情報共有における適切な敬語の使い方とは?例文を用いて徹底解説

ビジネスマンにはあらゆるタイミングで情報共有を行なう場面があります。その際に心がけておきたい、情報共有の意図・重要性、適切な敬語を用いた情報共有の方法をご紹介します。

このページを読むことで

  • 情報共有の意図、重要性が理解できます
  • 適切な情報共有とは何か、どのように情報共有を行うべきか理解できます
  • ビジネスにおいて正しい言葉遣いができるようになります
  • スムーズで、正確なメールや作業報告書、議事録の作成ができるようになります

情報共有の意図とその重要性

情報共有の方法をご紹介する前に、今一度情報共有の意図とその重要性を振り返りましょう。

情報共有の意図

業務報告、上司への相談、クライアントへの対応など常日頃から当たり前のように行われている情報共有ですが、なぜ情報共有がこれほどまでに大切と言われるのでしょうか。それは情報共有が組織としての生産性に直結するためです。適切に情報共有ができていないと、業務効率や生産性の低下を招き、組織としての利益を損ねてしまいます。また、企業、消費者から信頼を得るためにも適切な情報共有は欠かせません。

適切な情報共有がもたらす3つのメリット

組織の生産性向上

たとえば、営業成績がよい従業員のナレッジをきちんと情報共有できていれば、チームの営業力を高められます。チームの全員が、営業成績のよい従業員のナレッジを手に入れることで、個々の営業スキルが高まりチーム全体の営業力も向上するのです。

また、効率的な人材育成を行えるメリットもあります。自社に蓄積してきたノウハウがあれば、それを新入社員と共有することでスムーズな育成を行えます。その都度資料を作成する、研修や勉強会を開催する、といった必要がなくなるため、育成コストを抑えられるのもメリットといえるでしょう。

個人、部署、組織全体の知識を底上げ

個人で得られる知識には限りがありますが、各々が蓄えた豊富な知識を共有することにより、組織全体の知識量が増加します。

また、情報共有は業務における属人化を防ぎます。

属人化とは、特定の社員が担当している業務の詳細内容や進め方が、当人以外では分からなくなってしまう状態を指します。一般的にネガティブな意味で用いられており、担当社員が突発的に休んだ場合や退職した場合などに問題が顕在化します。

消費者理解、満足度の向上につながる

発生している問題をスムーズに解決するためにも、情報共有は大切です。たとえば、消費者からクレームが発生しているとき、チームの全員が情報を把握できていれば、誰が対応しても最適な受け答えを行えます。情報の共有ができていなければ、個々の対応が異なってしまい、時間を無駄にした挙句、顧客をさらに怒らせてしまうおそれもあります。

適切な情報共有をするための4つのポイント

適切な情報共有の必要性を理解した上で、考えなければいけないのは、「適切な情報共有とはどういったものであるか」ということです。そこで適切な情報共有に欠かせない4つのポイントを解説していきます。

情報共有の意図を理解する

まずは、情報共有の意図を理解することから始まります。「なんか大事そうだからしておこう」「上司に言われたからやってみよう」では的確な情報共有は行えません。そうではなく、情報共有が組織にどのようなメリットをもたらすかを十分に把握した上で「この情報は社内全員が知っておくべきだな」「この知識は他の部署でも活用できるんじゃないか」といった内容を一人ひとりが共有することで的確な情報共有が行われ、組織の生産性、顧客の満足度が改善されます。

フォーマットを作成し、情報の漏れを無くす

さて、意図を理解した上でいざやってみようとなった時、「何を記載すれば良いのかわからない」「何か記載し忘れたことがありそう」という問題は頻繁に発生します。その問題を解決する手段として、フォーマットを設定することが挙げられます。

集めた情報を元に戦略を立て、実行する

これまでに共有され、蓄積された情報は取捨選択を重ねて活用するようにしましょう。蓄積された情報を鵜呑みにするのではなく、自分達の所属する部署、プロジェクトの目標を振り返り、必要とあらばその情報をフルに活用し、成長に繋げましょう。

新しく得られた情報を共有する

最後に、集めた情報を活用して終わりではありません。なにかアクションを起こすと、必ずそこから新しい情報を集めることができます。そして、また共有、活用を繰り返すことで組織としてよりよい方向に進んでいくでしょう。

ビジネスシーンで使われる誤った敬語集

ビジネスシーンにおいて何気なく使われている言葉が実は礼儀として正しくないという状況は多々見られます。例えば自社のサービスを紹介する際に「わが社のサービスは〜」といった言葉遣いはしていませんか?商談や顧客対応の際「弊社のサービスには3つのプランがありますが、どうしますか?」といった聞き方はしていませんか?適切な情報共有を行うためにも今一度正しい言葉遣いをおさらいしましょう。

敬語の種類

敬語には3つのタイプがあり、それぞれの特性を理解する必要があります。

尊敬語

尊敬語とは、話し手が聞き手や話題の主、また、その動作・状態などを高めることで、目上の人への経緯や尊敬を表すものです。

例)
来る → いらっしゃる・お越しになる・おいでになる
見る → ご覧になる
帰る → お帰りになる・帰られる

謙譲語

謙譲語とは、話し手が、自分または自分の側にあると判断されるものに関して、へりくだった表現をすることにより、相対的に相手や話中の人に対して敬意を表すものです。

例)
来る → うかがう・参る
見る → 拝見する
帰る → おいとまする

丁寧語

丁寧語とは、話し手が聞き手に対し敬意を表して、丁寧にいう言い方です。

例)
来る → 来ます
見る → 見ます
帰る → 帰ります

よく使われる敬語集

ここでは日常的によく使われる敬語を集めています。ぜひご活用ください。

尊敬語謙譲語丁寧語
言うおっしゃる、言われる申す、申し上げる言います
行くいらっしゃる、おいでになるうかがう、参る行きます
来るいらっしゃる、見える、お越しになる参る、伺う来ます
見るご覧になる拝見する見ます
読むお読みになる拝読する読みます
受け取るお受け取りになる頂戴する、賜る受け取ります
会う会われる、お会いになるお目にかかる会います
待つお待ちになる、お待ちくださるお待ちする待ちます
帰る帰られる、お帰りになるおいとまする帰ります

ビジネスシーンでよく見られる誤った敬語集

誤った言葉正しい言葉間違い点の解説
すいません申し訳ございません、
失礼いたしました
すいませんは口語であり、目上の方に対して失礼な表現と言えます。
ご苦労様ですお疲れ様です「ご苦労様」は目上の方が目下の人に使う言葉であり、不適切です。
了解しましたかしこまりました、
承知しました
「了解する」とは敬意のない表現であるため不適切です。
おられますか?いらっしゃいますか?「おる」は謙譲語であるため、「おられますか?」は不適切な言葉遣いです。
わが社弊社、当社相手に対して偉そうな印象を与えるため、不適切な言葉遣いです。
ご一緒しますお供させていただきます「ご一緒」という言葉は対等な間柄において使われる表現であり、不適切です。
どうしますかいかがいたしますか「どうする」という言葉に敬意が含まれていないため、不適切です。
お座りくださいお掛けください「お座り」という言葉が、犬のお座りという印象をあてる恐れがあるため不適切です。
ご持参くださいお持ちになってください「持参」は謙譲語であるため、相手に使用するのは不適切です。

例文を用いたシーン別情報共有の方法解説

ここでは、ビジネスメール、作業報告書、議事録の3つの書き方をご紹介します。例文を用いて解説しますので、ぜひ今後の作成にご活用ください。

ビジネスメール

社内外・消費者問わず様々な相手とメールのやりとりをする機会があると思います。その際に気をつけるべき点を例文を踏まえて解説します。

ビジネスメール(例)

ビジネスメールの書き方

ビジネスメールにはある程度決まった順序が存在し、これを意識することでスムーズに、そして漏れのない文章が描けるようになります。

① 宛先

一般的に、宛先には送信したい相手のメールアドレスを入力し、連絡を取る場合が多いと思います。

他にもCCやBCCといった種類もあり、ビジネスにおいて必要になるケースは多々あるため、こちらも解説していきます。

CC(Carbon Copy)はカーボン・コピーの略で、「TO」の宛先へ送信するメール内容・送信履歴を共有したい相手のメールアドレスを入力します。「CC」に指定された宛先は、「TO」と同じくメールを受信したメンバー全員に表示されます。

BCC(Blind Carbon Copy)はブラインド・カーボン・コピーの略で、「TO」・「CC」の宛先に送信するメール内容・送信履歴を、誰にも知られず共有したい相手のメールアドレスを入力します。「BCC」に指定された宛先は、送信者以外には表示されません。
この時、「BCC」として指定された相手が「宛先(TO)または「CC」に対して返信を行なった場合、返信先として含まれる相手にはメールアドレスが表示されます。

② 件名

件名は必ずメッセージの内容とリンクさせるようにしましょう。メールを受信した相手がどの件に関するメールなのか理解できることを心がけることで、メールの未読を防ぐことが可能になります。

③ 添付

件名は必ずメッセージの内容とリンクさせるようにしましょう。メールを受信した相手がどの件に関するメールなのか理解できることを心がけることで、メールの未読を防ぐことが可能になります。

④ 宛名

送信相手が企業に属している場合は、会社名と部署名を記述してからお名前を書きます。その際、敬称「様」を書き忘れることのないようにしましょう。また、送信相手の会社名は(株)や(有)は省略せず、正しく記載しましょう。

⑤ 挨拶・名乗り

挨拶の有無によってこちらの印象は大きく変わるので、適切に記述するように心がけましょう。一般的な挨拶として社外の方へは「お世話になっております。」社内の方に向けては「お疲れ様です。」などがあり、シーンに応じて正しく使いこなせるように心がけましょう。

⑥ 要旨・詳細

初めにメールの主旨を簡潔に記述し、何についてのメッセージなのか相手が理解できるように心がけましょう。

次に「相手にどう理解してほしいのか」「自分は何を伝えたいのか」を意識し、長々と書くのではなく、丁寧で簡潔な文章を書くことを意識しましょう。

⑦ 結びの挨拶

ここでは、次回以降も良好な関係を保持するために本文に沿った内容の言葉を送り、締めくくりましょう。

⑧ 署名

署名は自身の立場、所属組織の概要が把握できる内容を心がけましょう。

作業報告書

ビジネスメールと同様に作業報告はさまざまなシーンで行われます。その際に、上司や関係者に対して作業内容や作業時間などをまとめたものが作業報告書で、作業の進捗、リスク管理、次回の作業内容等を確認するのが目的です。

作業報告書(例)

作業報告書の書き方

作業概要

件名

ここでは、行った作業を簡潔にまとめ、読み手がすぐに報告書の内容を把握できるように心がけましょう。

作業者名

ここでは、作業を行った方の名前をもれなく記載するようにしましょう。

作業日時

ここでは、作業を行った時間を記載します。その際、作業に費やした時間なども記載することを心がけましょう。

作業内容

ここでは、作業内容を簡潔に漏れなく記載するように心がけましょう。抜けの無い報告書を書くポイントとして、「自分が読み手に立って作業内容が把握できるか」「作業時の状況を踏まえて記載する」ことを意識するとよいでしょう。

作業進捗

ここでは、作業がどれだけ捗ったかを記載します。その際作業前の見通しに対してどれだけ進んだか、作業が滞った場合は何が原因だったかを記載するようにしましょう。

次回作業予定

日を跨いで作業を行う場合は、次回何から始めるのか、今回どこまで進んだかを明確にすることで作業効率が上がります。

備考

ここでは、なにかイレギュラーが発生した場合や次回の作業に向けて共有しておきたい内容を記載します。作業が円滑に進むよう、細かいことでも記載するようにしましょう。

議事録

議事録を録る目的は、会議での決定事項、今後の流れなどをまとめ、会議内容を正確に共有することです。その際に、抜け漏れがあると、今後の業務に支障が生じる場合もあるので正しく記録することを心がけましょう。また、議事録は裁判の際の証拠にもなるので、決定事項等の漏れは確実に防ぎましょう。

議事録は基本的に24時間以内に発信する必要があるため、正確かつスピーディにまとめられると尚よいでしょう。

ここでは、正しい議事録を残すために記載すべき項目と意識するべきポイントをご紹介します。

議事録(例)

議事録の書き方

議事録の書き方にはルールがあります。決定事項や会議内容などの必要な項目を、簡潔に記載するのが基本です。

会議概要

ここでは、会議の概要を記します。その際、会議の内容を簡潔にまとめ、読み手がすぐに議事録の内容を把握できるような文章を心がけましょう。また、配布資料等があった場合はそちらも添付するようにしましょう。

議題

取り扱った議題を漏れなく記載するように心がけましょう。

日時

会議が行われた日時に加えて、およそ何時間続いたかを記しましょう。

場所

ここでは、会議がどこで行われたかを正確に記しましょう。

出席者

ここでは、会議に出席した方全員の名前を記載します。その際、敬称を省略する場合はわかりやすいところに敬称略と記載しましょう。社外の方も参加する場合は基本的に敬称は省略しません。

欠席者

出席者と同様に欠席された方全員の名前を記載するようにしましょう。

議論内容

ここでは、議論の内容を簡潔にまとめることを心がけましょう。箇条書きにしてまとめるのも効果的です。

報告事項

ここでは、出席者からの報告をまとめます。その際、どなたの発言かを必ず記載するようにしましょう。発言に対して数値もまとめるように心がけましょう。

決定事項

ここでは、会議で決まった内容を一切の漏れの無いよう記しましょう。その際、具体的な数字や方法を用いて簡潔に記すように心がけましょう。

備考

ここには、会議中に発生したイレギュラーやなにか全体への周知が必要なことなど、気になったことはどんどん記すようにしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうかでしょうか。

今回は、「情報共有における適切な敬語の使い方とは?」というテーマの下、情報共有の意図とその方法、ビジネスシーンにおける適切な敬語の使い方など、普段から活用できる情報をまとめました。

組織の一員として活動する以上、情報共有は必ず行う業務であると言えます。その際、目上の方や取引先のお相手に良い印象を持ってもらうための手段として本記事が皆様のお役に立てば幸いです。