社内wikiでスマートにフォルダー管理をしよう!

はじめに

日々社内にあふれる会議資料や契約書、報告書など何とかしたいとお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか?

日々業務を進める以上、ドキュメント類は増え続けるため適切に管理する必要は分かっていてもどのツールで管理したらいいのか見当がつかずに解決できなくなってしまうことはよくあることでしょう。

そこでこの記事では、フォルダー管理におすすめのツール社内wikiのメリットについて解説します。

フォルダー管理するメリット

ここでは、改めてフォルダー管理するメリットについて解説します。

主なメリットは以下の3つです。

  1. 情報を探す手間を省ける
  2. 情報の共有がスムーズに行える
  3. 情報の整理整頓がしやすい

情報を探す手間を省ける

フォルダー管理しておくことで、散らかっていたファイル(情報)をまとめることができるので探す手間を省くことができます。

探す手間を省いて浮いた時間を他の生産性の高い仕事の時間に充てられるようになるので、業務効率化にもつながります。

情報の共有がスムーズに行える

フォルダー管理することで、ファイルの管理のみならず他の人への共有をスムーズに行うことにも役立ちます。

また、リモートワークが主流になった今では、紙のような物理的な媒体での共有よりもオンラインでフォルダー管理して共有することの方がスムーズに行えることが増えてきています。

そんな環境下でもスムーズに情報共有を行うためにも、オンライン上でフォルダー管理するとよいでしょう。

情報の整理整頓がしやすい

情報の中には更新が必要なものや、削除しておくべきものなどがあります。

フォルダー管理で情報を探す手間を省くことができるようになっているので更新や削除が必要になった情報も簡単に入手しやすくなりその結果、情報の整理整頓もしやすくなります。

整理整頓がしやすくなることで、安全で正確に情報共有を行うことができるようになります。

社内wikiで管理するメリット

これまで情報をフォルダー管理するメリットについて解説しました。

ここからは、そのフォルダー管理を行う際におすすめのツール社内wikiを活用することの3つのメリットについて解説します。

  1. 社内wikiに残した情報を簡単に手に入れることができる
  2. 部署やプロジェクト毎に異なる情報を一元管理できる
  3. 閲覧や削除などに関しての制限を設けやすい

社内wikiに残した情報を簡単に手に入れることができる

社内wikiでは情報をページごとにまとめ管理します。

情報が欲しくなったときはそのページ名や情報のキーワードを持って検索にかけることで、ページを容易に入手することができます。

ページのタイトルに「〇月〇日」のように日付を入れたり、ページの中に「検索用キーワード」という見出しを用意してそのページに関係するキーワードを記載したりしておくことで、検索にヒットしやすいような運用ルールも設けることができます。

部署やプロジェクト毎に異なる情報を一元管理できる

社内wikiでは、部署やプロジェクトごとの情報も1つのツールでに集約して管理することができます。

部署異動や業務を異動してきた人へ受け継ぐ際にも、社内wikiが社内共通のツールとして活用されていれば「ツールの活用方法から説明します」という生産性の低い時間を要することなくスムーズに情報共有を行うことができます。

閲覧や削除などに関しての制限を設けやすい

管理したい情報の中には、特定の人が閲覧や更新・削除ができるように設定して管理すべきものもあります。

社内wikiでは、ページごとに公開する範囲を決めることができ閲覧に関して制限を設けたり、管理画面で特定の人のみに更新や削除の権限を付与することができます。

基本的に自由にページの作成や編集が可能なのが特徴の社内wikiですが、社内でも安全に情報共有を行うためにも特定の範囲で制限を設けておくことは重要で社内wikiではその設定が容易に行うことができます。

まとめ

いかがでしたか?

社内wikiでフォルダー管理しておくことで、情報の取得が容易になり権限付与できる点から社内でも安全に情報共有を行うことができるというメリットがありました。

フォルダー管理するメリットについては重々認識していたが、実際にどんなツールで管理すればよいのかお悩みの方はぜひ社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか?