情報共有をもっと活発にするには？社内コミュニケーションを増やすための方法を解説
社内での情報共有をスムーズに行うには、社員同士のコミュニケーションが深く関係します。
テレワークを導入する企業も増え、社内で直接コミュニケーションをとる機会が減る中、情報共有の質を上げたいと考えている企業も多いのではないでしょうか？
この記事では、情報共有をもっと活発にするために、どのようにして社内コミュニケーションを増やしていったら良いのか解説していきます。
Contents
コミュニケーションが円滑な情報共有のためになぜ重要なのか
まず初めに、なぜコミュニケーションが円滑な情報共有のために重要なのかを解説しましょう。
その理由としては以下の2つがあります。
情報共有をする際のメインの手段はコミュニケーションだから
情報共有は口頭だけではなくチャットでも行うことができますが、どちらにせよ、それらはコミュニケーションです。確かに、まったくコミュニケーションが発生しない情報共有のケース(既に去った人が作成したドキュメントを読むときなど)もありますが、それは稀です。
コミュニケーションは情報共有のメインの手段であり、円滑な情報共有を実現するためには必須の要素であるといえるでしょう。
なんでもない会話が意図せず情報共有に繋がる可能性があるから
例えば、部署のメンバー全員でランチに行ってプライベートの話をしている最中、少し仕事の話題になって思いがけない情報共有が行わるケースなど、読者の中には経験がある方もいるのではないでしょうか？
情報共有を目的としない日常のフランクな会話が意図せず派生して情報共有に繋がるといった可能性が十分にあるのです。
社内コミュニケーションを増やすためのアイデア
では続いて、社内コミュニケーションを増やすためのアイデアを紹介いくつか紹介します。
フリーアドレス制
フリーアドレス制とは、社員の席を固定せずに、自由席で座ってもらう制度のことです。いつも固定の席だと、物理的な距離の関係で関われる人に偏りが生じてしまいますが、自由席だと普段関わることができなかった人と話す機会が生まれます。
部署を横断したコミュニケーションなどが活発になっていけば、より効果的な情報共有が可能になるでしょう。
カフェスペースの設置
オフィスの中にまったりくつろげるスペースを作れば、仕事の合間や休憩時間に人が集まり、コミュニケーションが生まれます。
お茶やコーヒーなどが飲めて、さらにお菓子などの簡単な食事も取れる空間が理想的ですね。
コミュニケーションツールの導入
ツールの導入も効果的です。年が離れていたりして、直接話すのが少しためらわれるといった人も社内にはいるでしょう。
そんなときでも、コミュニケーションツールを使えば、チャット形式でためらいなくコミュニケーションが取れますよ。
スムーズな情報共有やコミュニケーションを促すツール3選
情報共有の不足を課題とする企業は多く、改善策としてツールの導入が注目を集めています。ツールの活用によって、テレワーク中でもスピーディに情報が共有でき、気軽にコミュニケーションがしやすくなるのです。
情報共有にツールを導入すると、円滑なチームワークで業務の効率化になるなど多くのメリットがあります。ここでは、情報共有やコミュニケーションの活性化におすすめのツールを3つ紹介します。
GROWI.cloud
GROWI.cloudは、仕事に必要な情報をひとつにまとめて、社内で共有できるようにする社内wikiツールです。
議事録・社内マニュアル・業務ノウハウ・設計書・ナレッジ情報など、様々な情報をスムーズに共有・蓄積することができます。
同時に複数人で編集したり、ファイル・テキストなどの全文検索も可能です。Markdownで編集できる点や他のサービスと比べても数少ない、UIカスタマイズや図の作成に対応していることもポイントです。
料金は月額固定制なので人員の流動が大きい組織でもコスト管理に負担をかけることなく運用できます。
無料トライアル期間があり、実際に使ってみることが出来ます。まずはトライアルを利用してみてはいかがでしょうか。
Chatwork
Chatworkは、1対1からグループチャットまで対応したビジネスチャットツールです。
メール、電話、会議、訪問など仕事に必要なコミュニケーションがより効率的に行えることから、利用する企業が増えています。
シンプルかつ使いやすい機能で、ツールの使い方がわからない人でも簡単に扱えることや、無料プランで気軽に始められるのもメリットです。
チャット機能に加え、ビデオ通話やPDFファイルも送信できるので、社内にいなくても円滑な情報共有が可能になります。
無料プランに加え、セキュリティや管理機能を強化した「ビジネスプラン」「エンタープライズプラン」もあります。
Slack
slackは、100か国以上の導入実績を誇り、世界各国で利用されているチャットツールです。
過去の情報まで簡単に閲覧でき、ファイルのアップロードやダウンロードが簡単に行えるので情報共有がしやすいメリットがあります。
外部Webサービスとの連携や、メッセージの検索機能が搭載されているなど、社内コミュニケーションの円滑化や業務の効率化に役立つビジネスツールです。
スムーズな情報共有がもたらすメリット
ここまでの解説で円滑な情報共有にはコミュニケーションが重要であることはわかました。
では、そもそも情報共有が円滑になることによってどのようなメリットがあるのかを確認していきましょう。
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社員同士の関係性がよくなる
積極的にコミュニケーションをとることで、社員同士の関係性がよくなります。
業務内容だけでなく、挨拶や休憩時間の日常会話など、コミュニケーションによって人間関係が構築され、信頼関係が築かれるからです。
黙々と業務にとり組んでいると、自分の考えや感情が相手に伝わりません。それぞれが話しかけにくい環境下で仕事をしていれば、情報は滞り社内環境も悪くなるでしょう。
コミュニケーションを意識すると、社員同士の関わりが増え、自然と情報が行きかう環境になります。上司や同僚、後輩などそれぞれの立場によって、適切なコミュニケーションがとれる社内環境は、社員同士のよい関係性が築かれモチベーション向上にもつながるのです。
情報発信で新たなアイデアが生まれやすくなる
コミュニケーションが活性化されている社内では、相手の顔色や機嫌を伺うことなく情報発信しやすいメリットがあります。業務の効率を上げるための方法や改善策など、提案情報をそれぞれが発信したり、社員同士で共有したりすることで新たなアイデアが生まれやすくなるのです。
積極的に情報発信し、社員同士で多角的な意見をだしあうことで、業務をより効率的に進める方法や新たな企画などが生まれる可能性も高まります。
それぞれが気軽に意見や提案を発信し、社員同士が認め合い、より価値ある内容を生みだせる社内環境であれば、仕事へのモチベーションが向上します。結果的に企業の生産性向上や、新たなビジネスチャンスへとつながる可能性もあるでしょう。
問題解決が早くなる
業務に関わるトラブルや疑問などの情報を共有すると、問題解決にかかる時間が少なくなります。社員同士で意見を交換することにより、自分では思いつかなかった方法やアドバイスを得られるからです。
1人で問題を抱えず共有することで、解決や改善に向け社員同士で助け合う環境が生まれます。問題解決が早くなったり、よりよい結果につながったりすれば、チームの連携力も向上するでしょう。
問題を共有するには、コミュニケーションしやすいオフィス環境が大切です。すぐに質問しやすく、助けを求めやすい環境下であれば、問題を抱えたまま業務が滞るのを防ぐことができます。
問題が共有できていれば、何かトラブルが起きたときに迅速な対応がとれるメリットもあります。担当の社員が不在だったとしても、他の社員同士でカバーし合えるため、業務を効率的に進めることができるでしょう。
社員全体のスキルアップにつながる
社員同士でナレッジやノウハウの情報共有を活性化させることで、社員全体のスキルアップにつながります。業務に必要な知識や情報、コツなどは、誰か1人だけが知っているのではなくそれぞれが把握することで効果的に役立つのです。
ナレッジやノウハウは、企業の成長に伴いアップデートしていく必要があります。たとえば、研修で得た知識や効率的に業務を進めるノウハウなどを全体に共有すれば、社員のスキルが向上し、企業全体の生産性によい効果をもたらすでしょう。
企業の成長や拡大に、人材育成の強化は大きなメリットを生みます。ナレッジやノウハウを共有するには、社内コミュニケーションに加えてツールの活用が有効です。ツールを利用することで、それぞれのタイミングで確実に情報共有でき、情報の伝え漏れを防ぐことができます。
仕事状況の管理がしやすくなる
業務を管理する立場の人にとって、それぞれの進行度合いの情報共有ができていれば、管理しやすいメリットがあります。社員同士でもお互いの業務内容が把握できていれば、サポートしやすい環境になるでしょう。
進行中の業務を複数の社員で効率的に進めるには、誰がどこまで進んでいるのかを把握しておく必要があります。業務の進行度合いが共有できれば、遅れているところにサポート体制を整えたり、業務が進まない原因を突き止め対処方法を考えたりできます。
それぞれの仕事状況を円滑に共有することで、業務全体が効率的に進み、社員同士の連帯感が向上するメリットもあるでしょう。企業全体の生産性にもよい効果をもたらします。
情報共有の不足により発生するデメリット
円滑な情報共有が実現することによって様々なメリットが発生しますが、逆に、情報共有が不足すればどのようなデメリットが発生するのでしょうか？
業務の生産性が落ちる
コミュニケーションの不足により、必要な情報が共有されないと、業務の効率が悪くなり生産性の低下を招きます。社員同士で情報が偏ったり、知識に差がでたりして、スムーズな連携が難しくなるためです。
全体に情報が共有されないと、同じことを何度も説明して余計な時間がかかる、トラブルを抱え込み業務が滞るなど、非効率なことが増えます。新しい情報が行き渡らず、業務をやり直すことになれば、社員のモチベーションが低下してしまうケースもあるのです。
情報は、企業全体で共有してこそ効果を発揮します。それぞれの知識やノウハウ、新しい情報をスムーズに共有できなければ、業務の効率や生産性の低下といったデメリットが発生するでしょう。
社員ひとりの負担が増える
情報共有の不足は、社員ひとりが抱える業務の負担を増やす恐れがあります。特定の社員に情報が偏り、全体で把握できないため、業務分担やサポートといった連携がスムーズにできないからです。
社員ひとりの負担が増えると、他の社員ではカバーできない問題がでてきます。業務の詳細や情報を知る社員がいないと進まなくなったり、ミスの発見が遅れてしまったりする可能性もあるでしょう。
複数の社員が業務に関わるうえで、特定の社員しか情報を知らないという状況は、業務の非効率化を招きます。情報共有不足によって社員のスキルが向上しにくい環境では、企業の成長が停滞するデメリットにもなるのです。
トラブルが発生しやすくなる
社内コミュニケーションがとれていないと、必要な情報が伝わらないことで伝達漏れが多くなり、トラブルが発生しやすくなります。新しい情報が伝わらず、従来のやり方で業務を進めた結果、混乱を招くこともあるでしょう。
トラブルの発生で業務が増えたり、問題解決に必要以上の時間をとられたりすることが続くと、チーム内の雰囲気や人間関係の悪化にもなりかねません。情報が正しく共有できていれば防げたトラブルが多いほど、社員同士の信頼関係は築きにくくなります。
業務情報が共有されずトラブル対処に時間がとられると、企業の生産性だけでなく信用度の低下を招くリスクも抱えてしまうのです。
ビジネスチャンスを逃す
情報共有が足りず、業務の引継ぎ漏れやスムーズな連携がとれないと、ビジネスチャンスを逃す可能性があります。必要な情報が伝わっていなかったり、見逃してしまったりしても、社員同士で確認し合える環境が整っていないと気付けずに通り過ぎてしまうでしょう。
ナレッジやノウハウが共有されれば、社員のスキル向上にともないビジネスチャンスの幅が広がります。しかし、ナレッジやノウハウの情報が特定の社員に偏ったままだと、社員の質は停滞し、ビジネスチャンスを掴む機会も減ってしまうのです。
コミュニケーションが少なく、新しい知識や情報も共有されないオフィス環境では、社員のモチベーション低下を招きます。企業が成長するチャンスを逃してしまうデメリットもあるでしょう。
まとめ
社内コミュニケーションが円滑になると、情報共有がスムーズになります。業務の効率化や社員のモチベーション向上に、情報共有は重要な要素です。
スムーズな情報共有は、社員のチーム力の向上や迅速な問題解決、社内全体のスキルアップにつながります。業務状況も把握しやすくなり、企業全体の生産性を高めるなどさまざまなメリットを得ることができるでしょう。
反対に、情報共有が不足することで、社員ひとりの負担や、トラブル発生率が増え、社内全体のスキルアップも停滞するなど企業にとってデメリットが発生します。
情報共有の活性化を課題とする企業にとって、ツールの活用は有効な手段です。企業に合ったビジネスツールを上手く活用し、充実したコミュニケーションに役立てましょう。
