情報共有をスムーズにする方法とは？情報共有ができない原因も解説
情報共有をスムーズに進める方法を理解することで、会社や組織の業務は効率化され、生産性も格段に向上します。
具体的にどのような方法があるのかを知っておきましょう。
この記事では、情報共有ができない原因も含めて、情報共有の方法を解説します。
Contents
情報共有の目的とは
情報共有とは、個人の持つ業務上有益な情報・知識・ノウハウを組織・企業全体で共有し、活用することです。
情報は会社の貴重な資産でもあり、経営資源です。情報共有は、個人が収集した情報を整理し、組織で共有し、有効に活用するという流れで成立します。
有益な情報でも、正しく情報共有できていなければ、個人の所有となってしまい、会社の資産とはなりません。ビジネスにおいては、情報を蓄積し有効に活用することが、情報共有の在り方といえます。
共有された情報をスムーズに有効活用するためには、社員全員が情報共有の目的やメリットを正しく理解することが必要不可欠です。ビジネスにおける情報共有の目的としては「業務の効率化による生産性の向上」「組織全体のスキル向上による利益の拡大」の大きく2点があげられます。
情報共有の目的が明確できちんと理解されていると、業務がスムーズになりチーム内でのコミュニケーションの活性化にもつながります。情報共有がもたらす効果を最大限にするには、チーム内で目的を設定し、ひとりひとりが理解したうえで同じ方向にむかって業務を進めていくことが重要です。
こまめなコミュニケーションを介して共通の認識を持つことが必要といえるでしょう。情報共有の意味を正しく理解できていないと、情報共有の優先順位を下げてしまい、思わぬトラブルを引き起こす場合があるので、注意が必要です。
情報共有することで、組織やチーム内での業務を可視化することも意味をもたらします。非効率な業務があればマニュアル化する、担当部署をまとめるなどの対策を講じることができ、業務改善につながります。
優れた情報でも有効活用できなければ、無駄なコストや手間をかけることになり、会社の負担になります。必要な情報に誰もがすぐにアクセスできる仕組み作りが、会社の発展には欠かせません。
ひとりひとりのナレッジ・ノウハウの優れた情報が共有されなければ、会社の成長はないといえるでしょう。成功している会社は情報共有による業務効率化が図られ、優れた情報を社員で活用できるため組織全体がスキルアップし利益を拡大しているということができます。
情報共有が上手にできない組織の原因とは
情報共有はうまく循環していかなければ、その効果を発揮することはできません。
情報共有をうまく活用できていないと感じるならば、原因を特定し改善していくことが必要です。テレワークを取り入れている企業も多い今、社内だけでなくテレワークも含めた全体の情報共有が大切です。以下の記事を参考に再確認していきましょう。
情報共有の重要性が理解できていない
情報共有を上手に行っていくには、情報共有の重要性を理解することが大切です。
情報共有は、企業側から求める一方通行であると、効果的に活用されません。双方で積極的に行ってこそ成り立ちます。そのためには、チーム・組織全体に、情報共有の目的や情報共有がもたらすメリットを正しく周知する必要があります。
理解が欠けていると、他の業務を進める中で情報共有の優先順位が低くなり、なかなかよい循環が生まれません。全員が同じ認識を持つことが成功のカギといえるでしょう。
情報共有をしやすい雰囲気ではない
チームの持つ雰囲気が、情報共有を積極的に行うモチベーションにつながらない場合もあります。情報共有がうまくできているチームは、コミュニケーションも活発で、お互いの業務を把握し、同じ目標に向かっています。
一方、情報共有をしてもその反応が見られず、意味があるのかどうか疑問を持ち始めると、積極的に情報共有を行わなくなってしまいます。また有益な情報を共有せず、自分の所有とすることで、人より優位に立とうと考える人も出てくるでしょう。
人的ミスや取引先とのトラブルなども、共有しなければならない重要な情報です。叱責される心配が先で、後回しになってしまうことも考えられます。お互いが情報共有に積極的になれば、情報に対する意見交換などのコミュニケーションも活発化し、自分が共有した情報の反応もわかるようになります。
チームとしてもまとまりが出て来るので、信頼関係も構築でき、情報共有が大きなプラスになることを実感することでチームの雰囲気にも変化が出てくるようになるでしょう。
情報共有のルールがない
情報共有に関してのルールがあやふやなことも、情報共有が積極的に行われない原因です。
共有する情報の範囲をある程度決めておかなければ、情報を共有すべきかどうかの判断がつきません。「とりあえず共有しておこう」は不要な情報に必要な情報が埋もれてしまい、かえって業務の効率を低下させる結果を招きます。
どのような情報を、どういった方法で、どこに共有するのか、といったルール作りが必要です。
注意すべき点は、ルールが細かく複雑にならないようにすることです。
細かすぎると、ルールに当てはまらないことばかりになってしまうので、シンプルなわかりやすいルールを心掛けるようにしましょう。
情報共有する環境が整っていない
情報共有するための環境は、情報を効果的に活用できるかどうかも大きく左右します。
情報共有には情報を整理する、わかりやすくまとめるなどの手間がかかります。どのような方法で共有するかによっても変わってくるでしょう。しかし、できるだけ情報共有にかける時間は短く、手軽に行えることが重要です。時間がかかってしまえば他の業務を圧迫し、積極的に共有する気になれないでしょう。
誰もが積極的に情報共有を行えるよう、優れた情報共有ツールを利用してみてください。さまざまな機能を備えた情報共有ツールが数多くあるので、チームの目的に合ったツールを導入することをおすすめします。
ツールを利用すれば、情報共有に関わる作業の効率が格段にアップし、積極的な情報共有が期待できます。
情報共有をスムーズにする３つの方法
誰もが積極的に情報共有をするには、情報共有をスムーズに行える環境を整えることが重要です。活発な情報共有の実現を目指し、ひとつずつ改善していきましょう。
情報共有のルールや環境を整備する
情報共有を効率化し十分な効果を得るには、ルールの設定が必要です。
共有する情報の内容や方法を、個人の判断に任せることは、結果として情報のばらつきや活用のしづらさにつながり、効果的な実現が難しくなります。
ルールを設定することで、判断に迷うことや無駄な作業をできる限り減らすことができます。最短の時間で必要な情報のみを共有できるようにしましょう。共通のルールに従っているので、情報が必要なときも、効率よく探し出し活用することが可能になります。
情報共有の優先順位の低下を防ぐために、情報共有をする時間をあらかじめスケジュールに組み込む方法も有効です。毎日の業務のひとつとして習慣化すれば、チーム全体の知識拡大、スキルアップに大きく貢献していくことになります。
情報共有の目的や重要性を正しく周知する
情報共有を日常の業務としてチームに定着させるには、メンバーに情報共有の目的や重要性を理解してもらうことが大前提です。情報共有は情報を蓄積・共有することが目的ではありません。
共有した情報を有効に活用しなければ、情報共有の意味はないといえるでしょう。正しく理解してもらうには、自身やチーム・会社にもたらすメリットを実感することがポイントです。
トップダウンの強制的なものではなく、チーム全員が積極的に行って協力し、活性化させる必要があります。即効的に成果が実感できるものではありませんが、情報共有の本質を理解できていれば、モチベーション維持に問題はないでしょう。
社内全体に、正しく繰り返し周知し、理解してもらうことが非常に重要です。
情報共有ツールを導入し効率化を図る
情報共有を円滑に進めるために有効なのが、誰でも便利に利用できる情報共有ツールの導入です。情報共有ツールを利用することによって、簡単に効率よく情報共有を行うことができるでしょう。
情報共有ツールの利用は、従来行われてきた口頭やメール、FAXなどでの情報共有の問題点も解決できます。特にセキュリティに関しては大幅な改善ができ、情報漏洩などに対して対策が取れることは非常に大きなポイントです。
スムーズでスピーディーな作業が可能となるので、作業効率が向上し、情報共有も活発化していきます。情報共有が活発になると業務に多くのメリットをもたらし、生産性の向上が期待できます。
数多くある情報共有ツールにはさまざまな機能がありますが、自社のITリテラシーに合った機能のツール選びをするようにしましょう。情報共有ツールに求める機能を明確にして、比較検討していくことをおすすめします。
情報共有の効率化に役立つツール３選
情報共有を効率的に行うには、ツールを導入することが最適です。ツールを導入することで、情報共有を促進し、得られる成果を重視しましょう。以下に役立つツールを3選ご紹介します。
GROWI.cloud
GROWI.cloudは、このツールがひとつあればすべての情報共有が完結できる、といえるほど豊富な機能を搭載しています。多様な手法で情報を伝えることが可能です。
特徴としてまず挙げられるのが、ドキュメント類の編集・管理機能です。変更履歴は自動で記録され、議事録や社内マニュアルなどのドキュメント類の管理にぴったり合う編集機能が満載、大いに活用できるでしょう。
複数人がリアルタイムに同時に同じページを編集できるため、会議やチームのミーティングなどでも、複数人でイメージを伝え合う、メモする、議事録をとるなどが可能です。
エンジニア、営業、サポート担当などさまざまな分野で活用できます。
また管理者向け機能も充実しているので、チーム拡大時などには、迅速かつ柔軟に対応できる点も大きな魅力のひとつです。
利用者数に応じた課金システムは、人の増減による管理コストが企業側にとっても負担となりますが、GROWI.cloudは、一定のアカウント数に応じた課金システムのため、費用面だけでなく管理コストといった企業側の負担の削減効果も期待できます。
NotePM
社員がさまざまな情報を書き込み、蓄積することで社内の知りたいことがすぐに見つかる、ナレッジの共有に特化した社内wikiツールです。
情報を整理しやすいことが特徴のひとつです。検索に強く、ファイルの中身も全文検索可能、キーワードハイライト機能で欲しい情報がすぐに見つかります。「さまざまなツールに情報が散らかっていて欲しいときに情報が見つからない」「個人のナレッジを蓄積する場所がなく業務の属人化が進んでいる「といった悩みを持つチーム・組織にはおすすめのツールです。
プロジェクト単位や組織単位など特定メンバー間での情報共有ができ、組織規模に応じて権限設定ができる点も安心です。社内共有に限らず、参照専用やゲスト権限などで社外との情報共有が可能な点も活用しやすいといえるでしょう。
NotePMはその使いやすさと導入のしやすさからも、高い評価を得ている社内wikiツールです。
Talknote
コミュニケーションを活性化させ、社員のエンゲージメント向上を促進する社内SNSです。
社内のあらゆる情報を資産化し、理念浸透や文化醸成を促進させる働きが期待できます。「ノート機能」でテーマごと、ひとつのトピックごとにコメントできるので、オープンな環境で情報を整理することが可能になります。
大きな特徴としては「アクションリズム解析」によって社員の業務への意欲の可視化ができることがあげられます。またログイン時間を把握できることから、オーバーワークの管理を行い、メンタルヘルスへの影響を早期解決できることも、現代では役立つ機能といえるでしょう。
強い組織の土台作りに最も重要とされる第2象限の領域のやり取りを、テーマごとに蓄積、閲覧可能にしている点も見逃せません。蓄積されたやりとりは、企業理念に対する規範が規制された膨大な事例集となり、大いに活用できることでしょう。
まとめ
情報共有はひとりひとりのナレッジとノウハウの共有ですが、それは企業の業績に大きく関わる貴重な資産です。
利益の拡大には、チームごとに情報共有を上手く循環させなくてはなりません。もしうまく情報共有ができていなければ、現在のチームの状況を再確認し、見直す機会を作るべきです。ひとつずつ改善していくことで、チームに合った情報共有が構築されていくことでしょう。情報共有がよい循環をするようになれば、その循環にチームや組織全体が乗れるようになり、大幅な利益拡大へとつなげていくことができます。情報共有ツールを導入して、負担はできるだけ減らし、効果を最大限得られるように、チーム全員で協力、実践していくことが大切です。
