社内で情報共有が不足する原因とは？発生する問題と解決策をご紹介
情報共有は、企業や団体において業務の効率化を図るために欠かせません。
情報共有を円滑にするには、共有が不足する原因と、それによって生ずる問題・解決策を理解しておくことが大切です。
この記事を読んで情報共有をスムーズにするポイントを把握しましょう！
Contents
情報共有不足が引き起こす社内での問題
情報共有は、効率よく業務を進めるためには重要です。
情報共有が有益に活用されるには、組織全体に情報共有の重要性が正しく理解されてなければなりません。
しかし、情報共有に課題を持つ企業・組織は意外に多いものです。
情報共有が不足すると起こる弊害とはどのようなものでしょうか。問題となる点は大きく3つあります。
業務の属人化
業務の属人化とは、ある業務において「その人しかわからない」「その人しかできない」といった状況になることです。属人化が進んでしまうと、その業務に関わることはその人の不在時には対応できず、業務が停滞する事態になります。
顧客からの問い合わせにも時間を要し、顧客の不安につながることも考えられます。またトラブルが発生しても他の人がすぐに対応することができず、早期解決が困難になるでしょう。さまざまな面で、企業にマイナスの影響を与えることになります。
また、その人の異動や退職をきっかけに、ノウハウが失われてしまうことも大きなマイナス要因です。すべてのノウハウがゼロになってしまうため、残された人たちがあらためて構築していくために、余計な手間と時間をかけなければなりません。
業務の属人化は避けなければならない状態です。知識やノウハウの偏りは、業務のクオリティにもばらつきが生まれます。一定のクオリティを維持し、柔軟性のある業務を進めていくには、情報共有は必要不可欠といえるのです。
業務の効率・生産性の低下
情報共有がうまく機能しているか否かは、業務の効率にも大きく影響します。
ノウハウを持っている人がいるなら、その知識をもとにすぐに問題に対処することが可能です。また、過去に同じような事例が記録に残っていれば参考になるでしょう。
情報共有がされていなければ、対処するために一から模索しなければなりません。多くの時間がかかり、非常に効率が悪い作業といえるでしょう。新入社員や異動したての社員にしても、初めての業務のノウハウがないため、ほかの社員の知識が必要となります。
また部署間をまたぐプロジェクトの場合は、情報を共有したかしないかでトラブルになる場合も考えられます。責任のなすりあいなどに発展してしまえば、業務は滞り非効率であることはいうまでもありません。
業務の効率が低下すれば、必然的に生産性の低下も起こります。情報共有することで、業務の効率・生産性の低下を防ぐ必要があります。過去の事例や起こり得る情報なども共有できれば、トラブル回避にもなり、社員への注意喚起ともなるでしょう。
チームワークの悪化
組織において、ひとりでひとつの業務を完結することはほぼないといえるでしょう。
多くはチームで行われることになります。情報共有ができていれば、個々の業務を一覧にすることで可視化ができ、メンバーの業務の進捗状況が把握できます。それぞれの進捗状況が確認できると、連帯感が向上し協力しやすい環境づくりが可能となります。
しかし、情報共有がされていないと、孤立感が生まれ、モチベーションの低下につながります。
知っていれば回避できたはずのトラブルが発生してしまえば、信頼関係も大きく崩れチームワークが悪化することになるでしょう。
コミュニケーションも活発に行われることなく、業務自体がうまくいかない状況を生み出すことになり兼ねません。
社内で情報共有が不足する原因
このように、情報共有の不足が理由で起こる問題は、企業にとって深刻です。
しかし問題がわかっているのに情報共有が積極的に行われない原因はどこにあるのでしょうか。
問題を改善するには、原因を知ることがとても大切です。
情報共有が不足する原因について見ていきましょう。
情報共有の重要性が理解できていない
情報共有には多くのメリットと、情報共有されないことで起こるデメリットがあります。情報共有をするには、手間や時間がかかります。
手間や時間をかけて情報共有することでどんな効果をもたらすのか、情報共有しなければどんな問題が起きるのかを理解しなければ、情報共有の優先順位は下がってしまうでしょう。
なかには、意図的に情報共有を行わない場合も考えられます。人的ミスや納期トラブルなどは、共有されるべき重大な情報ですが、叱責されることを心配し後回しにしてしまうかもしれません。また、重要な情報やノウハウを独占し、他の人より優位に立ちたいと考える人も少なからず存在します。
重要なのは情報共有をためらう環境ではなく、積極的に情報共有を行い、それが評価される環境を整えることです。
情報共有の不足を改善するには、情報共有の重要性を効果とともに周知し、社員全員がメリットとデメリットを正しく理解することが大前提といえるでしょう。
情報共有の仕組みが整ってない
情報共有の仕組みが整っていないことも要因のひとつです。
情報共有の手段が統一されず、ひとりひとりの判断に委ねられる状況にも問題があります。口頭での共有は、言い間違いや伝え忘れを招きます。メールでの共有は誰までにどこまで伝わっているのか、わかりづらく不明確です。
情報共有の手段が適当でなければ、情報共有の有効な実現は難しいでしょう。正しく実現させるには、情報共有の手段を見直し、統一された情報共有ツールを導入することがおすすめです。
情報共有のルールが定まっていない
どこからどこまでの情報を共有したらいいのか、ルールが定まっていないために情報共有の不足が起きていることも考えられます。
共有すべきかの判断が付かずそのままになってしまうこともあるでしょう。あるいは「不要な情報共有はかえって手間を取らせることになる」「共有するほどの情報ではない」と、遠慮している場合もあるかもしれません。
情報共有をスムーズに進めるためには、一定のルールが必要です。ただし細かすぎるルールは、よい結果にはつながりません。ルールに縛られて、外れた内容に対応しにくいリスクを伴います。判断が付きやすく目安となる、シンプルなルール作りを心がけましょう。
情報共有不足を解決するポイント
情報共有不足を解決するには、原因に沿って改善していく必要があります。
情報共有を効果的なサイクルとして活用していくためのポイントを解説します。記事を参考に、情報共有不足解消を図りましょう。
情報共有の重要性を周知する
情報共有の重要性を社員全体に周知する必要があります。
情報共有の目的を明確にし、メリット・デメリット、効率的な方法、ツールの使い方など理解してもらわなければなりません。部署やチームごとではなく、会社全体で同じ方針に基づくことが重要です。
情報共有は、関わる人の認識が揃ってこそ、成り立ちます。
重要性を繰り返し伝え、情報共有が当たり前のこととして行われるような風潮、環境づくりが大切です。重要性を正しく理解できれば、情報共有の実践・活用へと実現されていくことでしょう。
運用ルールの整備
情報共有が活発に行えるように運用ルールを整備することは、非常に有効です。
ルールとして、情報共有の範囲を設定する、会議の内容は決まったフォーマットで議事録を作成する、情報共有を行う時間をスケジュールに組み込むなどがあげられます。どのような情報を、どのタイミングで、どこで共有するかを明確にしていくことで、迷うことが無くなり情報共有が実践しやすくなります。
また共有すべきでない情報はトラブルの原因になり得ます。不要な情報を除外するためにもルールは必要です。ルールが整備されないと、情報が一方通行になりがちで、共有し活用されるレベルまで至らない可能性が高くなるといえます。
情報共有ツールの活用
統一ルールのもと、情報共有を行うことは情報共有の活性化につながります。
情報共有ツールを導入し、活用するとよいでしょう。
情報共有ツールは数多くありますが、自社のITリテラシーに適したツールであること、セキュリティへの配慮が十分であることなどがツール選びの重要なポイントとなります。
情報は常に安全に管理されなくてはなりません。管理者が個々のアカウントを管理できるようなサービスを選ぶことが望ましいでしょう。
情報共有ツールのひとつに「社内wiki」があります。
社内wikiは、情報やナレッジを一箇所に集約して蓄積し、共有可能にするツールです。
ウィキペディアのように全社員がさまざまな情報やナレッジを書き込み、検索、閲覧し、知りたい情報を簡単に素早く確認できます。
社内wikiには多くの種類があり、それぞれ特徴があります。自社の利用目的に合ったツールを選ぶことが大切です。
また、業務に関する知見を一箇所に集めたデータベースとなる「ナレッジベース」も情報共有促進につながるでしょう。企業や社員が蓄積してきた知見は企業の知的資産です。社内だけで共有される社外秘の資料・ノウハウともいえるでしょう。
これをオンライン上に蓄積し検索可能にすることで、多くの業務に役立たせることが可能となります。情報共有ツールを取り入れれば、従業員にとって情報共有が手軽に、身近になり積極的な情報共有が期待できるのです。
おすすめの情報共有ツール
情報共有ツールの「社内wiki」には数多くの種類があります。
ここでは、社内wikiのなかでビジネスでの使用にとくにおすすめのものを3つ厳選し、特徴をご紹介します。
GROWI.cloud
GROWI.cloudは書類の作成や編集、管理機能に優れた情報共有ツールです。
複数人がリアルタイムで同じページを編集できるため、会議やコミュニケーションがスムーズになります。
変更履歴は自動で記録されるため、議事録やマニュアル、各種書類の作成に便利です。
エンジニア、営業、サポート担当などさまざまな分野で活用できるでしょう。
利用者数に応じた課金システムは、人の増減による管理コストが企業側にとって負担となります。しかしGROWI.cloudは、一定のアカウント数に応じた課金システムのため、費用面だけでなく管理コストといった企業側の負担の削減効果も期待できます。
Qast
Qastは使いやすく、シンプルなツールです。初めてのツール導入でも簡単に操作できるため、導入を検討しているならば、選択してみるとよいでしょう
社内にITリテラシーが高くない人が多くても安心して活用することができます。
特徴のひとつとして、検索機能のスピードが格段に早いことがあげられます。
ストレスがなく精度が非常に高いことは、社内wikiツールの選定においては重要でしょう。セキュリティプランも充実しているため、セキュリティ面を重視している場合にもおすすめのツールです。
Notion
Notion社内wikiだけでなくタスク管理やデータベース機能なども備えた多機能ツールです。
ドキュメント作成、企業ルールの共有、営業ノウハウなど幅広く活用することができます。利便性は非常に高いですが、使いこなすには、社内全体のITリテラシーが高いことが望まれます。
すべての情報を一箇所に集約したい場合には、おすすめのツールです。写真やURLの追加もできるので、グレードの高いドキュメントを作成できることも、魅力のひとつといえるでしょう。
まとめ
社内で情報共有が不足してしまうと、企業としては大きなマイナスを生むことにつながります。ひとりひとりの持つ情報の集まりがもたらす効果は、計り知れません。情報を共有しその効果を大いに活用するには、改めてその重要性を理解することから始める必要があります。
情報共有は、言葉では簡単ですが、実現するにはいくつものハードルを越えなければなりません。社内で繰り返し検討を重ね、最適な方法、ツールで重要な経営資源を有効活用できる会社を目指すことが大きな課題となるでしょう。
