報告書のテンプレートにも活用できる社内ツール社内wikiをご紹介

2024-03-18

はじめに

社内wikiとは、業務に必要な情報やナレッジを蓄積し共有しやすくするためのツールです。

仕事を進めていく中で上司のアドバイスが欲しいときや、過去の資料を探したいけど欲しいとき資料が手に入るまでに時間がかかってしまうことは多々あるかと思います。

社内wikiはそれらの悩みを解決してくれるツールです。

この記事では、そんな社内wikiを浸透させるために取り組むべきことと社内wiki活用で何ができるようになるかについて解説します。

社内wikiを浸透させるために取り組むべきこと

情報やナレッジを蓄積し共有のに便利な社内wikiを浸透させるために取り組むべきことについて解説します。

主に取り組むべきことは以下の3つです。

  1. 導入の目的と利用用途を明確にし共有する
  2. 習慣的に活用できるルールを設ける
  3. テンプレートを用意する

導入の目的と利用用途を明確にし共有する

社内wikiを導入する目的と利用用途を明確にし組織内で共有しておきましょう。

社内wikiを導入した当初は「何を書けばいいのか分からない」「社内wikiに間違った情報を残してしまわないか不安で投稿するのを躊躇ってしまう」のように、活用に対して後ろ向きな意見も出てくるかと思います。

全ての不安点を未然に防ぐことは難しいですが、導入目的や利用用途を明確にしておくことは積極的に社内wikiを活用するためには必須ですので必ず共有しておきましょう。

習慣的に活用できるルールを設ける

社内wikiは継続的に情報やナレッジを蓄積していくことで、情報を探す際のツールとして価値が上がります。

継続的に活用するためにも、「議事録や資料は社内wikiで作成する」などのルールを設けて習慣的に活用できるようにしておきましょう。

テンプレートを用意する

社内wikiにはテンプレート機能が搭載されていることが多く、既にテンプレートが用意されていたり特定の階層ごとにテンプレートを作成することができるツールがあります。

社内wikiを積極的に活用してもらうためにもこの機能は有効に使っていくべきでしょう。

テンプレートを用意しておくことで「何を投稿すべきか」や「どうページを作成すべきか」などが明確になり、社内wiki活用のハードルを低くすることができます。

社内wiki活用でできること

実際に社内wikiを導入し、組織内へ浸透させるために取り組むべきことについて解説しました。

ここからは、そんな社内wiki活用でできることについてご紹介します。

今回ご紹介するのは以下の4つです。

  1. 報告書のテンプレートが作成できる
  2. 議事録を取ることができる
  3. ナレッジやノウハウを溜めるツールになる
  4. 新入社員の学習素材として活用できる

報告書のテンプレートが作成できる

社内wikiツールの中にはそれぞれの資料や報告書などのドキュメント類ごとに独自にテンプレートを作成することができるツールがあります。

テンプレートを作成することで書く時間を短縮できるほか、報告書を提出する側で質がバラバラになりにくくなります。

報告書を管理する側にとっても確認する時間の削減につながるのでおすすめの活用事例です。

議事録を取ることができる

社内wikiで議事録を取ることもできます。

また、おすすめの社内wikiツールのGROWI.cloudでは同時に複数人で議事録を取ることができる機能が搭載されています。

複数人で議事録を取ることができれば、会議をスムーズに進行出来るほか議事録の質の向上にもつながります。

議事録を取るのにおすすめの社内wiki GROWI.cloudについては以下の記事で詳しく紹介していますのでぜひご覧ください。
・議事録は皆で取る！おすすめ社内wiki GROWI.cloud

ナレッジやノウハウを溜めるツールになる

社内wikiが継続的に且つ積極的に活用されるようになれば、ナレッジやノウハウを溜めるツールとしても活用するようになるでしょう。

社内wikiには議事録や営業資料だけでなく、個人の業務に携わるナレッジやノウハウを溜めることもできます。

それらを日々の業務に活用すれば業務の効率化にもつながります。

新入社員の学習素材として活用できる

ベテラン社員や上司の業務のナレッジやノウハウを聞こうにも、相手が忙しかったり話しかけずらかったりするとなかなか手に入れることはできません。

そこで、社内wikiにそれらナレッジやノウハウをアウトプットしてもらうようにしておくことで、新入社員でも気軽にアクセスできるようになります。

まとめ

いかがでしたか？

社内wikiを活用することでテンプレートの作成やナレッジやノウハウを溜めることができるようになります。

浸透させるために取り組むべきこともありますが、上手く活用して効率的な情報共有を実現しましょう。

社内wiki