情報共有がうざいと感じる人の心理とは？原因と対策をあわせてご紹介
組織において情報共有は必要不可欠ですが、面倒に感じる人は多く、中にはうざいと感じてしまう人もいるでしょう。
しかし、情報共有がしっかりできていなければ、チームでの作業が円滑に進むことはありません。
情報共有を「うざい」と感じる人の心理を知り、原因と対策を見つけていきましょう。
情報共有の重要性や必要性
情報共有がうざいと感じる人には、チームで情報を共有すべき理由を知ってもらう必要があります。
人間関係の風通しをよくするため
同じ職場で働く上司と部下、同僚どうしでも、情報共有が滞っているといつ・誰が・何しているか、把握できません。情報が共有されていないと、コミュニケーションがモタつき、スムーズに回らないのです。
一方で、上司や部下、同僚など立場の枠を超えて情報共有する場を持てば、誰がどんな課題を抱えているのか、業務量は適切かなどを把握できます。
チームとしての意識も上がり、信頼関係がアップすることにもつながるでしょう。
業務をスムーズにするため
業務を円滑にするためにも、情報共有は重要です。
数多くの情報の中から正確で必要な情報を探し出すためには、多くの時間と労力がかかります。
もし、情報共有していなければ、業務の度に調べ物をしたり必要データを探すなどの作業が必要になります。
情報共有することにより、必要な情報を社内で閲覧できるため、そのような手間が発生しません。
また、誰がどのタスクを扱っているのか、スケジュールはどうなっているか情報共有することで調整や連絡の手間が省けます。その結果、チーム全体の業務がスムーズに機能するのです。
生産性アップするため
仕事は個人でするものではなく、組織やチームで進めていくものです。
情報共有しないと、業務にあたって必要な知識や技術を把握しないまま仕事を進めてしまう可能性があります。
また、個人の仕事量が増えて生産性が上がらないという事態に陥ることもあるでしょう。
しかし、日頃から情報を共有できていればキルや生産性アップにつながるのです。
情報を可視化するため
情報共有は情報の可視化にもつながります。
可視化とは、データや情報に基づいて情報を理解すること。
たとえば、チーム内に素晴らしいノウハウを持つメンバーがいるとしても、情報共有していないならばその実績やノウハウを引き継きつげません。
しかし、情報共有してデータをチーム内で可視化できるようにしておけば、ノウハウや実績を引き継いで仕事ができます。
このように、情報共有は人材育成する上でも、重要な役割を果たすのです。
時間を有効活用できる
情報共有がしっかりできていると、業務に必要な資料をスムーズに入手することが可能です。
どこに必要な資料があるか明確にわかっていて、すぐに使える状況にあるならば、業務中の無駄な作業を減らせます。
また、引き継ぎの際にかける時間も短縮できるでしょう。
前任者から後任者への業務の引き継ぎに時間がかかります。
情報共有することで、引き継ぎがスムーズになり、時間を有効に活用できること間違いありません。
仕事効率もアップします。
情報共有がうざいと感じられる原因
会社の中には情報共有をうざいと感じる人がいます。
なぜ、そのように感じるのでしょうか。ここで、考えられる4つの原因を紹介します。
情報共有は必要ないと思っている
情報共有をうざいと感じる人は、情報共有がなぜ必要なのか理解できていない可能性があります。
会社全体の仕事効率を上げるには情報共有が欠かせません。
しかし、その必要性を理解していないならば、情報共有は「うざいもの」「手間がかかる作業」になってしまいます。
その結果、情報共有の優先度は下がってしまうに違いありません。
関連記事：上司が情報共有しない！その理由と具体的な対処法を５つご紹介
抵抗がある
また、情報共有をうざいと感じる人の中には、情報共有することに抵抗を感じる人もいます。
なぜなら、自分の情報を共有することで何らかのリスクが生じることを心配するからです。
たとえば、自分だけの有益な情報を人に知られることで損をしないか、ミスやトラブルを知られることで上司から怒られないか、気掛かりに思うかもしれません。
ノウハウの提供やミスの発覚について気兼ねなく共有できる環境づくりが大切です。
情報共有が面倒
情報共有する作業に手間や時間がかかることは、うざいと感じさせる原因です。
たいていの場合、業務の合間に情報共有します。
しかし、情報共有の過程が多く業務を圧迫している場合は、情報共有する余裕がなかったり面倒になったりするかもしれません。
その結果、情報共有は面倒で、うざいものとなってしまうのです。
しっかりしたルールがない
情報共有のルールがしっかり決まっていないことは、情報共有がうざいものと感じてしまう原因のひとつです。
仕事のプロジェクトを始める前には、計画段階で情報共有のルールを定める必要があります。
もし、情報共有のルールを定めずにプロジェクトをスタートさせてしまうならば、明確なルールがないままの見切り発車になってしまうでしょう。
ルールを定めないまま進めてしまうならば、その都度、ルールを追加したり変更する必要が生じ、情報共有がうざいものになります。
また、情報共有のタイミングやフォーマットなどが正確に決まっていないなど、しっかりとしたルールがないことは、個人の貴重な時間を奪ってしまいます。
情報共有をうざいと感じたまま行うリスクとは
では、情報共有しないままの状態で仕事を進めてしまうと、どんなリスクが生じてしまうのでしょうか。
まず、進捗状況やトラブルの把握、対応に遅れてしまうことがあります。
情報共有していないと、チームそれぞれのメンバーが抱えている仕事の状況を把握・管理できません。
問題が発生したとしても、対処が遅れてしまうでしょう。
フォローができる立場にいるとしても、進捗状況がわからないと何の手助けもできません。
このような進捗やトラブルへの対応遅れは、顧客からの信頼を失う原因につながります。
個人だけでなく、会社にとっても大きなリスクになることを覚えておいてください。
また、情報共有されていないままだと、業務をスムーズに進められなくなります。
何らかの疑問が生じた場合、解決方法を知っているチームメンバーに聞くしか方法がないことも。
お互いの業務がストップするため、業務効率が低下してしまいます。
加えて、情報共有しないことは人間関係を悪化させる原因になります。
情報を調べるには時間や労力がかかるため、必要な情報を共有することは重要です。
相手が必要な情報を持っていたのに、共有してくれていなかった場合、「なぜ教えてくれなかったのか」という疑問が湧いてくることも。
コミュニケーション不足につながり、人間関係がギクシャクしたり、仕事のミスやトラブルに発展することも考えられます。
情報共有をうざいと感じさせない対策
情報共有をうざいと感じる人に対して、共有の必要性を知ってもらうにはどうすればよいでしょうか。
うざいと感じさせないための5つの対応策を紹介します。
情報共有のメリットや重要性を説明する
情報共有を促すためには、共有することによって生じるメリットや重要性をしっかり理解してもらう必要があります。
会社だけでなくチーム全体や業務に取り組んでいる本人にもメリットがあることを伝え、情報共有が重要であることを感じ取れるようにしましょう。
初めて説明を聞いた人でも理解しやすいマニュアルを作成する、研修を実施するなどの方法で、情報共有の価値を訴求できます。
しかし、こうしたマニュアルは気をつけないと古くなりがちです。
情報を常にアップデートして全社員が理解できる状況を作るようにしてください。
関連記事：チームにおける情報共有の重要性：上手くいっているチームには特徴があった！？
情報共有の基本的ルールを決める
何をどのように共有するといった情報共有のルールを定めることは重要です。
たとえば、トラブルが発生した場合や、取引先が変更した時にチームで共有できます。
また、情報共有のタイミングのタイミングや頻度を設定することも重要です。お昼休み直前にアポイント件数を報告するならば、目標意識を高めることもできます。
ツールやフォーマットも事前に定めておくならば、どんな形式で報告しようかと迷うことがありません。情報共有のハードルを大きく下げることにつながります。
使いやすい情報共有ツールを使用する
情報共有する際は、会社で使用しやすい情報共有ツールを使用してください。
形式を重視した報告は、情報共有を面倒でうざいものにしてしまいます。
その点でおすすめなのが社内wikiです。
社内wikiはまさに、ウィキペディアの社内バージョンのこと。
ウィキペディアを使うように全従業員が色々な情報やナレッジを、各々のやり方で書き込んで集約させることができます。
また、検索機能が付いているものが多く、スムーズに知りたいことや確認したいことにアクセスすることもできます。
形式を気にせずに自由に書き込んでいくだけで済むので、情報共有がうざいと感じる人にとっても、使用しやすいはずでしょう。
弊社が運営している GROWI.cloud も社内wikiツールの1つで、月額6,050円～で利用可能。
よければぜひ、公式ホームページをご覧くださいね。
評価制度を導入する
いくら情報共有の重要性を説明しても、企業にとって益になることばかりでは、社員は動きません。
ノウハウや自分が培ってきた知識を知られることに対して、抵抗を感じている人もいるかもしれません。
そういった人がいる場合は、情報共有によってメリットを得られるような仕組み作りが大切です。
評価制度を導入するならば、社員の情報共有への貢献度が高い人に対して評価を上げられます。
情報共有することが、結果的に自分のためになるということを示していきましょう。
情報の正しい伝え方を教える
情報共有が「うざい」と感じてしまう人の中には、情報共有の方法を把握していない人もいます。
つまり、情報共有の正しい方法を知ることが対応策となるのです。
情報共有する時には、自分が伝えたいことや思い付いたものを伝えればいいというものではありません。
「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」といった「5W1H」や結論を先に述べるといった点を意識して報告するように教えてください。
意外にも、この点を理解していない人は多いものです。
報告する側も、報告を受ける側も、要点を整理しやすくなり情報共有のハードルをグッと下げられます。
まとめ
情報共有は業務の合間にすることが多いため、面倒に感じることがあるかもしれません。
なぜ情報共有しなければならないか理解できず、後回しにしていることも考えられます。
まずは、そのような人たちの気持ちをよく知ることが大切です。その上で、情報共有する目的を知ってもらうようにしてください。
目的を理解してもらった上で情報共有するならば、自発的に情報共有する姿勢に変わってくることが期待できます。情報共有には多くのメリットがあります。
業務効率化や個々の成長にもつながります。メリットや重要性を正しく伝え、基本的ルールを決めることで、情報共有の「うざい」を減らしましょう。
