社内Wikiを自作する方法とメリット・デメリットとは?

2022-06-02

近年では、社内Wikiを導入する企業が増えました。とはいえ、自社で社内Wikiを導入すべきか、コストを抑えて導入する方法はあるのかなどの疑問を持つIT担当者、管理者の方もいるのではないでしょうか。本記事では、社内Wikiの概要やメリット、自作する方法などを解説します。併せて、自作する際の注意点も紹介します。

社内wikiとは

社内wikiとは、社内の従業員がアクセスできるデータベースです。Wikiとは、インターネット上の百科事典として知られる、Wikipediaを指します。
Wikipediaには、さまざまな情報が集約されており、誰もが編集に携われる特徴があります。社内wikiも同様に、社員の知識や業務におけるノウハウなどを一元集約でき、情報の編集も可能です。

つまり社内wikiとは、業務に関するさまざまな情報を集約した、各企業版のWikipediaです。従業員は、アップロードされた情報へいつでもアクセスでき、知りたいことを調べられます。デバイスとインターネット環境さえ整っていればアクセスできるため、リモートワークにおける情報共有も容易です。

社内wikiのメリット

多くの企業が社内wikiの導入に動いているのは、得られるメリットが多いからだと考えられます。主なメリットとしては、属人化の回避やノウハウの一元管理、育成・引き継ぎコストの削減などです。詳しく見ていきましょう。

属人化を防ぎ、情報共有を行う

属人化とは、特定の人に依存してしまい、その人以外では業務を正常に行えない状態を指します。特定の業務に関する情報を特定の人が保有しており、情報共有できていない状況です。

たとえば、ある特殊な業務の進め方を、1人の従業員しか把握していないとしましょう。この場合、その人が突然会社を去ってしまうと、途端に業務が立ち行かなくなるおそれがあります。
また、特定の人しか情報を保有していないため、社外から問い合わせがあったとき、その人がいないと対応できません。社内wikiを導入すれば、社内のあらゆる情報を一元管理できるため、従業員全員で情報を共有できるようになるのです。

ノウハウやナレッジの一括管理

業務に関するノウハウやナレッジを、ひとまとめにして管理できるのもメリットです。営業部のノウハウは営業部に、マーケティングに関する情報はマーケティング部に、と情報が散乱してしまうと、必要なときスピーディーに取り出せません。

情報社会である現代において、ビジネスではスピードが求められています。目的の情報へ素早くアクセスできないことで、機会損失が生じてしまう可能性もあります。

社内wikiを構築すれば、ノウハウやナレッジを一括管理でき、スピーディーな情報の抽出が可能です。その都度、誰かに質問する必要もなくなり、意思決定のスピードも上がります。

新人教育や業務引継ぎのコスト削減

多くの企業は、新人をなるべく早く戦力にしようと、教育を行います。ただ、新人教育にコストがかかりすぎる、と頭を悩ませる企業も少なくありません。資料の作成や研修の実施をはじめ、指導に時間をとられてしまうため、さまざまなコストが発生します。
また、業務引継ぎにおいても同様に時間がかかり、余計なコストがかさみます。

社内wikiに情報を蓄積していれば、このような心配がありません。これまで育成で使用した資料を蓄積しておけば、無駄な教育の繰り返しを防げます。業務の引継ぎもスムーズに行えるため、時間コストの削減につながるのです。

自作で社内wikiを作成するメリット

社内wikiは、専門業者に依頼せずとも自社で構築できます。自作であれば、費用を大幅に削減できるほか、オリジナル機能の実装も可能です。以下、社内wikiを自作するメリットをピックアップしました。

費用を大幅に削減できる

社内wikiを自作する代表的な手法としては、外部ツールの利用が挙げられます。ツールを導入し、自社で情報を蓄積しつつ構築します。
外部ツールを導入するとなれば、導入費用や運用費用が発生します。どのツールを利用するかにもよりますが、場合によっては相当な費用になってしまう可能性もあるのです。

一方、自作であれば導入にかかる費用を大幅に削減できます。オープンソースのWikiエンジンもいくつかあるため、このようなソフトウェアを利用すればコストはかかりません。

知識があればオリジナル機能の導入が可能

Web制作に関する知識があれば、市販のツールにないオリジナルの機能を実装できます。自社の業務やスタイルに合わせたオリジナル機能の実装により、さらに使いやすく高機能な社内wikiを構築できる可能性があります。

社内にWeb制作の知識や技術を有するエンジニアが在籍していて、人材を割く余裕があるなら十分可能です。
一方、そのような人材がいない企業では難しいといえるでしょう。作り方を調べて理解するだけでも時間を要し、構築までに膨大な時間を要してしまいます。そればかりか、使いにくい社内wikiになってしまうおそれがあります。

自作で社内wikiを作成する方法

ここからは、社内wikiを自作する方法を、具体的に解説します。大まかな流れとしては、サーバーの契約、Webサーバーの準備、Wikiエンジン選びです。詳しく見ていきましょう。

サーバーを契約する

社内wikiを自作するのなら、サーバーを契約しましょう。サーバーを社内に構築する方法もありますが、相当な費用が発生するため、多くのケースではレンタルサーバーが利用されます。

サーバーには、共有サーバーやVPS、専用サーバー、クラウドサーバーなどがあります。この中で、もっとも低コストかつ知識不要で利用できるのは、共有サーバーです。カスタマイズができない、自由度が低いなどのデメリットはあるものの、他のサーバーに比べてコストを抑えられます。

これらのレンタルサーバーは、月額制で利用できますが、クラウドサーバーは従量課金制を採用しています。使用した分だけ請求される仕組みで、導入コストも抑えられるのが魅力です。予算やランニングコストも考慮のうえ、どれを選ぶか判断しましょう。

Webサーバーを準備する

Webサーバーとは、さまざまなWebページの情報を格納できるサーバーです。Webサーバーに情報をアップロードすることで、ユーザーがパソコンやスマートフォンからアクセスしようとしたとき、情報を表示できます。

Webサーバーの構築にも、一定の知識が必要です。知識がないまま構築を進めようとしても、うまく進められず無駄に時間が過ぎてしまうでしょう。そのため、社内に構築できる人材がいないのなら、レンタルサーバーの利用がおすすめです。

wikiエンジンを選ぶ

Wikiエンジンとは、社内wiki作成の要となるソフトウェアです。Wikiエンジンの利用により、Wikipediaのようなデータベースの構築が可能です。

オープンソースのWikiエンジンがいくつかあるので、これらを用いれば費用がかかりません。比較的利用が簡単なものもあるので、そのようなソフトウェアを選べば構築までの時間も短縮できるでしょう。

社内wikiを自作するときのデメリット

社内wikiの自作は可能ですが、いくつかデメリットがあるのも理解しておきましょう。まず、社内wikiを自社で構築するにあたっては、サーバーに関する知識が必要です。また、Webサーバーを導入する必要もあり、こちらに関しても知識が求められます。

また、自作の場合は基本的にすべて自己責任となってしまうため、注意が必要です。有料のツールであれば、エラーが発生したときにサポートを受けられますが、自作ではそれができません。
予期せぬエラーが発生したとき、自社で対応しなくてはならず、再度運用するまでに多くの時間を要してしまうおそれがあります。場合によっては、自社の業務が停滞してしまう可能性もあるため、注意が必要です。

このように、社内wikiの自作には、メリットもあればデメリットもあります。自社での構築を検討しているのなら、どちらも正しく理解しておきましょう。
自作する自信がないのなら、有料社内wikiツールの導入をおすすめします。近年では、低コストで導入、運用できる社内wikiツールもリリースされています。最後の章では、低コストで導入できる高機能な社内wikiツールを1つ紹介しましょう。

社内wikiサービス:GROWI.cloud (グロウィ ドットクラウド)

社内wikiサービス:GROWI.cloud (グロウィ ドットクラウド)は、社内での情報共有をスムーズにしてくれる、強力な社内wikiツールです。大手企業をはじめ、多くの企業が導入している実績もあり、安心して利用できます。

テキストベースの情報はもちろん、図表の編集にも対応しているツールです。管理者機能を用いれば、利用人数が増えたときも迅速に対応できます。月額固定制の料金形態を採用しているので、利用人数の増減が多い現場でも安心して利用できるでしょう。

なお、 GROWI.cloud は、無料トライアルが可能です。導入前に、機能や操作面をチェックできるため、導入の可否を判断しやすいでしょう。気になる方は、無料トライアルから始めてみてはいかがでしょうか。