで情報を確認できることや、複数人が同じ情報にアクセスできる点は、大きなメリットです。

社外の企業とのファイル共有やデータの受け渡しには、最適なツールといえます。選択するツールによって特化しているサービスが異なるので、詳細な確認は怠らないようにしましょう。

どのツールを使ってどのように情報を共有するかで、情報の更新や編集方法が大きく変わります。蓄積された情報の質にもかかわってきますので、よく検討してツールを選択するようにしましょう。

社外との情報共有に便利な情報共有ツール3選

情報を扱うことには、常に慎重でなくてはなりません。

社内に留まらず、社外との情報共有を行うならば、なおさら情報の管理が重要です。セキュリティと使いやすさのバランスも考えなくてはなりません。情報共有の内容も考慮し適切な機能のあるツール選びをするように気をつけましょう。

気になったものは、資料をダウンロードして比較検討することをおすすめします。

GROWI.cloud

GROWIは社内Wiki型のナレッジベース・情報共有ツールで、システム設計書や議事録、マニュアル、報告書などを、テキストや図表を用いてスムーズに作成できます。

複数ユーザーでのリアルタイム同時多人数編集や検索機能などを使えるため、社内・社外向けに作成する書類などでこれまで作成に時間がかかっていた作業もスピーディに完了できるツールとなっています。

またユーザーの増減が多くても混乱しにくい月額固定性の料金体系で、常に登録ユーザー数に気を配り続ける必要がありません。ベーシックプランなら1appあたり25名を上限として月額5,000円から利用できます。

管理者の負担を限りなく抑え、業務効率を上げるツールといえるでしょう。

トライアルは無料でできるため、まずは使用感を確かめてみてはいかがでしょうか。

LINEWORKS

ビジネス向けとして開発されているため、非常に活用しやすいツールといえます。チャットだけでなく、カレンダーやアンケートなどの機能は、業務の進捗状況や傾向を把握するのに、大いに利用できるでしょう。

取引先ともトークグループを作成できるため、先方との日程調整や、受発注など、迅速な対応が可能となります。既読がつくのも、一目で相手に伝わったことが確認できるので、大変便利です。

情報を伝える、意思決定をするといった作業が、とてもスムーズに進みます。また特筆すべきは、セキュリティです。セキュリティ専門のエンジニアチームによる365日24時間体制のモニタリングで、顧客のデータを安全に保護しています。

またファイルの共有については、暗証番号やワンタイムパスワードの設定が可能なので、社外との情報共有には最適といえるでしょう。

Box

業界最高水準のセキュリティレベルには定評があります。

権限設定のバリエーションが豊富な点が特徴のひとつです。社外と情報を共有する場合でも、機密情報を悪用されるリスクを大幅に減らすことができるのは、非常に有益なメリットです。ファイル共有に関する細かなニーズを満たしているにもかかわらず、シンプルな仕組みは使いやすさにもつながるでしょう。

業種も選ばず、コミュニケーション不足に陥りがちなテレワークにも向いているツールといえます。また社外とのやり取りに欠かせないファイルの共有は、ツール決定には重要な要素です。複数プランを設定している

Boxでは、Businessプラン以上であれば、容量無制限、保存期間にも縛りなしなので、使いやすさも増すでしょう。契約をしている限りは、ファイルを手元に残しておくことが可能になります。

まとめ

社外と情報共有を行っていくには、徹底したセキュリティ、情報管理が重要です。情報は共有するひとが増えるほど、漏洩のリスクが高くなります。故意でなくても誤った扱いがあれば、企業にとっては命取りになるでしょう。

しかし、リスクを恐れるあまり、身動きが取れなくなっては、企業の発展も望めません。リスク管理と情報共有の本質をしっかりと理解することが重要です。

情報共有において、同じ認識を双方が持たなければ、ほころびが出てしまいます。文化の違う企業間での情報共有は、理解と配慮を持って臨むことが必要といえます。口頭やメールではなく、セキュリティの整った情報共有ツールを活用することには、大きなメリットがあります。

これからもますます、情報共有ツールがビジネスにおいて組み込まれていくでしょう。ツールを上手く活用することで業務を効率化し、生産性の向上、さらには会社の利益へとつなげるビジョンを持つことがとても大切です。