社内情報共有を効率化するツール 社内wikiとは?

社内wikiとは

社内wikiとは、日々の業務で必要な情報・知識の管理を容易にし、情報共有やコミュニケーションを円滑にすることができるツールです。

ウェブの百科事典と呼ばれるインターネットサイトのWikipedia(ウィキペディア)をご存知の方は多いかと思います。
社内wikiを導入するということは、「社内専用に独自のWikipediaを構築すること」と考えるとイメージしやすいかと思います。

社内wikiの活用方法は、会社によって様々ですが、マニュアルや内部仕様書のような書類等の管理・運用に有効活用することができます。

また、議事録を取る際や、プロジェクト毎の情報を残す際にも、その特性から社内wikiを活用することは大変有用だと言えます。

【豆知識】wikiとWikipediaの違い

前項で社内wikiをイメージしていただくためにWikipeidaを紹介しましたが、厳密には「wiki」=「Wikipedia」ではないのです。

wikiは、不特定多数のユーザーが共同してウェブブラウザから直接コンテンツを編集できることと、編集可能なページごとに変更履歴を生成することが特徴のウェブサイトの一種です。

一方でWikipediaは、世界中のボランティアの共同作業によって執筆されるフリーの多言語インターネット百科事典です。
「ウィキペディア(Wikipedia)」という名前は、ウェブブラウザ上でウェブページを編集することができる「ウィキ(Wiki)」というシステムを使用した「百科事典」(英: Encyclopedia)であることに由来する造語とされています。

つまり、wiki1つ1つの集合体がWikipediaということになります。

社内wikiを導入するメリット

ドキュメント類を探す手間が省ける

日々業務を行っている中でこんなこと感じたことありませんか?

「社内マニュアルや、プロジェクトごとのマニュアル、報告書や、日報に週報。社内で使うドキュメント類毎回どこに置いたか探すのが大変なんだよなぁ」

社内wikiを活用することで、「ドキュメント類は全て社内wikiにアップロードされている」という認識になり、「社内wiki内で検索かければいいか」となるので探す手間を省くことができます。

情報の属人化を防ぐことができる

情報の属人化とは、社内の特定の人のみが情報の内容を把握しており、その情報を共有されていない状態になることを指します。

社内wikiを導入し、「まずは社内wikiで検索してみる」という文化を社内に築くことで、「○○さん。この報告書の書き方についてお聞きしたいのですが・・・」や「○○社への営業に使用した資料はどこにしまったっけ?」などいちいち人に聞き回らなくてもよくなり、情報の属人化を防ぐことができます。

閲覧制限を設けられる

社内の情報には全社員に共有しておきたい情報と、一部の社員にのみ閲覧制限をかけておきたい情報があるでしょう。

社内wikiには開発社によって違った特徴を持つツールがありますが、ほとんどのツールにも編集や作成・閲覧に権限を付与することが可能です。

例えば、プロジェクトのP/L表のページをプロジェクトマネージャーにだけ権限付与することもできます。
他にも、社内マニュアルや社内共通の用語集のページなど全社員の認識を揃えたい場合は、全員が閲覧権限を持てる設定にするように権限の付与を使い分けることもできます。

おすすめの社内wiki GROWI.cloudの紹介

これまで社内wikiの概要とその導入のメリットを見てきました。
このセクションではおすすめの社内wiki GROWI.cloudについて紹介します。

GROWI.cloud株式会社WESEEKが開発した社内wikiです。

Markdown で編集が可能なほか、月額固定制によるプロジェクトの規模の変動にも柔軟に対応できるサービスです。

社内wiki GROWI.cloud の特徴

  1. 便利なページ編集機能
    • 多人数編集・リアルタイム編集機能
    • マークダウン形式・図表やテーブル表記など自由自在に編集
    • 変更履歴を自動記録し、過去の編集履歴も確認可
  2. チーム拡大に迅速に対応できる管理者向け機能
    • 特定ユーザーに管理者権限の付与、ユーザーグループごとのページの閲覧権限が可能
    • チームの人数に変更があっても費用に変動なしの月額固定制
    • LDAP/OAuth/SAMLを利用して、効率的なユーザー管理を行う事が可能

まとめ

社内wikiは、「情報の属人化」を防ぐことやドキュメント類を探す手間を省くことなど、様々な目的にあった活用方法があります。

そんな自由な使い方ができる社内wikiの効果を最大限活かすためにも、導入目的をよく議論し明確にしてから導入することをおすすめします。