社内wikiなら「GROWI.cloud」- 情報共有をもっと身近に

2021-05-112023-12-07

何故社内wikiを使うのか？

「営業日報の書き方が分からない」「議事録ってどこに保管するべきだったのか忘れた」

業務を遂行している中で、このような疑問点が生まれ際、皆さんは「まず知ってそうな人に聞いてみよう」となっていませんか？

確かに仕事を通してコミュニケーションを取ることは重要なことです。

しかし、「まず人に聞く」という習慣がついてしまうと、聞く相手によっては回答を得るまでに時間がかかってしまう、そもそも誤った情報を聞いてしまう等の問題に繋がり業務の進捗に悪影響を及ぼしてしまうこともあります。

このように情報が属人化してしまい発生する問題を解決してくれるのが「社内wiki」なのです。

この記事では、そんな社内wikiを選定する時のポイントとおすすめの社内wiki GROWI.cloudについてご紹介いたします。

社内wikiツールを選定する時の押さえておくべき3つのポイント

使いやすさ

社内wikiは、社内全体で継続的に活用し情報や知識が蓄積され続けることで価値が高まるツールです。

価値の高い社内wikiを使い、業務の効率化や無駄な時間を省くためにも使いやすい社内wikiを導入することが必須のポイントとなります。

使いやすいかどうかを判断するためのポイント

1. ページの作成・編集がしやすいかどうか
2. 階層構造になっていて作成したページの管理がしやすいかどうか
3. PCでの操作が苦手な社員でもボタンクリックのみなどの操作で簡単に活用できるかどうか

料金体系

社内wikiツールは開発元によって異なる機能の特徴を持っています。それはツールの料金体系についても同様です。

そのため、部署やプロジェクトの規模・性質に応じた料金体系を見ることも社内wiki選定の際には押さえておくべきポイントとも言えます。

料金体系の種類

料金体系については主に2つのパターンに分かれることが多いです。

1. ユーザー数毎の課金
2. 利用可能ユーザー数の条件や機能差によって用意されているプランへの課金

人員の流動が激しいプロジェクトや部署で社内wikiを導入する際には、月額費用の管理のしやすさという点で2の料金体系を選ぶとよいでしょう。

情報セキュリティ

社内wikiが活用されていく中で外部には漏れてはいけない情報なども多く蓄積されてくるでしょう。

そのため、利用する社内wikiのセキュリティのチェックも押さえておくべきポイントでしょう。

情報セキュリティ対策の例

1. IPアドレスフィルタリング
2. プライベートクラウド

おすすめの社内wiki GROWI.cloudとは

GROWI.cloudはWESEEKが開発した社内wikiツールです。
GROWI.cloudには、同時に複数人でページの作成や編集が可能な機能が備わっているため会議の議事録を取るのに最適な社内wikiです。

また、料金体系もプラン毎の月額固定費となっているため部署やプロジェクトの規模の変化にも柔軟に対応できるサービスとなっています。

社内wiki GROWI.cloudの活用方法

以下は実際の活用事例です。GROWI.cloudを選定する際にご参考ください。

1. GROWI.cloudを使って会社内で部署やプロジェクト毎に必要なwikiを立てて内部仕様の共有や会議議事録として
2. 階層構造でページを用意できるので情報が散らばりがちなドキュメント類の管理に
3. 同時多人数編集機能が搭載されているため会議の議事録として
4. draw.io(ページ内で図や表を簡単に作成できるツール)によるWEBサービスのモデル設計に
5. 社内ルールやマニュアルを作成して共有するツールとして

まとめ

「情報の属人化」による問題を解決してくれる社内wikiツールを選定の際の押さえておくべきポイントを紹介しました。

社内で必要な情報を管理、共有をすることで業務効率化を図りたいかたは今回ご紹介したポイントを踏まえ利用目的にあった社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか。