情報共有のコツを注意点やメリットと一緒にご紹介!

情報共有をスムーズに行うためには、いくつかのコツがあります。情報共有メリットや注意点を把握したうえで、コツを理解することでより効率的に情報共有が進められます。

情報共有をうまく行うメリット

情報共有は、ビジネスの成功に欠かせない経営資源のひとつです。

情報共有がうまく行われているか否かは企業・組織全体に影響が及び、企業の利益をも左右することにつながります。情報共有を行うメリットについては、しっかりとひとりひとりが落とし込む必要があるでしょう。

業務の停滞を防ぐ

情報共有は業務の停滞を防ぎます。情報を担当者しか把握していない場合、担当者が不在・休みとなると、その情報は誰にもわからない状況に陥ります。

トラブルが発生しても、担当者しか対応することができません。すなわち仕事の属人化、個人や一定の人しか仕事のノウハウやスキルをもっていない状況です。

トラブルが発生した場合も事態が円滑に進まず、業務が停滞し、早期解決も困難となります。仕事の属人化は異動や退職時の引継ぎもうまく行えないため、生産性の低下につながることも少なくありません。

情報共有ができていれば、担当者が不在でも代わりに対応することも可能となり、業務が円滑に進むようになります。トラブル時にも即座に対応することができるでしょう。仕事において、正確さとスピードは非常に重要であることは言うまでもありません。

業務を効率化することで生産性の向上につながる

情報共有は、生産性の向上にも大きく影響してきます。

情報共有ができていると、必要なときに必要な情報をすぐに得ることができます。情報の所在や資料を探す作業、担当者への確認に時間を割くこともなく、たとえ担当者が不在の場合でも、知りたい情報をすぐに確認することが可能となり、業務効率化が図れます。

社内の情報共有が円滑になると社内が可視化でき、必要に応じてあらゆる情報にすぐにアクセスできるようになります。業務が効率よく進むことは、すなわち生産性の向上にもつながるのです。生産性が向上すれば、利益の拡大も期待できるようになるでしょう。

組織のレベルアップが望める

個人の知り得た知識をチームや社内で共有することは、知識を伝播させていくこととなります。

共有された情報を蓄積していくことで組織全体の知識量も増え、業務の質を高めることにもつながります。さらなるレベルアップが期待できるでしょう。

情報共有は業務効率や質を高めるだけではなく、売上や利益の拡大、また新たなプロジェクトのきっかけの可能性をも含んでいるといえるでしょう。

信頼関係の構築

日頃から情報共有をしっかり行っていれば、業務上の行き違いもなくなり、お互いの進捗状況が把握できるため、フォローやフィードバックもスムーズに行うことができます。

情報を確認するために、相手の業務を遮ることもないことから、仕事のしやすい環境も整うでしょう。情報共有ができていないと、すれ違いを生みミスも起こりやすくなるため、業務が円滑に進まず生産性にも悪影響が及びます。

情報共有はコミュニケーションの活性化やモチベーションアップにもなり、お互いが業務を進めやすくなるため、信頼関係の構築にも役立つのです。

情報共有を行う上での注意点

情報共有を行う上で、気をつけたいポイントについて解説します。情報共有がうまく行えない場合は、改善点のヒントとなることでしょう。

情報共有に対して同じ認識を持つ

情報共有に対して、理解の格差をなくすことは非常に重要です。

一握りの人だけが情報共有に努めても、情報共有が有効に機能することは難しいでしょう。有効に活用するためには、情報共有の重要性を正しく周知する必要があります。

情報共有は、一方的に伝達や提供をされるだけでは意味を成しません。情報共有の必要性や、共有できているからこそ回避できる事態など、皆が同じ認識をもつことが大切です。

積極的な情報共有を促し円滑に機能させるためにも、共通認識を持つことが重要な課題といえるでしょう。

信頼関係の構築

情報共有を行う上で、信頼関係の構築は欠かすことはできません。

自分の知り得た情報やノウハウを共有するのですから、信頼関係が低下している間柄では、当然難しいといえるでしょう。

信頼関係を構築するには、時間もかかります。きっかけとして、上司や部下、後輩といった縦のコミュニケーションから活発化させていくとよいでしょう。

相手を敬う気持ちを忘れずに、円滑なコミュニケーションが図れれば、職場の雰囲気も良好となり、横のコミュニケーションにもよい影響となります。情報共有を積極的に行うには、信頼関係が築けるかどうかも、大きく関わってくることになるでしょう。

情報共有のシステムを確立する

情報共有をスムーズに行うには、環境づくりが重要なカギとなります。

情報共有のシステムやルールを整えることが必要です。情報を共有しても、どこにあるかわからなければ共有していないのと同じです。情報の蓄積、活用が簡単にできるようにツールを活用するなど、システム化しておくと取り組みやすくなるでしょう。

情報共有を積極的に行う人を増やすには、情報共有するための手間、工数を減らすことがポイントとなります。そのためには、情報共有ツールを導入することが最適な方法といえます。

社内の情報共有スピードが格段に向上することになるでしょう。情報共有ツールを利用すれば、資料の共有もワンクリックで可能となり、必要な資料も検索ですぐ確認することができるので非常に効率的です。

必要な情報を的確にまとめる

有効な情報共有とは、的確にまとめた整理された情報の共有です。伝えるだけで相手に理解されなければ、情報共有とはいえません。

情報共有は、活用されやすい情報・価値のある情報だからこそ意味を成します。

不要な情報ばかりを共有しては、かえって効率を悪くすることにもなりかねません。

必要な情報が不要な情報に埋もれてしまっては、情報共有の質の低下につながってしまいます。的確にまとめた情報こそ、活用される有効な情報共有となるでしょう。

情報共有を上手く行うためのコツ

情報共有を上手く進めていくためには、ひとりひとりの理解を深めた上で、チーム・組織で取り組んでいく必要があります。ここでは、情報共有を上手く行うためのいくつかのポイントをご紹介します。

情報の意味を明確にする

情報の意味や共有の目的を明確にすると、情報共有の重要性を理解することにつながります。情報共有を行うことで得られるメリットや効果を示し、情報は企業にとっての貴重な資産であることを周知しなければなりません。

その際には業務に直結したメリットを伝える方が、よりイメージしやすく理解しやすいといえるでしょう。大切なことは、情報共有に対する認識を統一することです。バラバラな認識では、情報共有の正しい効果は得ることができません。

効果を得るには、情報を共有した上で、効率よく活用することが重要です。そのためには、情報にラベル付けなどをして、必要なときに見つけやすく活用しやすい工夫をすることが、業務効率の向上にもなります。また必要な情報なのかを見極めることも大切です。

「とりあえずなんでも共有しておこう。」は、無駄な情報がノイズ化し、作業効率を低下させる場合があるので避けなければなりません。もし現在、情報共有が上手く行われていないと感じるならば、情報共有の基盤を立て直すことが必要です。重要性について考え、再確認していきましょう。

情報共有しやすい環境づくり

情報共有を上手く行っていくには、環境づくりも大切です。

情報共有は手間のかかる作業です。情報共有しても、誰からの反応もなければ、無駄だと感じてしまう人もいるでしょう。

日頃から、情報共有に対する重要性を理解し活用していれば、自然と社員の間でのコミュニケーションも活発化し、情報に対する意見や反応が分かるようになります。

役立っていることが実感できれば、さらなる情報共有につながるでしょう。情報共有することが評価につながる風潮、環境が望ましいといえます。

一方、人的ミスやトラブルに関する情報も、共有されるべき重大なものです。しかし、叱責を心配するあまり、後回しになってしまうことも少なくないでしょう。

また、重要な情報やノウハウを自分だけで所有し、他の人より優位に立とうと考える人も存在します。情報共有をしなかったことで、さらなるトラブルが発生する可能性があることも、十分に理解する必要があります。情報共有をためらう環境ではなく、積極的に行える環境づくりを心掛けるべきです。

情報共有ツールを活用する

情報共有をスムーズに行うためには、手段も重要です。

口頭での共有はスピーディーですが、後から確認することにおいては、記憶頼りとなってしまうデメリットがあります。

また、メールは内容は残りますが、送る側は時間を使い、送られた側は後から探すときに多くのメールの中から探し出さなければなりません。

情報共有の手段にばらつきがあると、情報をきちんと蓄積していくのにも手間がかかります。情報共有ツールを活用すればテキストで効率よく共有することができ、資料はデジタルでサーバーやクラウドに残すことが可能です。

誰でも必要なときにアクセスして情報を得ることが可能になるため、非常に効率的に情報を活用することができます。統一されたシステムの構築、情報共有ツールを活用することは、情報共有の質を高めることにもなるのです。

情報共有のためのルール設定

うまく情報共有を行っていくには、情報共有のための運用ルールの設定も重要です。

ルールの設定は複雑なものは避け、できるだけシンプルにまとめることがコツです。ルール設定が細かすぎるとルールに縛られて、かえって情報共有が滞ることも考えられます。

スムーズに情報共有するためのルールを意識しましょう。運用ルールが明確であれば、情報共有に迷うこともなくなり、最小限の工数で共有することが可能になります。

すべてが個人の判断に委ねられると時間を要し、情報共有の優先順位が低くなることが考えられます。また、判断が個人次第になってしまう点も問題のひとつといえるでしょう。

不要な情報を除外することも、必要なことです。トラブルの原因にもなりかねないので、情報の範囲を設定することは、非常に重要です。

同一のツールを使ったとしても、ルールが無ければ習慣化することは難しくなります。ツールの機能・サービスと照らし合わせ、わかりやすく整理して運用できるようルールを設定していきましょう。

まとめ

情報共有が上手く行われないと、業務にさまざまな弊害が生まれます。

情報共有を正しく行うには、まず情報共有の重要性を理解することが必要不可欠

です。その上でどんな内容を、どんなタイミングで、どこに共有するかを、確実に実践していかなければなりません。

情報共有が上手く行えていない場合は、立ち止まって問題点を確認しましょう。情報共有がもたらすメリット・効果は企業にとっては、大切な資産です。利益拡大にもつながる重要課題ともいえるでしょう。ひとりひとりの理解と実践が、社内全体の業務効率の向上、生産性の向上へと影響していきます。

自分の知り得た情報が、チーム、さらには会社にとって有益な情報かも知れません。あらためて、情報というものの意味を考えることも有効な方法といえるでしょう。スピード感を持って、情報共有が可能となるような環境を構築していきましょう。