情報共有をスムーズにする方法とは？情報共有ができない原因も解説
情報共有をスムーズに進める方法を理解することで、会社や組織の業務は効率化され、生産性も格段に向上します。
この記事では、情報共有ができない原因も含めて、情報共有の方法を解説します。
Contents
情報共有の目的とは
「情報共有が必要だ」ということはわかっていても、目的を具体的に理解していなければ円滑な情報共有を行えません。
まずは、なんのために情報を共有するのか、4つの目的を見ていきましょう。
業務を効率化する
従業員のあいだで情報共有がスムーズに行われると、自然と業務が効率化されます。
たとえば、新人が書類の書き方で悩んでいたとき、その書類を何度も書いたことのある先輩社員が書き方を教えることで、瞬間的に問題が解決することがあります。
自分の知っている情報だけでなんとかしようとすると、正解がわからず、試行錯誤しながら進めなくてはならないこともあるでしょう。
しかし、上記の例のように、すでに知識を持っている人が持っていない人に情報を共有することで、問題解決までの時間を短縮できるのです。
会社の利益を拡大させる
優れた情報は会社にとって資産になります。
しかし、情報共有できていない状況だと有益な情報を個人で所有されてしまうため、組織の資産にはなりません。
とくに、特別なスキルや業務経験がある人の情報は貴重です。
それらの情報が共有されないと業務が属人化されやすくなり、担当者が不在時に業務が滞ってしまうなどの問題が発生してしまう恐れがあります。
情報共有できていれば、担当者が不在時でも別の社員が業務することが可能となります。
仕事のやり方を社内全体に共有することで、組織として大きなリスクを避けられるのです。
コミュニケーションがスムーズになる
情報共有していない場合は、部署が同じだとしても他のメンバーが何をしているかわからず、コミュニケーションを取ることが難しくなります。
近年、増加しているテレワークでは、情報を共有していなければ、コミュニケーション不足で孤立してしまう可能性も。情報を共有していれば、社内の誰がどんな業務に取り組んでいるか把握できます。
同じ情報をみんなが閲覧できる環境にあるため、社員の中で情報量の差が発生しにくくなるでしょう。
その結果、社員同士で会話する際に、認識のずれが発生しにくくコミュニケーションが充分に取りやすくなるのです。
業務内容やスケジュールも情報共有すれば、連絡も取りやすくなります。
時間を有効に活用する
情報共有できている会社であれば、必要な情報をすぐに手に入れられます。
また、他の社員と連絡を取りたい時には、スケジュールをチェックして相手の都合のいい時間に連絡することも可能です。その際、情報共有ツールを使用すれば、知らせたい相手を選んですぐに連絡できます。
情報共有は時間の有効に活用にも役立つのです。
情報共有が上手にできない組織の原因とは
情報共有が上手くできない組織には必ず、原因があります。
そのため、情報共有がうまくできないことで悩んでいる場合、まず「何が原因なのか」分析することから始めてください。
まず、情報共有できる環境が整っていないなら、情報共有しようとしても上手くいきません。情報共有とは、社員それぞれが得た情報やノウハウを蓄積してシェアする場です。
自分の得た情報をメールなどで他の社員に伝えただけでは、情報を共有していることにはなりません。
そのため、どんなツールを使って情報を共有するかを統一することも重要です。
会社の組織体制が縦割り型になっていることも、スムーズな情報共有を邪魔する要因に。役職によって上下関係が固定されていると、若手社員が意見しにくい環境が生まれてしまいます。
また、共有すべき情報について明確なルールがないことも原因のひとつです。何をどの程度共有するのか、誰と共有するのかルールが定まっていなければ、情報共有の際に悩んでしまいます。
その結果、人によってバラつきが生じてしまうのです。
さらに、情報を共有することで生まれるメリットを、社員が理解していないことも原因です。
社内全体に「個人の持つノウハウや知識を他の人に教えたくない」という感覚が染み付いていることがあります。しかし、実際にはノウハウを情報共有することで、社内全体が活性化されるのです。
こうした考えは、意識しなければ改善されません。
有益な情報を発信した社員を評価するなどして、徐々に情報共有にはメリットがあるという意識を根付かせていきましょう。
情報共有をスムーズにする5つの方法
社内で情報共有がうまくいっていない場合、どうすればよいのでしょうか。
ここで、情報共有をスムーズにするための5つのポイントを紹介します。
会社にあわせて参考にしてください。
情報共有しやすい環境を作る
社内において情報共有しやすい環境を左右するのは、社内における人間関係と情報共有するためのフォーマットの2つです。どちらかに問題があれば、スムーズに情報共有できません。
社内において、役職や職種に関わりなく誰でも気楽に情報共有できる雰囲気作りは重要です。
個人の意見をいいやすい会社であれば、異なる意見や情報を提示しやすくなるでしょう。批判を恐れずに情報を共有できます。
また、決まったフォーマットがなければ、情報共有に迷いがでることも。そのようなことを防ぐためにも、特定のフォーマットやマニュアルを作成して、情報共有しやすい環境を整えてください。
情報共有のルールを設定する
判断基準がない状態で行動を促されても、的確な動きは期待できません。
情報共有に関しても同様に、ただ行動を求めるのではなく明確なルールを設定してください。ルールが決まっていないと何を共有していいのかわからないので、必要以上の情報を含めてしまうことが考えられます。
不要な作業をする可能性もあり、時間を取られることも。しかし、誰に・いつ・何を共有すればいいのかをルールを決めておけば、迷いなく共有できます。
ただし、あまりにも複雑なルールを作らないようにも注意してください。
初期段階では、日報や議事録のテンプレート作りなど、社員が取り組みやすい部分にルールを限定することがおすすめです。
情報共有の重要性を知らせる
環境作りやルール設置に加えて情報共有をスムーズにするためには、チーム全体の理解と協力が必要です。そのためには、社員それぞれに情報共有の重要性を知ってもらう必要があります。
情報を蓄積することや共有することも大切ですが、一番重要なのは「情報の活用」です。
情報が活用されなければ、いくら価値ある情報を蓄積しても意味がありません。価値ある情報を使うことで初めて、個人やチーム、企業の能力向上につながるのです。
そのため、会社でミーティング開いたり社内報を使ったりして社員一人ひとりに情報共有の目的を意識づけることが大切です。
情報共有の重要性を繰り返し知らせることで、自発的な情報共有を促していきましょう。
情報共有できるツールを導入する
情報共有をうまく機能するために便利かつ効果的なのが、情報共有ツールを用いることです。情報共有ツールには、チームの情報をスムーズかつ効率的に進める機能が搭載されています。
チャット機能を使えば、スピーディかつ簡潔なやりとりが可能です。そのため、業務中でも要件をすぐに発信できます。リアルタイム性のあるチャットツールは、そのタイミングだからこその臨場感も伝えやすいのが特徴です。
テキストメッセージのほか、データやファイルのやり取りも可能です。セキュリティ対策のしっかりしたツールを使用すれば、鍵付きファイルを添付して別途パスワードを送るというような共有の手間もなくなります。
作業効率アップさせてくれること間違いありません。
情報を積極的に発信する人を評価する
有益な情報は企業にとって資産となります。
そのため、ノウハウや重要な情報を発信した社員には、しっかり評価してください。
誰の目から見てもわかるような評価であれば、情報共有の重要性を社内全体が認識できるようになります。
個人にとっても、評価されているという自信につながるはず。
チームや会社にとってもメリットとなるので、よい循環が生まれます。
情報共有の効率化に役立つツール3選
情報共有する際に欠かせない情報共有ツール。
最近では、多くの情報共有ツールがあるので何を選べばいいのかわからないという人もいるかもしれません。
その中から、今回は激選して3つのツールを紹介します。
企業の悩みや課題点に合わせて導入してください。
GROWI.cloud
GROWI.cloudは、豊富な機能を備えた社内情報共有ツールです。
特徴のひとつは、テキストや図表も書き込める強力な編集機能。
議事録や社内マニュアルなどのドキュメント類を管理する際にも役立ちます。
ページやファイルの検索も簡単です。
また、チーム拡大に迅速に対応できる管理者向け機能も充実しています。
充実した機能やサポートが付いているエンタープライズにも対応しているので、企業に合わせて選べます。
このツール1つですべて完結できるのが大きなポイントです。
とくに、システムエンジニアが多い企業におすすめです。
機能が多いため、しっかり使い方をチェックしてから導入してください。
toaster team
toaster teamは、社内で生まれる「知らない・わからない・できない」を解決し、人と組織を育てる次世代のマニュアル・カレッジツールです。
パソコンに不慣れな人でも簡単に業務手順法や動画マニュアルを作成できます。
画像や動画、添付ファイルの対応はもちろんのこと、GoogleマップGoogleマップやYouTubeなど外部コンテンツの埋め込みも可能です。
また作成者にはポイントが付与され、ランキングで表示されるためチームでの貢献度が見えるようになっています。
このように、モチベーションアップしながらも、ナレッジを組織のカルチャーとして定着させるというのは大きなポイントです。
クラウドサービスやSNSで作成したデータを、マニュアルやノートに埋め込んで表示できるので、情報の分散も心配ありません。
現場の教育から店舗スタッフやテレワークの環境つくりなど、人材の促進力化を求める企業におすすめのツールです。
Slack
Slackは、アメリカで生まれた有名な社内SNSのひとつです。
Slackは、パソコンでもスマートフォンでも使用できるため、外出先でもメッセージをチェックできます。
また、GoogleカレンダーやGoogleドライブ、Dropboxなどの多くの外部機能との連隊ができるのも魅力的です。
そのため、Googleドライブの中にあるドキュメントに共有リクエストがあった場合でも、Slackと連携させておけば、通知ですぐに気付けます。
Slackには、チャンネルというグループチャット機能があり、複数の人がそのチャンネル内で会話できます。
もし社内で、ひとつの企画チームメンバーだけで情報共有する場合には、このチャンネル機能は便利です。
後から追加された人でもそれまでの会話履歴やファイルを閲覧できるので、情報共有がスムーズになります。
重要な情報をピン留めしたり、お気に入り登録する機能を活用することで情報漏れを防げます。
テレワークの際のコミュニケーションツールとしても大活躍すること間違いありません。
まとめ
情報共有を共有していれば、自分のやり方に固執せず、他人のアイデアを取り入れることが可能になります。
会社には優れた知識やノウハウを持つ社員がたくさんいます。それら貴重な情報をみんなで共有して、社員それぞれが活かせば、企業の成長につながるでしょう。
また、情報共有するために、情報共有できる環境を整える必要もあります。会社によっては、完全な縦割り社会になっていて、若手社員が意見を述べるのが難しい場合も。まずは、役職や職種に関わりなく誰でも気楽に情報共有できる雰囲気作りから始めてください。
その上で、「誰に・いつ・何を共有すればいいのか」というルールを決めることも重要です。くわえて、社内情報共有ツールを用いれば、よりスムーズに情報共有できます。
情報共有ツールにはさまざまなものがあるので、会社に合ったサービスを検討して導入することをおすすめします。
