チームにおける情報共有の重要性:上手くいっているチームには特徴があった!? 

2024-01-05

「情報共有は業務効率化につながる」と理解していても、具体的にどんなメリットがあるのかをイメージできていない人は多いかもしれません。

情報共有に成功しているチームから、情報共有のメリットや、情報共有をスムーズに行う方法を学びましょう。

この記事では、チームや組織において重要な情報共有について、情報共有に成功しているチームと失敗している組織の違いや、改善するための方法についてご紹介します。

組織やチームにおける情報共有の重要性

情報共有を効果的に活用するには、情報共有の重要性を組織やチームを形成する全員が、同じように認識する必要があります。そのためには情報共有の重要性を正しく周知しなければなりません。

情報は、ビジネスを成功に導く大切な経営資源です。ナレッジやノウハウを蓄積・活用することで、会社の利益に繋げることができます。チーム内における各自業務の進捗状況の把握や、ほかの人の知り得た情報や過去の事例、情報資産まで活用することが可能になります。

情報共有は、業務を効率よく確実に進めるために大いに役立ち、業務を可視化するためにはなくてはならないものであるといえます。情報共有はうまく行われていないと、さまざまな弊害が生じます。

下記に情報共有におけるメリットと合わせてデメリットも紹介します。情報共有の重要性をしっかりと理解しましょう。

情報共有におけるメリット

情報共有を行うメリットには、次のようなものがあります。

業務の停滞を防ぐ

情報共有が行われていれば、担当者しかわからないという状況を回避できるため、担当者不在中に顧客からの問い合わせや、緊急なトラブルが発生しても、すぐに対応することが可能になります。対応できずにいることは、顧客からの信頼を失うことにもなりかねません。

業務を停滞させず、スピードを維持するためにも、情報共有は大いに役立つといえるでしょう。

生産性が向上する

情報共有を円滑に行っていれば、知りたい情報を得るために担当者に確認したり、多くの資料の中から探し出すなどの作業の時間を大幅に短縮できます。

ビジネスシーンで無駄が発生しやすい回答待ちや資料探しなどの時間を少なくできれば、業務効率化し、生産性の向上にもつながります。

会社にとっても利益拡大を見込める大変大きなメリットといえるでしょう。

コミュニケーションが活性化する

情報共有することで、情報に対する意見や反応が得られチーム内でのコミュニケーションが活性化することが期待できます。

コミュニケーションが活性化すると、自身が共有した情報が役立っていることなども実感できるため、さらなる情報共有につながり、よいサイクルとなります。

各自の業務の進捗状態が把握できる

メンバーの業務の進捗状況を可視化できるため、同じ作業をマニュアル化する・ひとつにまとめるなどの効率化を図ることができます。

情報共有ができていない場合に起こるデメリット

情報共有ができていないと発生しやすいデメリットには、次のようなものがあります。

業務の属人化

「その人しかわからない・できない」業務が多くなると、業務が滞りやすくなります。

顧客からの問い合わせやトラブル発生時で、担当者が不在であると変わりに対応できる人がいないため、早期解決が困難になります。

また異動や退職があれば、その人だけが持っていたナレッジやノウハウがすべて失われることとなってしまいます。

生産性の低下

情報共有が行われていないと、必要な情報を持っている担当者を探し、お互いの業務を中断し確認しなければなりません。これは、非常に効率が悪い作業となります。

また、特定の人だけが有益な情報を持っている状況は、企業全体のスキルアップにもつながりません。非効率な作業を繰り返し、スキルアップが望めなければ、生産性が低下することも考えられるでしょう。

チームワークの悪化

情報が共有できていれば回避できたトラブルなどが起こると、チームの信頼関係にもヒビが入ることになります。コミュニケーションも上手くいかず、ますます情報共有がされない、悪循環が生じます。チームワークが悪化すると、業務において不都合ばかり生じ、よい結果につながりません。

情報共有に成功しているチームの特徴 

情報共有が円滑に進むと、結果として出せる成果も大きくなります。同時にチーム全体が活性化し、情報共有による、さらなるよい循環を生み出していくでしょう。

情報共有を成功させるチームのポイントとはどこにあるのでしょうか。情報共有に成功しているチームに共通する特徴には次のようなことがあげられます。

・情報共有の重要性を理解している

・情報共有を行う時間がスケジュールに組み込まれている 

・コミュニケーションが活性化している

・情報共有ツールを効果的に活用している

・チームの自信が形成されている

ひとつずつ見ていきましょう。

まずチーム全員が、情報共有の目的・メリットなどチームへはもちろん、会社全体に影響する重要性を理解していることがあげられます。情報共有は同じ認識を持って取り組まなければ、なかなか実現には至りません。重要性を理解することは必要不可欠といえるでしょう。

次に、情報共有の取り組み方です。ほかの業務も進めていく中で、情報共有が後回しにならないよう、情報共有にかける時間をあらかじめ確保しています。スケジュールに組み込むことで、情報共有することを習慣化しているのです。

情報共有は、毎日行う当たり前の業務のひとつともいえます。情報共有が円滑に行われると、チーム内のコミュニケーションも活性化していきます。情報に対しての意見交換や反応が分かり、自分の情報が役立っていることが実感できるようになります。

メンバーの反応が分かることで、情報共有がさらに活発になり、チームの作業効率や生産性はますます向上していきます。そして情報共有を円滑に進めることに活躍しているのが、情報共有ツールです。

さらに情報共有ツールの導入で、有益な情報が蓄積・整理でき、必要な時にすぐに探し出すことが可能となります。目的に合ったツールの機能を利用することで、無駄に会議を開くことも、相手の業務を遮ることもなくなります。テンプレート化すればより工数を減らした情報共有も可能となるでしょう。

ツールを上手く利用した情報共有が成功しているチームは、業務の効率化と生産性の向上と共に、チームとしての自信が形成され、ますますもたらす成果に期待が持てるようになるでしょう。

情報共有に失敗しているチームの特徴 

一方、情報共有をしているはずなのに、上手くいかず頭を悩ませているチームもあります。情報共有はさまざまな成果をもたらします。円滑に回していくために、改善していかなければなりません。

情報共有が失敗しているチームには共通して次のような特徴が見られます。

・情報共有の重要性が理解できていない

・情報共有にかける時間やコストを無駄だと思っている

・有益な情報をひとりで所有している

・チーム内での信頼関係が構築できていない

・情報共有の方法にばらつきがある

・共有すべき情報が何か分からない

情報共有の重要性が理解できていなければ、情報共有の活用を円滑に進めることは難しいでしょう。情報共有するためには、わかりやすく整理する・まとめるなどの手間がかかります。

しかしその手間をかけても、情報共有することには大きな意味があることをチームの全員が理解しなければなりません。まずは、徹底した周知から行い、同じ認識を持ってもらう必要があります。

重要性が理解できていないために、情報共有に割く時間や、情報共有ツールの導入にかけるコストを無駄だと考える人もいるでしょう。情報共有の効果は即座に実感できるものではありません。そのため、時間を奪われると思う人も少なからず存在します。

しかし、情報共有は一方通行では成り立たず、双方で向き合ってこそ成り立ちます。チームの中でそれぞれ違う方向を向いてしまうと、情報共有の実現は難しいと言わざるを得ません。

また、有益な情報をひとりで所有し他の人より優位に立とうと考える人もいます。こういった人にも同じ方向を向いてもらえるように、働きかけていく必要があるでしょう。

チーム内での信頼関係が築けていないと、情報共有もされない傾向にあります。コミュニケーションの取り方を見直すなど、信頼関係を構築することも、考えて行かなければなりません。情報共有のルールが徹底していないことも、上手くいかない特徴のひとつです。

たとえば情報共有の手段をとっても、いろいろな方法があります。相手に情報を伝えるだけならば、口頭で伝達する、メールで知らせる、チャットで伝えるなどの手段があります。

また情報の範囲についてもルールは必要といえるでしょう。個人の判断で情報共有の手段や内容を選んでは、トラブルの原因にもなりかねません。どのような情報を、どのタイミングで、どこに共有するかなど、わかりやすくシンプルなルールをきちんと設定し、運用していくように心がけましょう。

情報共有の効率化に役立つツール3選

情報共有を円滑にし、効率化を進めるには、情報共有ツールの導入がおすすめです。

情報やナレッジを、まとめてひとつのツールで管理することができれば、業務を行う上で、多くのメリットが得られます。そのためには社内wikiを利用するとよいでしょう。

社内wikiには多くの種類があり、それぞれ特徴も違います。どのような機能を優先したいのか、どこまで使いこなせるのかなど、的を絞ってツール選びをするとよいでしょう。

資料をダウンロードできるものは、比較検討してみることもおすすめです。以下に社内wiki3選をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

Stock

チームの情報を最も簡単に残せるツールです。必要な機能が過不足なく備わっているので、社内wikiの導入を検討している方にも最適でしょう。

誰でも簡単に使えるので始めやすく、チームにITに詳しくない人が多くても安心です。シンプルなツールで操作が簡単なので、導入したその日から業務の効率化が図れるでしょう。

登録から14日間はすべての機能が無料で試せるので、実際に使用してみると、使いやすさにも納得がいくでしょう。

esa.io

ツールの導入に不安がある方にはおすすめの国産の社内wikiです。

サポートに関しても心強いので安心して始められるでしょう。

特徴的なのは、ドキュメントを作成途中で共有するWIP機能です。チームに共有したいときに完璧なドキュメントを目指して出遅れてしまうよりも、早目の情報共有を目的としています。

記事が不完全な状態であることを明確にし、第一に情報共有、その後チームで情報を作り上げていくことを想定しているツールです。トライアル期間も60日間と長いため、無料期間中に多くのドキュメントを作成することも可能でしょう。

GROWI.cloud

GROWI.cloudは、このツールひとつですべてが完結可能となる、実に豊富な機能が備わっています。強力な編集機能が特徴のひとつで、議事録やマニュアルなどのドキュメント類の管理にも大いに役立ちます

同時に複数人で同じページを編集できる機能は、会議での議事録作成やアイデア出しなどの場面で最適な機能といえるでしょう。

チームのミーティングなどでも、複数人で書き込めるので、情報の抜け漏れを防ぐことができます。また管理者向け機能も充実しているので、チーム拡大時などには、迅速かつ柔軟に対応できる点も大きな魅力のひとつです。

まとめ

情報共有に取り組んでいても、その成果はチーム・組織によってまったく違います。

重要な会社の資産である情報を有効活用するには、組織全体で同じ方向を見る必要があるでしょう。重要性を正しく理解し、正しい方法で共有していかなければなりません。

情報共有を上手く活用できている、情報共有に成功しているチームは、メンバーの足並みが揃い、互いの情報に助けられているはずです。現在、情報共有が上手くいっていないと感じるのであれば、チームひとりひとりが情報共有にどのように向き合っているか、確認してみるとよいでしょう。

理解度や積極性にも大きな違いがあり、疑問を抱えているかもしれません。ひとつひとつクリアして、情報共有を効果的に最大限活用していきたいものですね。